Должен ли ИП составлять учетную политику и как её сделать

По сути, учетная политика (УП) – документ, даже свод положений, описывающих процесс учета операций хозяйственной деятельности. То есть, все методы, способы и правила учета доходов / расходов, оформления первички, ведение регистров, составления бухгалтерской и налоговой отчетности, расчет показателей.

Что содержит в себе УП

В ней отражаются следующие основные моменты:

• Организация учета – кто его ведет (штатный бухгалтер, вы сами или работник специализирующей на подобных услугах фирмы), как он ведется (вручную или автоматизировано, на основании каких регистров или в какой специализированной учетной программе) и т.д.;
• Методология учета – основные положения учета, какими способами ведется учет, как рассчитываются те или иные итоговые показатели и т.д.;
• Схема документооборота, порядок составления первичных документов, их формы;
• Формы используемых регистров;
• Порядок заполнения налоговой декларации.

Зачем это все ИП

Начну с того, что любой ИП должен иметь учетную политику. Но тут есть важный момент. УП может быть составлена для бухучета и для налогообложения. Так вот, для бухучета ее составлять не обязательно. Почему? Потому что ИП вправе не вести его, при условии, что в соответствии с положениями НК РФ они заполняют КУДИР. И если ИП этим правом не вести бухучет пользуется, то составлять УП для этого, конечно же, не надо.

С другой стороны, есть такие ИП, которые бухучет ведут – например, если бизнес довольно большой, то это вполне оправдано, так как бухучет позволяет много полезной информации для себя собрать. Тогда учетную политику для бухучета требуется составить.

А вот налоговую УП должны иметь все, для ИП здесь никакого исключения нет. Согласно НК РФ, учетная политика – выбранная плательщиком налогов совокупность способов определения доходов / расходов, порядок их признания, оценки, распределения, а также учета прочих показателей деятельности, имеющих значение в расчете налогов.

Цели составления учетной политики такие:

• Организация качественного и достоверного учета показателей;
• Обеспечение максимальной достоверности показателей налоговой отчетности, снижение риска штрафных санкций со стороны налоговой и страховых фондов;
• Формирование информационной базы для анализа деятельности, принятия управленческих решений.

Любой ИП ведет учет согласно тому, какой режим уплаты налога он выбрал. Отдельные моменты в НК РФ прописаны однозначно, то есть ИП может применять один единственный способ учета, а в некоторых допускаются вариации – ИП может выбрать между несколькими вариантами тот, который ему наиболее подходит. Вот это и отражается в УП.

Способы, которые прописаны однозначно, мы в ней не указываем, мы и так вправе использовать только их. А вот там, где может выбрать – надо выбрать и указать в составляемом документе. Есть и моменты, которые в законодательстве вообще не прописаны, например, про то, как именно вести раздельный учет при совмещении УСН с вмененкой. В предыдущей статье мы приводили примеры регистров, которые можно для этого использовать и пример деления расходов между режимами – это все тоже надо прописать в своей УП.

Проще говоря, УП – это документ, отражающий то, как вы ведете учет доходов / расходов, по которым потом считаете налог.

И этот документ, правильно составленный и своевременно утвержденный, в дальнейшем вам может сильно помочь, например, при налоговых проверках. Если законодательством нет установленного порядка расчета, вы, что вполне логично, применяете тот, который вам выгоден. Но если он не закреплен в вашей учетной политике, то налоговики имеют полное право рассчитать показатели по-своему – ну а потом доначислить налоги и пени. Если вы при совмещении режимов делите расходы в какой-то таблице, но ее форму в УП не приложили, то налоговая опять же может не принять эти суммы в расходы, уменьшающие налоговую базу. Ну и так далее.

Конечно, многие сейчас скажут, что это вообще никому не нужно, никто у нас это никогда не проверял и т.п. Приведу только два аргумента:

• То, что у вас никто и никогда не проверял УП для налогообложения, не говорит о том, что ее не надо составлять – ее надо составлять;
• Нужно это не налоговой, это нужно, в первую очередь вам – особенно если бизнес довольно большой, если планируется расширение, если много работников, если платите значительные суммы налога – это основа контроля за всем бизнесом и защитный барьер от проверяющих.

Что надо указывать в учетной политике

Стандартной учетной политики не существует, каждый делает ее с учетом особенностей своего бизнеса. Есть только общий перечень положений, который требуется прописать в ней обязательно. Какую же основную информацию надо отразить?

Общие положения для всех ИП:

• Какой режим налогообложения используете;
• Кто имеет право подписи документов;
• Как ведется оформление кассовых документов, если оно ведется (желательно указать и ФИО кассира), либо пункт о том, что кассовые документы не оформляются;
• Размер лимита наличности в кассе, порядок его расчета, либо пункт о том, что вы не применяете лимит остатка наличности по кассе;
• Как выдаются деньги подотчет (наличностью из кассы / на банковскую карточку), порядок выдачи;
• Наличие права на использование льготных (пониженных) ставок по страховым взносам, их величина.

Дополнительно для ИП на упрощенке:

• Какой объект налогообложения используете («доходы» или «доходы — расходы»);
• Какой метод оценки материалов используете (по стоимости единицы, по средней стоимости, метод ФИФО);

Дополнительно для ИП на ЕНВД:

• Как учитываете и распределяете физические показатели между видами бизнеса;
• Как учитываете и распределяете расходы между видами бизнеса;

Дополнительно для ИП при совмещении УСН и ЕНВД:

• Как распределяются общие расходы;
• Как распределяются страховые взносы за себя;
• Как распределяются взносы за работников;
• Как распределяются взносы, если работники ИП заняты только в бизнесе на УСН, либо только в бизнесе на ЕНВД.

Кроме этого, в УП надо включить:

• перечень используемых первичных документов, по которым есть унифицированные формы и сделать на это ссылку;
• перечень первички, по которой стандартных форм нет и вы их сделали сами – формы обязательно включить в состав учетной политики;
• аналогично включить формы регистров, которые вы самостоятельно разработали для использования в учете.

Как утверждается УП

По сути, учетная политика составляется один раз, желательно грамотным специалистом. Составляется она до 1 января и утверждается приказом ИП. Срок окончания действия прописывать в приказе не надо, так как вы сможете ее использовать из года в год. Только перед каждым новым годом надо будет просматривать ее на предмет соответствия законодательству. Внести корректировки из-за изменений в законах или из-за изменений в вашем бизнесе вы сможете отдельными приказами.