Работа с кассовой техникой и онлайн-кассами в 2022 году для ИП и ООО

Напомним лишь следующее:

1. Порядок использования ККТ регламентируется нормативными актами, главными из которых считаются Закон № 54-ФЗ от 25.04.2003 г. (о применении ККТ при наличных расчетах).
2. Так как применение ККТ регламентируется законодательными актами, то юрлица (или ИП) обязаны выполнять все требования, в них указанные – за правильностью использования кассовой техники и соблюдением кассовой дисциплины соответствующие органы следят очень строго.

Процесс  эксплуатации ККТ начинается с покупки аппарата и его регистрации в ФНС. Об этом мы уже упоминали в предыдущих статьях. Для регистрации требуется подать в свою налоговую заявление, приложив к нему паспорт ККТ, договор с ЦТО о техподдержке и прочие документы. Конкретный список лучше узнать в своей налоговой (могут потребовать свидетельства ОГРН, ИНН, журнал кассира-операциониста № КМ-4, паспорт ЭКЛЗ, учетный талон ККТ) – так вы сразу сможете предоставить налоговикам все, что необходимо. Наконец, надо предоставить сам аппарат. Налоговики в течение 5 дней должны внести информацию о вашем аппарате в свою книгу учета ККТ, а вам выдать карточку регистрации.

Как работать с ККА

Зарегистрировать кассовую технику – это только часть дела, ведь приобретался аппарат для того, чтобы его использовали. Как работать с техникой? Здесь следует отталкиваться от Типовых правил эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением. Этот нормативный документ утвержден уже достаточно давно, в 1993 году, поэтому рассматривается только в той части, которая современному законодательству не противоречит.

Итак, кассир перед началом работы должен:

• Проверить устройства блокировки;
• Вставить чековую и контрольную ленты;
• Установить дату;
• Установить нумератор на нулевые значения;
• Включить аппарат в сеть и выбить нулевой чек – выбивание нулевого чека осуществляется для проверки нормальной работы машины;
• Отпечатать еще пару нулевых чеков для того, чтобы удостовериться в том, что все реквизиты чека хорошо пропечатываются, а дата и нумератор установлены правильно.

Нулевые чеки используются как проверка работы машины, но не выкидываются, а прикладываются к кассовому отчету, который составляется в конце дня. Кстати говоря, роль кассира может исполнять и непосредственный кассир-операционист, и продавец, и официант – тут все зависит от вида деятельности, где присутствуют наличные расчеты.

После нулевых чеков надо пробить промежуточный X-отчет. Сразу отметим, что всем, кому пришлось установить кассовый аппарат, приходится иметь дело с двумя отчетами – X-отчетом и Z-отчетом. Чем они отличаются? X-отчет является промежуточным, его можно снимать с кассы не один раз в день, а столько, сколько нужно: значения счетчиков при этом не обнуляются! А вот Z-отчет обнуляет показания счетчиков, поэтому снимается по окончании дня, так как обнуляет оперативную память аппарата.

X-отчет и Z-отчет

Начнем по порядку — с X-отчета. X-отчет, по сути, представляет собой чек, на котором пропечатывается информация по счетчикам: здесь есть и данные по секциям (если вы открывали на кассе два и более отдела), и общий итог. X-отчет, выбитый перед началом работы, должен содержать данные, равные записям, которые содержатся в журнале кассира-операциониста по состоянию на предшествующий день. Эти же цифры заносятся в графы, соответствующие информации на начало сегодняшнего дня.

С помощью X-отчета можно осуществлять контрольные мероприятия по поступлению выручки в течение дня, например, проводить контроль во время смены или при сдаче выручки по интервалам времени, а также определять недостачу или излишек денег в кассе. Информация об общей выручке за день, содержащаяся в памяти аппарата, от этого не меняется. Вы можете выбить отчет по секции, по смене или главному итогу. Сам отчет может выбиваться по-разному, сочетание клавиш зависит от модели аппарата. От модели аппарата зависят и основные функции. Например, способ выбивания чека может отличаться: это может быть ввод суммы клавишами или ввод цен по штрих-кодам продукции. Модель кассового аппарата может предусматривать дополнительно вывод итогов, суммы сдачи, суммы скидок по действующим акциям и прочие моменты, которые вы можете увидеть на обычных чеках из любого магазина.

Если кассир ошибся при выбивании чека, то требуется выбить новый чек, не содержащий ошибок, и отдать его клиенту. Неправильно выбитый чек погашается и откладывается. По окончании дня по неправильным чека составляется акт о возврате денежных сумм покупателям, для этого предусмотрена специальная форма № КМ-3. Акт по этой форме формируется в одном экземпляре в момент сдачи выручки за прошедший день. Информация по чекам отражается в специально отведенной для этого табличной части бланка: здесь необходимо прописать номера и суммы чеков. Все неправильно выбитые чеки прикрепляются к акту, который подписывается кассиром и идет на утверждение руководителю. Составление этого документа требуется не только в случае ошибок при выбивании чека, но и при отказе покупателя от проданного ему товара. Так как в этом случае вы должны вернуть деньги покупателю, то соответствующий чек также включается в акт по форме № КМ-3.

После того, как день прошел, кассиру нужно сдать выручку, а, значит, сделать следующее:

• подготовить деньги и платежные документы для сдачи;
• оформить кассовый отчет;
• сдать выручку с отчетом в «основную кассу» с оформлением ПКО (или инкассатору банка – это зависит от того, как организована ваша работа);
• снять показания счетчиков кассовой техники, сделать распечатку и вытащить из машины использованную контрольную ленту.

Теперь о контрольных показателях. Данные счетчиков учитываются на начало и на конец дня, по этим цифрам считается сумма выручки за день. Данный счетчиков должны соответствовать контрольной ленте и одновременно быть равны той сумме денег, которую вы сдали в кассу или инкассаторам.

Снятие данных в конце дня рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала снимается X-отчет, данные которого сверяются с фактической суммой денег в кассе. Затем можно снимать Z-отчет, который будет содержать:

• данные счетчиков на начало и конец дня;
• общие цифры по выручке;
• общую сумму возвращенных чеков;
• сумму скидок;
• сумму аннулированных чеков.

При этом сумма выручки, опять же, должна быть равна данным контрольной ленты.

Z-отчет обнуляет оперативную память аппарата, занося всю информацию в фискальную память. Это означает, что накопленные за день итого фиксируются в фискальной памяти ККТ, а счетчик дневной выручки обнуляется. Каждый Z-отчет имеет свой номер по порядку. На основании этого отчета кассир каждый день делает справку-отчет по утвержденной форме № КМ-6. На основании этой справки затем составляется отчет кассира-операциониста, а Z-отчеты подшиваются и хранятся. Отчет кассира-операциониста вместе с выручкой необходимо сдать старшему кассиру (если он есть) или руководителю, оформив операцию ПКО. Если вы сдаете деньги инкассаторам банка, то факт операции отражается в самом отчете.

Когда Z-отчет снят, все данные проверены, следует завести соответствующие записи в журнале кассира-операциониста. Для его оформления используется унифицированная форма № КМ-4. Если при проверке сведений были выявлены расхождения – излишек или недостача, то требуется определить причины их возникновения и отразить сведения в отведенных для этого полях журнала № КМ-4.

Если снимать Z-отчет в другой день

На самом деле, ситуация, когда Z-отчет снимают не в конце дня, а в начале следующего, является довольно распространенной. Можно так делать или это запрещается? Придерживаться такой практики нельзя, так как проверяющие органы воспримут подобные действия как нарушение ведения кассовых операций. Конечно, если это произошло единожды, то ничего критического не случится. В конце концов, это случай можно объяснить техническими неполадками или проблемами с электричеством – кассовый аппарат все-таки является техникой. Но, когда вы постоянно снимаете Z-отчет не день в день, а на следующее утро, вопросов и санкций вам не избежать.

Снимать Z-отчет надо в конце дня. Постоянное нарушение этого требования может привести к тому, что налоговая посчитает, что вы несвоевременно оприходуете выручку: должны были вчера, а операция проведена только сегодня. Если вы будете выполнять требование о снятии Z-отчета, то оприходование денег в кассу можно спокойно оформлять утром следующего дня, так как и в ПКО, и в кассовой книге вы сможете поставить вчерашнюю дату – дату Z-отчета. В данном случае нарушений никаких не будет.

Кстати, тут есть еще один момент, связанный с кассовым методом учета доходов при упрощенке. Почему соблюдение требования снятия Z-отчета в конце дня важно? Выручка на упрощенке показывается в КУДИР в день ее получения, то есть когда покупатель непосредственно заплатил вам деньги. Представим ситуацию: покупатель совершил покупку сегодня, а Z-отчет вы снимете только завтра. Выручку вы должны отразить в КУДИР сегодняшним днем на основании завтрашнего Z-отчета, в котором указаны сегодняшние (а завтра они уже станут вчерашними) чеки. Все несоответствия удалит своевременное выбивание Z-отчета в конце дня.

Работа с онлайн-кассами

ВАЖНО! С 2017 года вели онлайн-кассы.

Онлайн-кассы введены в действие с 2017 года и оперативно передают данные налоговикам. Один из плюсов новых кассовых аппаратов заключается в том, что необходимость в снятии и сдаче Z-отчетов отпадает. Вот только стоимость таких аппаратов существенно выше: одним пришлось сменить старую технику, а другим и вовсе — купить кассы, которые раньше они могли не применять.

Менять технику пришлось не сразу всем, а все-таки постепенно. С 2017 года на онлайн-кассы перешли те, у кого срок эксплуатации имеющейся техники подошел к концу. Это требование коснулось и юрлиц, и ИП. Если срок использования имеющихся кассовых аппаратов еще не вышел, то их можно будет поменять позднее – в срок не более трех лет. Фактически, те, кто приобрел новые кассовые аппараты совсем недавно, смогут ими пользоваться три года, потом все равно придется покупать современную технику.

С 01.07.2018 г. кассы нового образца обязаны будут применять ИП на ЕНВД и ПСН, если у них есть работники в сфере общепита и торговли. Если их нет, то такая обязанность возникнет лишь с 01.07.2021 г. С этой же даты онлайн-кассы придется использовать всем ИП, оказывающим услуги населению и работающим на любых режимах налогообложения. Исключений нет!

Не использовать онлайн-кассы смогут только те предприниматели, которые работают в труднодоступных местах, с численностью населения до 10 тыс. человек. Им разрешено применять старые модели ККТ.

Новые онлайн-кассы пересылают информацию о выручке в электронном виде на оператора фискальных данных. У продавцов появилась еще одна обязанность: по требованию покупателя высылать ему кассовый чек на адрес электронной почты.