Восстановление бухгалтерского и налогового учета — процедура, выбор компании и стоимость услуг

Что такое восстановление бухгалтерского учета

В понятие «восстановление» входят следующие составляющие:

• Процесс сортировки и обработки документации;
• Процедура восстановления данных по учету в бухгалтерском ПО;
• Осуществление анализа документов на соответствие законодательству;
• Проверка того, насколько правильно исчислялись налоговые платежи и составлялись декларации;
• Консультирование по вопросам дальнейшего ведения учета.

Когда требуется восстановление бухгалтерского учета

Необходимость восстановить бухгалтерский и налоговый учет за предыдущие периоды бывает связано с несколькими ситуациями:

• Частое изменение нормативных актов, регулирующих бухгалтерский учет;
• Отсутствие у бухгалтера времени на их изучение из-за большого объема работы;
• Частичная или полная утеря документации по разным причинам;
• Порча документации или намеренное изменение данных уволенным сотрудником;
• Когда бухгалтерский учет не велся вообще;
• Произошли обстоятельства непреодолимой силы (пожар и так далее);
• Низкий профессионализм бухгалтера;

Кратко охарактеризуем каждый пункт.

Изменение нормативных актов

Действительно, законодательство меняется часто и порой у бухгалтера просто физически не хватает времени, чтобы следить за ними. Тогда об умысле здесь говорить не приходится.

Частичная или полная утеря документации

Причин, по которым часть документов может быть утеряна много. Произошли ли непредвиденные обстоятельства (пожар) или какие-то другие, учет все равно придется восстанавливать.

Порча документации или намеренное изменение данных уволенным сотрудником

Нередки ситуации, когда уволенный сотрудник из чувства глубочайшей обиды на бывшее руководство уничтожает либо меняет данные в бухгалтерской программе.

Все это несет за собой последствия не только для самой компании, но и для человека который придет на это место работать. Если он обладает достаточным профессионализмом, то, возможно, и выправит ситуацию сам, но чаще всего приходится обращаться к специалистам.

Если бухгалтерский учет не велся вообще

Возможно, это звучит нереально, но и сейчас есть компании, которые не уделяют должное внимание учету и отчетности. Данные фиксируются в простых тетрадях и это еще в лучшем случае.

Низкий профессионализм бухгалтера

Случается, что необходимость восстановления учета обнаруживает сам бухгалтерский работник. При формировании отчетности цифры расходятся друг с другом, невозможно свести баланс, в разноске ошибки.

Чаще всего, это следствие небольшого опыта работы, а не того, что бухгалтер плохой. А бывает и так, что ошибки в отчетности обнаруживают уже специалисты ФНС.

Последствия этого печальны. Восстанавливать учет они точно не будут. Закончится это может не просто штрафом, а уже следствием и судебным разбирательством.

Если в вашей компании ситуация именно такая, не дотягивайте до момента, когда придет налоговая проверка. Заказывайте аудит и приводите учет в порядок.

Что делать в каждом из описанных случаев? В любом из них учет придется восстанавливать. Вполне естественно, что во время этой процедуры может возникнуть ряд проблем.

Придется заниматься восстановлением утерянной документации, составлять заново или изменять существующую электронную базу данных. Все это занимает время, которого обычно и так не хватает.

Прежде всего стоит определиться, кто будет заниматься всей процедурой восстановления. На самом деле здесь не так уж и много вариантов.

Способы восстановить бух. учет: достоинства и недостатки

Наименование способа	Достоинства	Недостатки
Полная смена штата бухгалтерии	Выплачивается фиксированная зарплата	Определить сразу, профессиональны ли эти люди, не получится
Привлечь к процессу консультанта	Нет	Нет гарантии получения результата
Обратиться к бух. фирме	Работают профессионалы, можно получить пояснения и обоснования ко всем данным	Часто высокая стоимость

Из таблицы мы видим, что обращение к профессионалам несколько упрощает процедуру и дает гарантированный результат.

Последствия нарушения правил ведения бух. учета

Если организация или предприятие грубо нарушает порядок ведения бухгалтерского и налогового учета, постоянно нарушает сроки сдачи отчетности, ничем хорошим это не закончится.

Основная проблема не в налоговых платежах, которые придется вносить, а в том, что рано или поздно такая компания попадет под пристальное внимание контролирующих органов.

Следующее негативное последствие заключается в том, что если учет практически отсутствует, то контролировать наличие ТМЦ, финансовых средств и активов становится практически невозможно.

Также компания не может отстоять свою правоту, если возникнут спорные вопросы между ней и налоговыми органами. Руководству компании просто нечем будет аргументировать свою позицию.

Нужно помнить и о том, что ФНС может подвергнуть аресту все счета компании.

Кроме того:

• Возникают проблемы с кредиторами;
• Трудно отследить имущественное положение предприятия.

Трудности, которые могут возникнуть в процессе восстановления

• Процесс занимает длительное время: от 2 недель до нескольких месяцев;
• Увеличение суммы налогов (даже оплаченных) и заранее сумму просчитать трудно.

Кто принимает участие в восстановлении

• Сотрудники бухгалтерии, которые готовят, обрабатывают и проводят бухгалтерские документы;
• Специалисты по аудиту, которые ставят задачи и контролируют их выполнение (на соответствие закону);
• Специалисты по работе с налогами, которые проверяют отчетность на соответствии НК РФ.

С чего начинать процедуру восстановления в разных ситуациях

1. Если учет не велся вообще

Сначала восстанавливают количественный учет, полностью либо выборочно. Обычно это имеет отношение к торговым фирмам, складам, оптовым базам и подобному.

Проводится инвентаризации, составляются акты по их результатам. Часто это позволяет обнаружить не просто нарушения, но и хищения товаров.

Чтобы избежать сговора между проверяемыми лицами, стоит привлекать к инвентаризации ревизоров со стороны.

2. Если уволился бухгалтер

Для начала проводят инвентаризацию основных средств и устанавливают, все ли объекты фактически в наличии.

Затем проводят инвентаризацию ТМЦ, на всех складах и в подразделениях компании. Осуществляют ее прямым пересчетом. Причем это делают вместе с лицами, которые несут материальную ответственность.

Чтобы восстановить все расчеты с контрагентами, нужно обратиться в банковскую организацию, которая обслуживает компанию. Архив банка предоставит копии необходимых выписок.

Затем при необходимости нужно обратиться в ПФР, ФСС и другие органы, для получения необходимой информации.

3. Если документация утеряна

Процедура восстановления будет начинаться аналогично другим ситуациям, то есть с инвентаризации.

Затем по ее итогам составляется заключение или акт. Конечно, если документы отсутствуют частично – вариант более приемлемый для компании.

Иногда бывает достаточно побеседовать с работниками бухгалтерии и других финансовых служб компании. Многие из них делают по несколько копий всех документов, что может очень сильно помочь в сложившейся ситуации.

Типы услуг по восстановлению

• Полное восстановление;
• Восстановление отдельных проблемных участков учета.

5 шагов процедуры восстановления

Бухгалтерский учет восстанавливают пошагово. С каждым шагом ознакомимся подробнее.

Шаг 1. Проведение комплексного анализа объема работ

Чтобы предпринимать шаги для восстановления учета и отчетности, необходимо понять «масштаб трагедии». Этим безусловно, должны заниматься специалисты.

На данном этапе нужно проанализировать:

• Какие бухгалтерские документы есть у клиента;
• Провести диагностику не только бухгалтерского, но и налогового учета компании-заказчика.

Эти действия позволяют определить весь объем необходимых работ и сформулировать перечень основных задач.

Также в это время обговариваются все нюансы по сотрудничеству, клиент и исполнитель решают, чья территория больше подходит для работы с документацией.

В результате специалисты создают отчет, который покажет истинное положение дел в компании. Будут даны рекомендации по устранению обнаруженных ошибок.

После того как заказчик полностью ознакомится с отчетом, будет подписан договор о сотрудничестве и согласована стоимость оказания данной услуги.

Шаг 2. Процесс разработки плана мероприятий и его согласование

Когда специалисты ознакомятся с тем, какая ситуация сложилась в компании, будет начато составления плана мероприятий, который в итоге должен быть утвержден заказчиком.

Представим в виде таблицы

№ п/п	Что планируется	Сроки выполнения
1	Проведение проверки и оценка ситуации в бухгалтерском учете компании	08.02-12.02.2022
2	Проведение проверки наличия и ведения учета основных средств	13.02-17.02.2022
3	Проведение инвентаризации ТМЦ	18.02-20.02.2022
4	Составление отчетности по результатам проверок	21.02-23.02.2022

Как видно из таблицы, в плане мероприятий фиксируют задачи и сроки их выполнения.

Шаг 3. Процесс реализации запланированных мероприятий, исправление ошибок

На данном этапе собирают все документы. Восстанавливают те, которые отсутствуют. На основании документов, которые были восстановлены, создаются новые регистры для учета.

После восстановления всей документации, составляют корректирующую отчетность.

Шаг 4. Процесс подготовки и сдачи откорректированных отчетов

Прежде чем готовить отчетность, сверяют расчеты с поставщиками и контрагентами, для того чтобы все остатки нашли свое подтверждение.

Затем, по данным, которые подверглись восстановлению, формируют нужные отчеты, заполняют декларации для ФНС. После этих мероприятий специалисты компании-исполнителя помогают сдать отчетность, занимаются урегулированием споров по штрафам.

Шаг 5. Процесс разработки рекомендаций для клиента

Как только будет выполнен весь запланированный объем работ, разрабатываются рекомендации, которые позволят клиенту в дальнейшем избежать ошибок и нарушений. Эти рекомендации чаще всего практические, а значит при точном следовании им проблем с бух. учетом не должно возникнуть.

Выбор компании-исполнителя: рекомендации специалистов

Если обнаружено, что с бухгалтерским учетом компании есть проблемы, присутствуют пробелы в документации и отчетности и так далее. Как следствие – требуется его восстановление.

В этом случае стоит прислушаться к следующим советам специалистов:

• Заключайте договор о сотрудничестве только со специальными компаниями. Не стоит доверять процедуру восстановления «специалистам-одиночкам». Их услуги полезны чаще всего тем, кто работает по упрощенной системе налогообложения, а вот восстанавливать учет – не их профиль. Чтобы максимально обезопасить себя, нужно обращаться к профессионалам, которые обладают следующими преимуществами: заключают официальный договор, компенсируют возможные убытки, могут в дальнейшем осуществлять бухгалтерское сопровождение;
• Обращайтесь за независимыми бесплатными консультациями. Их, кстати, можно получить и бесплатно, например, если обращаться на онлайн-сервисы;
• Контролируйте ведение бухгалтерского учета в своей компании. Лучше всего это делать силами незаинтересованных специалистов со стороны. Это позволит исключить ситуацию, когда обнаруженные злоупотребления или нарушения просто замалчиваются. Использовать такой способ контроля стоит когда сам руководитель не имеет достаточных знаний в бух. учете либо ожидается проверка контролирующих органов.

Стоимость восстановления бухгалтерского учета

Цена на эту услугу напрямую связана с несколькими факторами:

• Объем работы, которую нужно выполнить компании-исполнителю;
• Система уплаты налогов, по которой работает компания-заказчик;
• Ведет ли заказчик внешнюю деятельность по торговле;
• Есть ли у компании какие-либо кредитные обязательства;
• Срочность.

Восстановление налогового учета

Сейчас уделим время разговору о восстановлении налогового учета. Сразу оговоримся, услуга недешевая, но потери от неправильного ведения учета или от его отсутствия, больше в разы.

Период, за который налоговый учет нужно восстанавливать, зависит от того, насколько обширная проверка налоговыми органами предстоит компании. Если проверка выездная, то обычно проверяют период, который не превышает трех лет.

Причины восстановления

• Ошибочное ведение учета;
• Отсутствие налогового учета (частями или полностью);
• Были выявлены недостоверные данные;
• Аудиторская проверка выявила нарушения в отчетности.

Зачем восстанавливать

• Устранить имеющиеся ошибки;
• Избежать начисления штрафов и более серьезной ответственности;
• Сделать учет и отчетность более прозрачными;
• Избежать установления ограничений в работе компании, а часто и банкротства;
• Чтобы планировать налоговые платежи.

Какое наказание грозит

• Штрафные санкции;
• Уголовная ответственность для руководителя (зависит от того, насколько часто и в каких объемах нарушались правила отчетности). На практике чаще всего к ней привлекают именно его. Но если будет привлечен главный бухгалтер, это только ухудшает ситуацию.

Когда определяется период восстановления учета, нужно помнить о сроках хранения документации по налоговому учету!

Процедура восстановления

Процедура достаточно трудоемкая, особенно если отсутствует документация за большой временной промежуток. Чаще всего этим грешат ИП и ООО.

Чтобы восстановить учет в полном объеме, заказчик должен предоставить исполнителю:

• Учредительную документацию;
• Ряд финансовых документов: ордера, счета-фактуры и прочее.

Специалисты компании-исполнителя изучают их, выясняют, насколько велика необходимость в восстановлении данных.

Остальные шаги следующие:

• Проведение сверки налоговых начислений;
• Установление уже уплаченных налогов;
• Описание ошибок и их устранение;
• Проверка налоговых недоимок, их погашение;
• Создание дополнительных регистров учета (если нужно);
• Составление отчетности с исправлениями, согласование ее с руководителем компании;
• Сдача отчетности в налоговую.

Работы по восстановлению должны проводиться комплексно!

Заключение

Итак, подведем итоги. С основными нюансами восстановления бухгалтерского и налогового учета мы ознакомились сегодня.

Выяснили, какие шаги нужно сделать, чтобы исправить допущенные ошибки, как правильно подобрать компанию для выполнения подобных задач.

Но лучшим вариантом будет – избегать ситуаций, подобных тем, что описаны в статье. Это поможет вести бизнес без глобальных проблем, абсолютно открыто и прозрачно.