Отмена печатей для юр. лиц. Что делать с печатью: оставить или отказаться?

Если печать оставить

Так как по закону у организации есть право использовать печать, то можно просто пользоваться той, которая уже есть у компании. Но тут есть пару важных моментов. В законе прямо указано, что информация о наличии печати должна быть отражена в уставе общества. Поэтому всем, кто решил и дальше пользоваться печатью, нужно открыть свои уставы и внимательно их просмотреть. Скорее всего, этот пункт у вас уже есть, так как раньше круглая печать была обязательной для организаций. В этом случае устав вам менять не придется, спокойно используйте печать дальше.

Если в вашем уставе такого пункта нет, то его обязательно нужно внести. Эта информация вносится в учредительные документы, соответственно, в налоговую нужно принести:

• Протокол собрания учредителей (где прописано решение об использовании печати и внесении изменений в устав);
• Новая редакция устава или изменения к нему – два экземпляра;
• Заявление о внесении изменений (форма № Р13001, заполнять нужно первый раздел и лист М);
• Платежка об оплате госпошлины за регистрацию изменений.

В какой срок нужно привести устав компании в порядок, законодательно не установлено. Специалисты рекомендуют с этим не тянуть. Если вы будете проставлять печать на документах, а информации о ней в уставе все еще не будет, у контролирующих органов могут появиться лишние вопросы, ведь теперь пункт о печати в уставе является основанием для ее использования при оформлении документов.

Если отказаться от печати

Если вы решите от печати отказаться, то вместо нее нужно будет использовать электронные документы, голографические печати или специально подготовленные бланки. Собственно, именно по причине развития электронного документооборота. Ситуация с внесением изменений в устав такая же: не хотите использовать печать – убирайте соответствующий пункт о ней из устава. В налоговую надо принести те же документы, что и при внесении информации о печати в устав.

Что может получиться, если с изменением устава затянуть? Ситуация будет похожа на предыдущий вариант: проверяющие органы будут требовать поставлять печать на документах, так как пункт о ней из устава не исключен. Такие же требования могут выдвигать и контрагенты компании.

Даже если вы от печати отказались, изменения в устав внесли, выкидывать ее не стоит – она вам еще может пригодиться, например, если нужно будет внести изменения в старые документы. Еще неплохо издать приказ за подписью руководителя, где указать, что с такого-то числа компания печать не использует. Соответственно, на документах, датированных ранее этой даты, печать должна быть, а на новых уже нет. Это исключит претензии со стороны третьих лиц.

Какие могут быть риски при отказе использовать печать

На самом деле, безопаснее всего – оставить печать. На это есть одна важная причина. Сами подумайте, требования о таком обязательном реквизите как печать есть в огромном количестве нормативных документов, особенно тех, которые касаются бухгалтерии и налогообложения. ФЗ-82 внес изменения лишь в часть законов. А что с остальными? А в остальных это требование пока так и осталось. Для того чтобы все привести к единому показателю, нужно время. Пока не будут сделаны соответствующие изменения в нормативные акты или выпущены официальные разъяснения государственных ведомств по поводу отказа от использования печати, на практике вполне может сложиться ситуация, что ваш контрагент или какой-либо контролирующий орган будут требовать от вас оттиск печати на документах.

Приведем некоторые примеры. Для этого вспомним, на каких документах организация ставит свою печать.

Начнем с первичных документов. Здесь ситуация может быть разной. Если вы работаете с формами первички, которые разработали самостоятельно, то из них нужно просто убрать такой реквизит, как печать фирмы. Для этого корректируем бланки первичных документов в учетной политике, плюс направляем в адрес своих партнеров письмо о том, что фирма отказалась от использования печати.

Если требование об обязательном наличии печати на первичке содержится в договоре между вами и вашим партнером, то оформляем дополнительное соглашение к договору, в котором убираем этот пункт.

Многие фирмы используют типовые бланки, самый простой пример – ТОРГ-12. Бланк унифицированный, поэтому там, конечно же, есть реквизит «М.П.». И покупатели вроде как вправе требовать от вас печать на накладной. Решение в этой ситуации пока выглядит так: направляем контрагенты письмо-уведомление об отказе от печати с приложением исправленного устава и приказа руководителя об отмене использования печати с конкретного числа.

А вот с кассовыми документами и БСО все гораздо сложнее. Кассовая книга и журнал кассира-операциониста обязательно должны заверяться печатью. Для БСО печать является обязательным реквизитом. Что делать с этими документами, пока не ясно. Проверяющие органы вполне могут считать такой документ неправильно оформленным, изменения в нормативные акты, регулирующие данные вопросы, пока не внесены.

Теперь о налоговых декларациях. Для тех, кто давно перешел на электронный документооборот, тут не будет никаких проблем. А вот тем, кто сдает декларации на бумаге, стоит задуматься. Например, в декларации по упрощенке на бланке предусмотрено место под печать. При отсутствии печати налоговая согласно Административному регламенту должна отказать в приеме декларации.

Тут складывается двоякая ситуация: федеральный закон об отмене печати есть, а изменений в Административном регламенте нет. На местах в регионах налоговики вполне могут повести себя именно так. Для предотвращения неприятных разбирательств специалисты рекомендуют направить письмо-уведомление об отмене печати вместе с копией устава и в налоговую.

Аналогичное сообщение надо отправить и в фонды, так как согласно Административному регламенту ПФ РФ, они также должны отказать в приеме отчетности, на которой отсутствует печать.

Что делать с банковскими документами? Банки, скорее всего, будут занимать такую же позицию, как и налоговая. Если изменения об отказе печати внесены в устав – направляете банку копию устава и письмо-уведомление. Если изменений нет, но печать вы не используете, банк вправе требовать от вас проставить ее на документах. Если изначально в уставе не было пункта о печати, и сейчас вы от нее отказались – направляйте уведомление и копию приказа руководителя. Для банка нужно будет переделать карточку с образцами подписей, убрав из нее образец оттиска печати.

Отдельные банки могут занимать и другую позицию – требовать печать в соответствии с банковскими инструкциями, к которым еще нет изменений.

На трудовых договорах печать можно и не проставлять, а вот трудовые книжки – совсем другое дело. В инструкциях по их заполнению, совершенно четко указано обязательное наличие печати. Проблема еще и в том, что эти нормативные акты отсутствуют в списке документов, которые нужно изменить в соответствии с положениями ФЗ-82. Соответственно, если изменений не будет, нужно ждать какое-либо официальное разъяснение Минтруда по этому вопросу, а пока — ставить печати в трудовых книжках, ведь штраф за несоблюдение этого пункта может достигать 50 тыс. руб.

На договорах с контрагентами печать можно не ставить, но если документ содержит положения о том, что заверять печатью нужно иные документы, например, дополнения к договору, доверенности, товарные накладные – нужно исключить этот пункт из договора. Предупредите своих партнеров о решении отказаться от печати, предоставьте официальные письма-уведомления и копии измененных уставов, оформите к договору дополнительное соглашение, исключающее пункт о печати.