Как открыть event-агентство для организации мероприятий

На рынке ивент-агентств существует недостаток качественных специалистов, несмотря на то, что это распространенная сфера. Часто такие агентства выступают в роли посредников между заказчиком и исполнителями, но цена услуг не всегда соответствует их качеству. Многие агентства также предлагают стандартный набор опций, используя одну и ту же обкатанную программу на всех праздниках.

Для успешного открытия event-агентства необходимо сосредоточиться на качестве предоставляемых услуг и их эксклюзивности. Это позволит вытеснить с рынка неприбыльные агентства.

Женщины в возрасте от 25 до 50 лет и мужчины в возрасте от 18 до 35 лет, а также родители детей школьного и дошкольного возраста, являются целевой аудиторией. Они имеют средний и выше среднего уровень дохода.

Потенциальными клиентами являются корпоративные заказчики, базы отдыха, детские учреждения и частные лица.

Необходимо оценить уровень конкуренции и риски

Для начала работы в event-агентстве необходимо оценить уровень конкуренции, чтобы выявить недостатки и предотвратить их, и общим образом понять, насколько востребованы предлагаемые услуги.

Один из самых важных рисков — это человеческий фактор. Даже если это профессионал высокого класса, у него могут возникнуть личные обстоятельства, из-за которых он может не прийти на мероприятие или совершить ошибку. Чтобы решить эту проблему, нужно разработать договор со штрафными санкциями, регулярно проводить репетиции и тщательно обдумать вопросы кадрового обеспечения.

Второй фактор, который нужно учесть при проведении бизнес-мероприятий, это сезонность. Как известно, большинство из них приходится на лето и зиму (предновогодние). Поэтому наилучшим временем для открытия агентства будет весна.

Особенности и актуальность бизнеса

Отрасль организации и проведения бизнес-мероприятий динамично развивается, и спрос на нее постоянно растет. В этой нише есть низкий порог входа, и открытие бизнеса на ивент-агентстве не требует больших вложений. Однако, чтобы успешно заниматься этим бизнесом, необходимо быть творческим и оригинальным. Кроме того, высокая конкуренция, травмоопасность, амортизация транспорта и реквизита являются рисками, которые следует минимизировать. Для этого важно делать упор на рекламу и маркетинг, расширять спектр услуг и соблюдать правила безопасности.
Перед открытием бизнеса важно определиться с направлением мероприятий.

Есть несколько вариантов:

• Детские мероприятия: утренники в детских садах, частные праздники для детей (дни рождения, спортивные мероприятия).
• Частные мероприятия: корпоративы, свадьбы, юбилеи, дни рождения и прочее.
• Активный (экстремальный) отдых: прыжки с парашютом, спуск на байдарках, альпинизм, охота и другие виды активного отдыха.
• Культурные мероприятия: семинары, конференции, обучения, музыкальные и другие тематические фестивали.

Для стимулирования продаж используются рекламные мероприятия. При открытии event-агентства следует следовать пошаговому руководству. Сначала необходимо зарегистрировать деятельность, затем арендовать офис и найти партнеров и сотрудников. Регистрация деятельности осуществляется путем регистрации агентства как юридического лица. Рекомендуется выбрать организационно-правовую форму общество с ограниченной ответственностью (ООО) вместо индивидуального предпринимателя (ИП), так как это повысит шансы на работу с серьезными организациями. Оформление ООО может потребовать вложений около 50,000 рублей, но не стоит экономить на этом, так как правильно выполненные инвестиции быстро окупятся.

Для деятельности в области зрелищно-развлекательной прочей группы подходит ОКВЭД 93.29.

Аренда офиса может быть избыточной на начальных этапах, так как это дорогостоящее мероприятие (около 300 000 в год). Лучше проводить встречи с клиентами на нейтральных территориях или в удобных для них местах, что будет являться конкурентным преимуществом.

Для учета клиентской базы и удовлетворения всех пожеланий необходима CRM-система. В интернете можно найти бесплатные CRM-сервисы, которые доступны как с компьютера, так и с телефона или планшета. Позже можно расширить функционал и добавить в учет телефонию вашего агентства.

Для проведения бизнес-мероприятий на первых этапах можно нанять всего двух сотрудников — менеджера по продажам и event-менеджера. Менеджер по продажам отвечает за привлечение новых клиентов и организацию тайминга, а event-менеджер — за креативное и талантливое написание сценариев мероприятий.

При выборе подрядчиков необходимо строго придерживаться тематики мероприятия и обязательно согласовать выбор с заказчиком, так как понять, что именно он хочет, может быть достаточно сложно.

Среди тех, кто может понадобиться, есть ведущие, артисты, аниматоры, фокусники, клоуны и дрессировщики.

Для event-агентства важно иметь в своей команде диджеев, музыкантов, певцов, композиторов, декораторов, художников-оформителей, фотографов, видеооператоров, монтажников генераторов дыма, осветителей, поваров, барменов, курьеров, официантов, а также водителей (лимузинов, ретро автомобилей, аэропланов и других).

Методы поиска и расширения клиентской базы могут быть разнообразными

Самым эффективным методом продвижения для event-агентства является использование социальных сетей. Необходимо активно вести страницу агентства, рассказывать подробно об услугах с указанием цен, публиковать посты и сторителлинг с мероприятий. Также можно использовать таргетированную рекламу и размещать объявления в группах с целевой аудиторией. Дополнительно, можно заказать рекламу в региональных СМИ. Эти расходы обязательно должны быть учтены в бизнес-плане по проведению деловых и развлекательных мероприятий.

Первоначальный капитал для финансовых расчетов и инвестиций на старте составляет 755 000 рублей. Он включает в себя следующие расходы: регистрация — 50 000 рублей, аренда и ремонт (если планируется) — 100 000 рублей, мебель, техника, реквизит — 475 000 рублей, реклама, вывески — 80 000 рублей и непредвиденные расходы — 50 000 рублей. Однако, если не планируется аренда помещения, реквизита и мебели, стартовый капитал может быть сокращен до 150 000 рублей.

Ежемесячные расходы составляют: заработная плата сотрудникам — 50 000 рублей, аренда и коммунальные платежи — 25 000 рублей, рекламная кампания — 5 000 рублей.
В первые месяцы доход от ивент-агентства составит примерно до 100 000 рублей, а с появлением постоянных клиентов и увеличением количества заказов прибыль будет от 150 000 до 400 000 рублей в месяц. Итого за все расходы, включая непредвиденные расходы в размере 10 000 рублей, исключая офисные расходы в размере 65 000 рублей, общая сумма составит 90 000 рублей.