Протоколы

Протоколом можно считать отчет, в котором прописаны ход обсуждения, как проходило собрание, сессия и какое решение в итоге приняли. Протокол относится к информационно административной документации компании. Потому что в этом отчете, помимо информации о собрании, также есть административная часть.

Основные функции протокола

Зачастую протокол выступает в качестве основания к приказам и для предъявления требований к исполнителям. На основе протокола работники компании выполняют свою работу, задачи, которые были поставлены руководством. Протокол нужен, чтобы задокументировать работу коллегиального органа, таких как комиссии, бюро, профсоюзы, совет учредителей, директоров. Данный документ составляется во время конференций, собраний и совещаний. Назначают, специального секретаря для регистрации протокола. Протокол должен быть зафиксирован грамотно и правильно. Крайний срок составления протокола — 5 дней с даты проведения заседания.

Одной из основной функции протокола является отражение решений, указаний точных сроков и ответственных лиц, которые будут ответственны за выполнение и определенны в ходе мероприятий. Все потому, что все присутствующие в ходе проведения собрания, могут по-разному воспринять информацию. И далее передана подчиненным совсем в другом ключе. Тогда все эти недопонимания можно решить с помощью протокола, где будет указана вся информация и решение. В случае возникновения разногласий вы можете просто обратиться к документу.

Официальный документ сможет уладить возникшие недопонимания. Таких образом, участники не смогут исказить решение, которое было принято на заседании. И в этом случае отмахнуться от дела по причине «забыл о поставленной задаче». Ведь информация о состоянии дел, а также проблем компании на тот момент и кто за это отвечает, все это прописывается в документе. Протокол во многом облегчает работу в компаниях, которых есть коллегиальные структуры. Он упрощает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами и другими ассоциациями. Он составляется, когда на заседании принимают решение по глобальным вопросам и темам.

Кто отвечает за оформление документа?

Фиксировать ход обсуждения заседания должен специалист с соответствующими компетенциями, ведь во время собрания необходимо правильно записать всю информацию. Составлением протокола обычно занимается специалист нужного профиля. Но зачастую в компании назначают секретаря и коллегиальной структуру, профсоюза, ассоциаций или комиссии.

Виды протоколов

В зависимости от формата обсуждения протокол разделяют на три вида:

• Краткие. Такой вид протокола популярен при оперативном обсуждении. Он содержит краткое описание заседания, решения, которые были приняты в ходе и обязательно фиксируются данные участников собрания.
• Полные. Данный протокол подробно фиксирует содержание доклада, его предмет, весь ход обсуждения, вопросы, которые были озвучены, решения, а также важно прописывать данные участников обсуждения.
• Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. В этом протоколе дословно прописывают обсуждение заседания.

Как составлять протокол

Существует стандартный шаблон, по которому записывают все необходимые сведения:

1. Полное официальное наименование компании\организации
2. Название документа
3. Дата проведения собрания
4. Регистрационный номер и местоположение
5. Основная часть содержания обсуждения
6. Автографы участников и визы
7. Указывают коллегиальный орган

Протокол состоит из двух частей: водная и основная.

В первой части указывается следующая информация:

1. Руководители обсуждения.
2. Секретарь, кто составлял данный документ.
3. Участники собрания.
4. Приглашенные лица.
5. Вопросы, которые были озвучены.

В основной части содержится суть обсуждения и к чему пришли.

Так как документ считается административным, он должен грамотно и строго по правилам заполнен. Содержать все достоверные сведения и полностью фиксировать содержание обсуждения собрания. Протокол составляют рукописным, стенографических и магнитофонным способом. Мотивом для составления могут быть подготовленные к собранию повестка заседания и тезисы докладов.

В случае того, если в собрании участвует большое количество людей, тогда в первой части документа указывается общее количество участников и на отдельном листе составляет список всех участников.

Выдержки

Зачастую необходимо сделать выписки из протоколов собрания.

Вместе с документально оформленной информацией следует указывать следующие сведения:

• Юридическое название компании, сам документ, регистрационный номер, и местоположение.
• Название.
• Подробная информация о вводной части и формализующей части.

Во второй части можно использовать только ту часть, которая важна для вас.