Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ
С помощью данного протокола можно увеличить продуктивность многих рабочих процессов и повысить эффективность работников. Данный документ позволяет составить отчет по деловым встречам. Этот отчет фиксирует ход встречи, а также все договоренности, которые были приняты во время обсуждения, но он не считается официальным договором. Он помогает наладить отношения между заказчиком и исполнителем.
Содержание
Особенность этого протокола в том, что, благодаря ему вы сможете управлять временем. Ведь если что-то можно измерить – этим можно управлять. Вы сможете правильно распределять время и это заметно сократит время на проведение дополнительных встреч.
Как правильно оформить протокол встречи с заказчиком
В самом центре бумаги пишите название протокола. Фиксируете дату, время и место проведения деловой встречи. Все эти данные в будущем могут быть полезны вам.
Также в самом начале документа указывается дата подписания. В лучшем случае дата подписания должна совпадать с датой проведения. Но бывают ситуации, когда другая сторона должна согласовать со своим руководством и в этом случае дата подписи будет отличаться.
В первой части документа прописываются компании, которые принимают участие. Указываются юридическое наименование организации, а также представители, которые пришли от имени компании. В документе указать ФИО и должность сотрудников присутствующих на встрече.
Если на встречу также пригласили третье лицо, в качестве специалиста (переводчик, консультант и т.д.) тогда его данные следует отметить в конце документа и дополнить в качестве примечания.
Содержание протокола
После перечисления сторон, которые принимали участие встречи, в документе содержится сокращенный список ключевых вопросов, которые необходимо обсудить на встрече. Обе стороны должны согласовать эту информацию. Для того, чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и другие возможности обеих сторон. Это будет идеальным вариантом для создания долгосрочных и взаимовыгодных отношений.
Стоит отметить, что данный документ не будет считаться официальным договором поставки или иным соглашением. Единственное, на что претендует хорошо написанный документ, — это возможность последующих слушаний и встреч не позднее установленного срока.
Специфические особенности протокола
Документ передается второй стороне по окончанию встречи. Конечно же, обеим компаниям будем удобно если протокол будет передан перед уходом, чтобы обе стороны могли согласовать принятые договоренности. Многие компании лучше воспринимают визуально информацию во время обсуждения. Точка соприкосновения, достигнутая между интересами сторон, немедленно подтверждается маркером на доске или любым другим способом. Позже протоколы должны быть разосланы обеим организациям, которые вели переговоры.
У всех присутствующих должны быть распределены обязанности. К примеру, спикер, модератор, секретарь, рядовой участник и т.д. Это позволит избежать путаницы и сделает встречу более продуктивной.
Как составлять протокол встречи с клиентом
Удобнее поместить каждую отдельную тему обсуждения в отдельную главу протокола.
Ответственное лицо, за составление протокола встреч с клиентом должен фиксировать все принципиальные моменты и важные мысли, которые будут озвучены во время встречи.
Документ считается официальным и поэтому должен составляться в деловом стиле. В нем недопускается использовать сленг или ненормативную лексику при составлении протокола. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. К примеру, «А. Н. Ребриков высказал идею..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерной сосредоточенности на личных вопросах и т.д.
Цели проведения встреч
В зависимости от того, какая встреча ожидается, поставщик и заказчик могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: заключить сделку по выгодным условиям. Однако данная встреча может и иметь более мелкие цели, такие как :
- Определение готовности заказчика к сотрудничеству, заключение принципиального договора.
- Определения потребностей клиента, которые удовлетворяются в процессе работы.
- Примерный список товаров или услуг в ассортименте компании, которые соответствуют вашим интересам и спросу.
- Продемонстрировать продукт во всей красе, предоставить образцы для использования, убедиться в качестве предлагаемых продуктов или услуг.
- Получать «Feedback», выслушивать конструктивные комментарии о продукте\товаре от клиента, и таким образом приготовиться к обоснованному диалогу.
Другие формы
Если мы говорим о том, в какой еще форме может быть составлен протокол встречи с клиентом, мы можем классифицировать три наиболее важных:
- Формируйте таблицы (или одну таблицу со многими строками и столбцами).
- В свободном формате, без соблюдения графика, только дата и подпись.
- В форме сокращенного «РЕЗЮМЕ» для каждого клиента (эта информация не предоставляется самой принимающей организации).
Сбор информации
Помимо мотивирующих задач, задачей продавца может быть сбор информации о клиенте. Например, можно прояснить следующие вопросы:
- Сфера действия.
- Общая организация клиентов, годовой оборот активов.
- Существует ли потребность в конкретном продукте или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
- Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их продукт или услугу. Если да, то что ему подходило или не подходило.
- Какими свойствами должен обладать поставщик, которые являются оптимальными для данного покупателя.
Короче говоря, протокол встречи с клиентом — важный листок бумаги для подтверждения предварительных договоренностей, для грамотной работы любого уважающего себя руководителя организации.
Скачать бланк протокол встречи с клиентом:
Скачать бланк протокол встречи с клиентом (в формате Doc, редактируется в Word)
Скачать образец протокол встречи с клиентом:
Скачать образец протокол встречи с клиентом (в формате Doc, редактируется в Word)