Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов

Документы и сроки их хранения для ИП

Обязательному архивированию подлежат следующие документы по срокам хранения:

• 4 года – текущая бухгалтерская отчетность (учет доходов и расходов, налоговые исчисления и выплаты);
• 5 лет – первичная бухгалтерская документация по сотрудникам;
• 6 лет – отчетность по страховым взносам, пенсионным выплатам и по медицинскому страхованию;
• 75 лет – данные по кадровому составу (личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников).

Сроки хранения документов после закрытия ИП такие же, как у действующего ИП.

Можно ли выбрать место хранения документов ИП

Вопрос, где хранить архивную документацию, каждый предприниматель решает индивидуально. Под архив можно выделить часть помещения в офисе. Многим удобно использовать для хранения документов отдельное помещение, но не чердачное и не подвальное.

Есть фирмы, которые предлагают услуги по архивированию для крупных компаний. Закон 125-ФЗ определяет условия хранения документации. Место, где расположен архив не должно подвергаться внешним воздействиям. К архиву не должно быть свободного доступа, все содержимое хранилища должно быть четко систематизировано.

О длительности хранения документов

Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.

У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.

Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.

Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.

Что будет, если фирма не станет хранить документы

Физические лица, которые отказываются хранить документы, или неправильно это делают, совершают административное нарушение, и им грозит штраф (от ст. 13.20 КоАП РФ до ст.5,27. КоАП РФ).

В зависимости от вида документа срок его хранения варьируется от 5 лет до 75 лет.

Короткий срок хранения документов длится не больше 10 лет. Это основная масса документации ИП. Она накапливается за это время в больших объемах, поэтому без специальной подготовки документов к архивированию не обойтись.

При проверке факта хранения всех бумаг контролирующий орган учитывает и место, и условия хранения папок и файлов.

Что делать при потере или порче документов

По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.

Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.

Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.

При порче документов пишется справка с перечнем и обозначением вида утерянного документа, периодом его составления, причиной утраты в соответствии со сроком хранения документов ИП.

Что делать при утрате документов с не истекшим сроком давности, а также с теми бумагами, которые не фиксировались для оформления

Здесь многое зависит от цели восстановления документа. Например, это может быть связано с проверкой профессиональной деятельности ИП. В таком случае на восстановление документа будет потрачено время, силы и средства. Нужно будет собирать подписи и т. д.

Можно сделать идентичные документы, но для этого сначала делается аудит компании, чтобы выяснить текущее состояние дел. По его результатам составляется акт, а в нем фиксируются все упущения. Такая схема поможет определить уровень, на котором находится фирма по ведению документации.

Аудит также поможет определить, на восстановление каких документов придется потратить силы, а какие документы можно не учитывать. В приоритете первичные документы, которые имеют длительный срок хранения.