Хранение документов ИП: сроки и место, какие документы нужно хранить и что будет при утрате или потере документов

Просмотров: 2378
Комменты: 0
01 Фев
Автор статьи: Редакция сайта Авторский состав проекта.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про хранение документов ИП.

Из статьи вы узнаете:

  1. Обязательно ли хранить документы;
  2. Сроки хранения документов;
  3. Требования к месту и условиям хранения документов.

Опытные предприниматели знают, что даже сам факт отправки документа в архив требует документирования и отчетности. Физическим лицам в своей деятельности необходимо следовать законным предписаниям, согласно которым хранение документов индивидуальных предпринимателей возможно на протяжении установленных сроков.


Документы и сроки их хранения для ИП

Обязательному архивированию подлежат следующие документы по срокам хранения:

  • 4 года – текущая бухгалтерская отчетность (учет доходов и расходов, налоговые исчисления и выплаты);
  • 5 лет – первичная бухгалтерская документация по сотрудникам;
  • 6 лет – отчетность по страховым взносам, пенсионным выплатам и по медицинскому страхованию;
  • 75 лет – данные по кадровому составу (личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников).

Сроки хранения документов после закрытия ИП такие же, как у действующего ИП.

Можно ли выбрать место хранения документов ИП

Вопрос, где хранить архивную документацию, каждый предприниматель решает индивидуально. Под архив можно выделить часть помещения в офисе. Многим удобно использовать для хранения документов отдельное помещение, но не чердачное и не подвальное.

Есть фирмы, которые предлагают услуги по архивированию для крупных компаний. Закон 125-ФЗ определяет условия хранения документации. Место, где расположен архив не должно подвергаться внешним воздействиям. К архиву не должно быть свободного доступа, все содержимое хранилища должно быть четко систематизировано.

О длительности хранения документов

Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.

У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.

Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.

Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.

Что будет, если фирма не станет хранить документы

Физические лица, которые отказываются хранить документы, или неправильно это делают, совершают административное нарушение, и им грозит штраф (от ст. 13.20 КоАП РФ до ст.5,27. КоАП РФ).

В зависимости от вида документа срок его хранения варьируется от 5 лет до 75 лет.

Короткий срок хранения документов длится не больше 10 лет. Это основная масса документации ИП. Она накапливается за это время в больших объемах, поэтому без специальной подготовки документов к архивированию не обойтись.

При проверке факта хранения всех бумаг контролирующий орган учитывает и место, и условия хранения папок и файлов.

Что делать при потере или порче документов

По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.

Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.

Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.

При порче документов пишется справка с перечнем и обозначением вида утерянного документа, периодом его составления, причиной утраты в соответствии со сроком хранения документов ИП.

Что делать при утрате документов с не истекшим сроком давности, а также с теми бумагами, которые не фиксировались для оформления

Здесь многое зависит от цели восстановления документа. Например, это может быть связано с проверкой профессиональной деятельности ИП. В таком случае на восстановление документа будет потрачено время, силы и средства. Нужно будет собирать подписи и т. д.

Можно сделать идентичные документы, но для этого сначала делается аудит компании, чтобы выяснить текущее состояние дел. По его результатам составляется акт, а в нем фиксируются все упущения. Такая схема поможет определить уровень, на котором находится фирма по ведению документации.

Аудит также поможет определить, на восстановление каких документов придется потратить силы, а какие документы можно не учитывать. В приоритете первичные документы, которые имеют длительный срок хранения.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ
Просмотров: 389
Комменты: 0
Нужно ли ИП фрилансеру: плюсы и минусы открытия ИП и сколько придется платить государству
Просмотров: 66795
Комменты: 0
Размер МРОТ в 2018 году в России и таблица по регионам
Просмотров: 65334
Комменты: 102
Какие есть штрафы для ИП и за что предусмотрены
Просмотров: 39805
Комменты: 0
Ликвидация ООО самостоятельно в 2018 году — пошаговая инструкция по ликвидации фирмы
Просмотров: 6856
Комменты: 0
Регистрация ИП в качестве работодателя пошаговая инструкция и особенности
Просмотров: 758
Комменты: 0
Как сменить юридический адрес ООО — пошаговая инструкция
Просмотров: 18969
Комменты: 2
Как получить ИНН через интернет или в МФЦ физическому лицу, на ребенка и иностранцу в 2018 году + как узнать свой ИНН
Просмотров: 5891
Комменты: 0
Может ли ИП нанимать работников и как это правильно сделать по договору
Просмотров: 10488
Комменты: 0
Регистрация ИП через МФЦ — пошаговая инструкция + сроки и документы
Просмотров: 8393
Комменты: 1
Ответственность за неуплату страховых взносов ИП и ООО
Не нашли ответа на свой вопрос? или
Задать вопрос
Не нашли ответа на свой вопрос? или
Задать вопрос
Комментариев нет - Читать комментарии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *