Информационное письмо о деятельности компании

Создание информационных отправлений — обязательная составляющая работы для администраторов, владельцев и работников структуры бизнеса и госорганизаций.

Обязательно или нет

Такой вид документов может быть не обязательным, так как информация, поступающая для какого-либо лица о текущих делах организации, отдается на обсуждение ее руководству. Тем не менее, многие организации, в основном это крупные фирмы, не пренебрегают созданием таких писем, добиваясь этим способом одновременно не одну из списка своих целей.

Этот вариант документации не обязателен, так как уведомление кого-либо о процессах компании отправляется на изучение её администрации либо руководящим лицам. Но достаточно много организаций, в основном большие, всё-таки формируют такие письма, и такое формирование помогает достичь сразу нескольких целей:

1. Информирование о всём происходящем в организации определённых персон;
2. Мотивация к дальнейшим дружественным отношениям и совместной продуктивной работе;
3. Поднятие уровня компании значительно выше.

Кто составляет информационное письмо

Традиционно обязанности по созданию такого информационного письма возлагаются на руководящее лицо структурное подразделение, которое решает озвучиваемые в письме вопросы. Это:

1. Ответственное лицо отдела маркетинга (если речь идет о новых рекламных предложениях для своих партнеров);
2. Зам. начальника (если через письмо администрации фирмы, когда информация о чём–либо доводится сотрудникам) и так далее.

Пишущим информационные письмо является обязательно тот, в чьи должностные обязанности входит написание таких писем.

Текст письма соответственно обсуждается с начальством или директором фирмы.

Кому направляется такое информационное письмо

Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному или определённому кругу (группе) персон: ответственному потенциальной организации, которая станет партнёром или таковой является, заказчику, который имеет статус ИП, членам коллектива организации и всё в таком роде.

Такое информационное письмо обычно направляется определённому человеку или коллективу: начальнику компании-партнёру, клиенту, владеющему ИП, отдельным сотрудникам и так далее.

Какого же вида могут быть такие письма?

1. Конфиденциальное (адресовано и предназначено конкретному лицу);
2. Отрытыми, публичными (для оповещения и предоставления информации максимальному количеству сотрудников).

Общие правила для всех писем

Создавая инфописьмо, необходимо внимательно соблюдать правила написания и держаться правил русского языка и так далее.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.

Безграмотность может обесценить всю информацию, изложенную в письме, вплоть до подрыва доверия к отправителю.

Необходимо писать по делу и сокращённо, не надо лить воду. Так как получатель дорожит своим временем, он не готов тратить на чтение письма более минуты. Получатель скорее всего увидит, что отправитель дорожит его временем и, если информация окажется интересна, то человек найдёт возможность связаться с автором письма.

Что в письме допускать запрещено

По правилам написания информационного письма есть особые аспекты, нарушение которых недопустимы. К примеру:

1. Грубый или панибратский тон;
2. Сухие формулировки;
3. Излишние штампы.

Категорически запрещено предоставление ложной информации или непроверенной. Необходимо не забывать, что такое письмо может стать юридически значимым документом.

Основные моменты составления письма

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

В первую очередь необходимо учитывать обязательные критерии информационного письма:

1. День, когда его составили
2. Адреса отправителя и получателя
3. Грамотное обращение (в качестве примера «Уважаемые коллеги»)

Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.

Дальше мы выделяем основную часть информационного письма. В ней необходимо указать:

1. Предложения
2. Новости
3. Просьбы
4. Объяснения.

Итоговая часть письма традиционно расположена ниже, это, как правило, подведение итога всего вышесказанного.

В случае, если к письму нужно приложить какие-либо дополнительные элементы (фотографии, видеофайлы, дополнительные бумаги), это необходимо указать отдельной строчкой.

Как оформить информационное письмо

Как таковых требований к формированию и самому содержанию письма нет. Можно его писать как на официальном бланке организации, так и на обыкновенном листе какого угодно формата. В первом варианте удобно то, что не нужно вручную указывать реквизиты компании. Да и к тому же такое письмо будет иметь вид гораздо солиднее, так как фирменный бланк подчеркнёт официальность письма.

Можно печатать информационное письмо с помощью компьютера. Этот вариант особенно удобен при необходимости нескольких копий одновременно. Написание от руки будет иметь эффект при использовании каллиграфического метода написания с помощью пера.

Письмо обязательно заверяется подписью его автора. Если это печатный вариант письма, то разрешено использование факсимальной подписи, если от руки, то только подлинную.

Ставить штамп печатью необязательно, так как в две тысячи шестнадцатом году юр. лица получили право пользоваться штемпсельными изделиями, если эта норма была прописана во внутренних НПА самой организации.

Прежде чем осуществить отправку, письмо требует регистрации в таких журналах как:

1. Журнал внутренних документов;
2. Журнал исходящей документации.

Как отправить письмо

Отправить информационное письмо можно следующими вариантами способов:

1. Первый и наиболее популярный способ — это отправка писем через электронные средства связи. Он обеспечивает отправку информации какого угодно размера в короткий отрезок времени.
2. Почта России и вариант заказного письма с уведомлением о вручении является вторым путём отправки (очень популярно и правильно, если это важная документация, содержащая оригинальные подписи и печати).
3. Также есть третий выход — это отправка писем по факсу или электронным сообщением, но только в том случае, если между отправляющим и получателем в некотором роде дружественные отношения и они могут позволить себе такое сделать).

Скачать бланк информационного письма о деятельности компании:

Скачать бланк информационного письма о деятельности компании (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец информационного письма о деятельности компании:

Скачать образец информационного письма о деятельности компании (в формате Doc, редактируется в Word)