Письмо с предложением о сотрудничестве

Кто может составлять такие письма

Документацию о сотрудничестве может составлять сотрудник фирмы, если в его обязанности и компетенцию входят развитие и продвижение по какому-либо из направлений. Текст всегда согласовывается с администрацией организации.

Кому отправляются письма с предложением о сотрудничестве?

Получателем письма может выступать как директор компании, с которой заинтересована сотрудничать первая сторона, так и его заместитель. Также в качестве получателя могут выступать специалисты какого-то определённого отделения компании, в котором заинтересована компания, которая вносит предложение. Во всех ситуациях окончательное решение о партнёрстве принимается на административном уровне.

Общие правила написания предложения

Всегда следует учитывать, что подача текста в письме является, так сказать, «крючком», задача которого заинтересовать потенциального контрагента и обеспечить хорошее расположение получателя письма. Поэтому следует учитывать не только правила русского языка, но и психологический аспект. Письмо должно быть составлено интересно. В идеальной ситуации потенциальный партнер ответит запросом на прайс, где находится весь перечень услуг, или соглашением на сотрудничество.

Несмотря на то, что письмо-просьба пишется в свободной форме и не имеет шаблонного образца, оно является одной из видов официальной документации. И поэтому при его написании всегда нужно соблюдать ряд правил и норм делопроизводства и деловой этики. Такое письмо может отправляться как целой компании, так и какому-то одному сотруднику, но традиционно адресатами выступают организации и компании.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемая Алла Аркадьевна!», «Уважаемый Пётр Геннадьевич!» и так далее.).

Затем можно приступать непосредственно к письму. Обязательно следует перед написанием письма узнать ФИО и какую должность занимает требуемый сотрудник. А уже после получения всех данных приступать к созданию письма.

Поэтому мы этот этап минуем. С заголовком следует быть очень аккуратным, так как он может сыграть против отправившего и вызвать негативное решение. Даже не смотря на советы экспертов в том, что заголовок всё же необходим, лучше с незнакомыми фирмами не проводить экспериментов. В связи с этим, эту часть можно пропустить.

Состав основной части письма

В основную часть необходимо написать саму суть вносимого предложения. В этой части нужно постараться не употреблять водных фраз, длинных и непонятных предложений, каких-то специальных понятий. Простым языком говоря, всё должно быть чётко и по делу.

Внимание стоит уделить на отличия и выгоду в приобретении товара или какой-либо услуги.

В данных, предоставляемых получателю письма о компании, которая присылает письмо с предложением. Достаточно указать время начала её деятельности и описать каждую оказываемую услугу, всё остальное следует оставить на будущее. Так же можно указать клиентов, имеющихся в настоящее время, которые могли бы положительно отозваться о репутации фирмы.

Побудительная интонация в письме будет огромным плюсом, но в то же время она должна быть и сдержанной, так как текст должен быть составлен грамотно и не быть навязчивым.

Длинный текст традиционно следует разделить на абзацы и пункты – это придаст лёгкость его восприятию получателем. Основную мысль следует располагать в начале и в конце текста, так как их всегда легче запомнить.

Исследователи выяснили, что адресаты таких писем тратят на подобную документацию не более шестидесяти секунд, и то это ещё будет считаться успехом.

Предложение о сотрудничестве занимает всего одну страничку, не нужно об этом забывать. И в следствии этого не стоит пытаться сделать полное описание организации или её оказываемых услуг.

Что указывается в письме в обязательном порядке

Существует ряд правил, которые необходимо соблюдать при составлении такого послания:

1. Название фирмы, которая отправила письмо-предложение;
2. Реквизиты для связи;
3. Должность и ФИО её представителя;
4. Смысл вносимого предложения.

К письму можно прикрепить документы дополнительного характера, это также должно быть обозначено в содержании текста.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Чтобы результат вам гарантировал положительное отношение следует писать письмо-запрос на стандартном листе формата А4, возможен вариант и фирменного бланка организации, где уже указаны все
реквизиты компании (при использовании бланка письмо приобретёт солидный вид).

Составить письмо можно в нескольких экземплярах. Стоит помнить, что все они должны содержать в начале обращения, а в конце подпись написавшего и дату, подпись и должность того лица, которое представляет организацию-отправителя.

Как отправлять письмо

Отправлять официальные письма можно разными способами:

• Один из простых, быстрых и доступных – с помощью электронных средств связи. Однако в таком случае нужно быть готовым, что письмо может попасть в «спам» и адресат его не увидит. Поэтому данный вариант используется в таком случае, если между сторонами установлено общение с помощью телефонной связи или через личные встречи. В данном случае нужно предупредить адресата о том, что письмо было отправлено.
• Более надежным считается отправить официальное письмо через почту (заказное). Обязательно с уведомлением о вручении. Таким образом письмо точно не затеряется и дойдет до адресата (чаще всего это несколько дней, в зависимости от местонахождения компании-получателя).
• Передача через факс. В настоящее время данный способ еще не утратил свою актуальность. В данном случае тоже можно не переживать, что письмо доставлено. Однако этот способ уместен, если стороны уже каким-то образом взаимодействовали. В данном случае тоже можно не переживать, что письмо доставлено.

Скачать бланк письма с предложением о сотрудничестве:

Скачать бланк письма с предложением о сотрудничестве (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма с предложением о сотрудничестве:

Скачать образец письма с предложением о сотрудничестве (в формате Doc, редактируется в Word)