Письмо отказ

Какие причины деловой переписки

Несомненно, на абсолютно каждый почтовый ящик активно действующей компании доставляются письма с разнообразными предложениями и запросами. К примеру, это может быть письмо-предложение о сотрудничестве либо просьба об участии в какой-либо конференции. В ходе деловой переписки между компаниями получили широкое распространение письма-запросы, напоминания, претензии и так далее. И исходя из этого можно сделать вывод, что количество входящей корреспонденции может насчитывать десятки, а то и сотни писем, которые требуют ответа.

Как оформляется письмо- отказ?

Если письмо поступило на рассмотрение, это ещё не значит, что получившая его компания должна ответить вам согласием, какое бы ни было из видов писем (запрос, претензия, предложение), то есть, не зависимо от текста письма. Наоборот, достаточно в большом количестве случаев фирмы пишут письма-отказы.

Но для того, чтобы уметь правильно отказывать, необходимы также умения и профессионализм. Самый важный критерий – не создать враждебное чувство и обиду отрицательным содержимым в тексте письма. Это не только закон деловой вежливости и переписки, но и шанс, что в будущем компания сможет стать клиентом или партнёром.

Общие понятия о составлении письма-отказа

Существуют определённые правила создания официальной деловой корреспонденции. Обязательно стоит помнить о содержании, что оно может быть свободным, состав текста должен соответствовать всем принятым нормам и правилам, а также должны быть соблюдены все правила оформления деловой документации, а именно:

1. Начало.
2. Основная часть.
3. Заключение.

Текст письма должен выражать сдержанность, показывать, что вы умеете разговаривать на деловом языке и корректно выражаете свою мысль. Текст не допускает нарушения грамматики, лексики, а также культуры речи и стилистики.

Если вы пишете отказ, лучше всегда указать его причину.

В том случае если ваш ответ требует подробного написания, то его нужно поделить на пункты и абзацы с целью облегчения восприятия текста.

Резко отказывать никогда не стоит, всегда должны оставаться пути для так называемого отступления, то есть вежливо поблагодарить за уделённое время и внимание и подать знак надежды на партнёрство в будущем. Можно обозначить условия, при которых деловые отношения станут возможными, но при их исполнении получателем. Как вариант, если есть подходящая возможность, направить в фирму, которая тоже была бы согласна на партнёрство.

На чьё имя нужно писать?

Письмо-отказ следует писать на имя той личности, резолюция которой стоит на первом письме. Если так не сделать, это письмо просто может затеряться в обширном количестве входящих писем. Но! Если письмо конкретным сотрудником не подписано, можно пользоваться стандартной нейтральной формой (к примеру «Доброго времени суток!»).

Оформление письма-отказа

Пишется такой вид писем как вручную (этот вид написания будет говорить о том, что вы очень расположены к получателю), так и создаётся в печатном виде с помощью компьютерной техники.

Использовать можно как обычный лист формата А4, так и фирменный бланк с логотипом фирмы.

Составляется письмо в одном экземпляре (оригинальном) без размножения. При этом оно регистрируется в журнале исходящей документации. В будущем этот регистрационный журнал предостережёт как письмо-отказ, как и другие виды писем от недоразумений (фиксация создания и отправки).

Кто может подписывать такого рода письма

Написанный текст письма заверяется подписью начальника компании, но это не всегда бывает возможно (бывает даже невозможно на предприятии с большим количеством персонала и подразделений). В следствии этого свою подпись может поставить какой-либо другой работник фирмы, который имеет право на написание такого письма. Традиционно это может быть как секретарь, начальник либо юрисконсульт.

Как правильно послать письмо

Лучше всего отправлять данные письма с помощью того способа, которым оно было доставлено изначально. Лучше отправлять с помощью почты России, но при этом обязательно заказными письмами и с уведомлением о вручении. Это даст возможность быть уверенным, что письмо точно дошло до адресата в установленный срок (чаще всего это несколько дней, в зависимости от местонахождения компании-получателя).

Также можно отправлять с помощью электронной почты, но необходимо понимать, что такое письмо не обязательно может быть прочитано адресатом, т.к. оно может попасть в папку «спам». При необходимости возможно совмещение разных вариантов отправки: к примеру, отправлять одновременно электронным вариантом и почтой. Это поможет в сжатые сроки уведомить другую сторону об изменениях, а также это послужит доказательством того, что соответствующее письмо было отправлено своевременно и получено адресатом. Но можно использовать такие средства связи только в том случае, если партнер использует их тоже.

Письмо-отказ от партнёрства

Если вам нужно написать письмо-отказ от партнёрства, следует изучить пример его написания и приложенные комментарии к примеру.

1. В «шапке» указываем данные получателя письма, а именно наименование компании, ФИО, занимаемую должность или звание её представителя.
2. Стоит в тексте обязательно делать ссылки именно на то письмо, на которое вы пишете отказ, следует указать причины, по которым вы отрицательно реагируете. Если в письме были какие-то приложения необходимо указать, что они не остались без внимания.
3. Подарите надежду на партнёрство в будущем, не забыв упомянуть, при каких условиях это станет возможным.
4. В конце письма стоит поставить подпись и дату.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

Скачать образец письма отказа от участия в мероприятии :

Скачать образец письма отказа от участия в мероприятии (в формате Doc, редактируется в Word)

Стоит воспользоваться теми правилами, что приведены выше при составлении письма-отказа от какого-либо мероприятия. Составляется письмо по стандарту, не забудьте указать все данные правильно как об отправителе, так и получателе, в последующем вежливо напишите сам отказ, упомянув поступившее предложение и укажите причину отказа (факторы, повлиявшие на отрицательное решение), затем подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Такое письмо может отправить и обычное лицо, которое не имеет отношения к фирме, к примеру какой-нибудь человек, ищущий работу. Если это именно то, что вы намереваетесь написать, то следует соблюдать все правила написания письма-отказа в соответствии со всеми нормами и правилами создания подобных писем. Необходимо соблюдать все правила русского языка, деловой переписки, а также не забудьте указать причину, по которой отказываетесь от данной работы. Не стоит забывать, что фирма может произвести пересмотр предложенной вам работы. В конце обязательно поставьте дату и подпись.

Скачать бланк письмо отказ :

Скачать бланк письмо отказ (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма отказа от сотрудничества :

Скачать образец письма отказа от сотрудничества (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма отказа от предложения о работе :

Скачать образец письма отказа от предложения о работе (в формате Doc, редактируется в Word)