Письмо о встрече для переговоров

Требования

Существуют правила деловой переписки, которых нужно придерживаться для того, чтоб избежать неправильного истолкования. При наличии в письме явных нарушений даже одного пункта все письмо может быть воспринято, как оскорбление. Чем лучше письмо составлено, тем более увеличиваются шансы на то, что встреча для переговоров состоится.

Основные требования к письму:

1. Должны отсутствовать грамматические и синтаксические ошибки, письмо должно быть составлено грамотно;
2. Письмо составляется доброжелательным тоном (не важно, какие при этом испытываются эмоции к адресату) и официально-деловым стилем, с уважением и стремлением к тому, чтобы соблюдались интересы к общему делу, выгоду или сотрудничеству;
3. При составлении нужно учитывать этические нормы, принятые в деловых кругах;
4. Составляется короткими фразами, которые четко выражают определенную мысль, с определенной структурой, при этом логика изложения четко делится на составные части;
5. Необходимо использовать понятные адресату языковые конструкции, без различных завуалированных фраз и сложных терминов.

В наше время большая часть переговоров может происходить посредством электронных видов связи, однако вышеописанные требования должны соблюдаться и в таком случае.

Но письма, которые оформлены на обычном листе или бланке, имеют несколько преимуществ:

1. Такое письмо легче представить в суд как доказательство его наличия, ведь взять готовое письмо проще, чем электронное распечатать, а в последующем доказать, что оно подлинно;
2. Письменная документация обязательно регистрируется в журнале учета, что позволит легче ее найти;
3. Органам, осуществляющим контроль, проще вести свою работу.

Схема составления

При знании формата составления деловых писем легко можно самостоятельно составить свое деловое письмо, ориентируясь на образцы. Главное, чтобы четко понимать цель послания.

Существующий образец письма о встрече для переговоров включает в себя следующие сведения:

1. Данные организации;
2. Название адресата;
3. Номер и дату документа;
4. Обращение;
5. Представление;
6. Аргументацию обращения;
7. Назначение встречи;
8. Цель;
9. Подпись.

Реквизиты

Как в шапке письма, так и отдельно на верхней части листа могут содержаться данные об организации. Обязательно донести до адресата возможные пути связи с отправителем. В случае, когда письмо составляется только в электронном виде, можно в конце письма разместить просто номер телефона для связи.

Номер и дата

Обязательно нумеровать входящую и исходящую корреспонденцию, ведь она в дальнейшем отображается в журналах регистрации. Поэтому подобные записи могут быть прямым доказательством того, что переписка организаций существовала в реальности.

Дата, которая ставится сверху или снизу в письме, – это дата его подписания. Если отсутствует подпись, то в таком случае письмо не имеет никакой юридической силы.

Данные адресата

Название адресата располагается в верхнем правом углу. Бывали ситуации в практике, когда деловое письмо доставлялось по ошибке другому адресату. Для того, чтоб таких случаев не возникало, нужно в письме указывать всю известную информацию об адресате, как минимум ФИО, телефон, адрес электронной почты или сайта. Лучше, если будут стоять данные адреса и другие.

Обращение

Письмо нужно писать в уважительном тоне с самого начала. Лучше, если будет в приветствии использоваться слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. В случае, когда это должностное лицо (а специалист работает в этой компании), то лучше указать должность или специальность его.

Представление

По этикету нужно при обращении к кому-либо представиться самому. Например, «Меня зовут Петров Игорь Валерьевич, я менеджер компании «Дайвинг»». При удачном завязывании переписки будет принято решение о том, чтобы встретиться. В таком случае адресат точно должен знать, как именно нужно обращаться к тому лицу, с кем планируется встреча.

Однако данное правило может работать только тогда, когда раньше не было переписки между данными работниками компаний (или частным и физическим лицом).

Причина

У письменного делового письма всегда есть цель. В письме о встрече для переговоров обязательно четко прописываются причины, которые побуждают одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того, чтобы письмо направлял на конкретное действие, его составитель указывает время и место встречи. Однако нужно понимать, что назначить дату не так просто.

Есть следующие способы, как может поступить автор письма:

1. Назначение конкретной даты;
2. Назначение даты, но при этом с условием, что в случае необходимости ее можно перенести при договоренности или при желании адресата;
3. Установление временных рамок, в которые удобнее всего провести встречу (к примеру, с 10.00 понедельника до 17.00 пятницы), при этом даты необходимо указать;
4. Оставление выбора даты и времени адресату.

Последний вариант наиболее вежлив, но при этом менее надежен. Ведь в деловой переписке важно, чтобы был момент, который мотивирует на совершение конкретного действия. А в данном случае инициатива на встречу перекладывается на адресата, который может быть в ней не заинтересован. Так можно поступать только в том случае, если ест уверенность, что встреча точно состоится.

Дополнительные части

Желательно, но не обязательно, в письме отметить следующее:

1. Благодарность за то, что есть возможность приглашения на встречу;
2. Сведения о тех, кто также приглашен принять участие во встрече;
3. Действия, если адресат не может явиться в указанное время на встречу (к примеру, уведомить письмом, внести предложения и др.);
4. Контактное лицо (если данная информация не указана в начале)

Делаем вывод, что письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме, но с обязательным соблюдением требований, которые к нему предъявляются.

Скачать бланк письмо о встрече для переговоров:

Скачать бланк письмо о встрече для переговоров (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма о встрече для переговоров:

Скачать образец письма о встрече для переговоров (в формате Doc, редактируется в Word)