Русский Дух ЖиV

Как организовать хранение документов в офисе с помощью металлической мебели

Просмотров: 879
Комменты: 0
25 Июл
Автор статьи: Редакция Авторский состав проекта.

Несмотря на то, что электронный документооборот является уже довольно распространенной практикой, бумажными документами всё еще часто пользуются. Акты, накладные, счета-фактуры, банковские выписки, договоры и т. п. — всё это по-прежнему печатается на бумаге, и может понадобиться в любой момент. Например, при внезапной выездной или камеральной проверке ИФНС.

Чтобы упредить захламление офиса, иметь возможность быстро найти нужный документ, необходимо организовать эффективную систему хранения. Из этой статьи вы узнаете, как это сделать правильно и избежать распространенных ошибок.

1. Основные ошибки и сложности в документообороте

Беспорядок в офисе чаще всего возникает по следующим причинам:

  • Беспорядочное хранение в разных местах. В результате, нужные бумаги приходится каждый раз искать — на столах, в ящиках, в лотках и т. д. Проблему решает использование ярлыков, папок, офисной мебели.
  • Разнообразие форматов документов. Зачастую, производной рабочей деятельности являются документы не только формата А4, но и многочисленные бланки, карточки. С этой проблемой также позволяет справиться специализированная офисная мебель.
  • Общий доступ к документам. Если с одними и теми же документами работают несколько сотрудников, должен быть прописан регламент — кто, как и когда может ими заниматься документами. Можно продумать систематизацию документов по отделам или сотрудникам.
  • Отсутствие контроля. Если нет строгого контроля за ведением документооборота, беспорядок будет усугубляться, времени на сортировку и систематизацию будет требоваться все больше.
  • Несвоевременная утилизация документов. Не забывайте своевременно избавляться от дубликатов и устаревших документов, чтобы они не захламляли офис и не усложняли поиск. О сроках хранения бухгалтерской документации мы писали ранее статье «Хранение бухгалтерских документов».

2. Хранение конфиденциальной документации

К конфиденциальным относятся документы, содержащие персональные данные или коммерческую тайну. Например, договора, уставные документы, отчеты и т. п. Хранить такие документы надлежит в сейфах, особенно в помещениях с высокой проходимостью или с доступом посторонних лиц.

При выборе сейфа для документов обратите внимание на следующие критерии:

  • Вместимость и внешние размеры. Убедитесь, что в сейф войдет необходимое количество папок. Рассчитать это можно по внутренней ширине хранилища и толщине корешка папки — 55, 75 мм. Если сейф планируется установить под стол, учтите — его высота не должна превышать 70 см.
  • Наличие запираемого на ключ кассового отделения, предназначенного для скрытного и раздельного хранения небольших особо ценных вещей и документов: печатей и штампов, трудовых книжек, бланков строгой отчетности, небольших сумм денег.
  • Тип замка. Если сейфом пользуются несколько человек, кодовый электронный замок будет нелишним — при необходимости кодовую комбинацию легко сменить. В противном случае можно остановиться и на ключевой замке — дёшево и просто. Кодовый механический (с крутилкой) замок для офиса не рекомендуется из-за сложности набора кода.

Цветовое исполнение сейфов для документов выбирайте по своим предпочтениям и дизайну интерьера. Сделать лучший выбор позволяет большой ассортимент, который у специализированных магазинов исчисляется сотнями наименований. Посмотрите каталог, чтобы ознакомиться и при необходимости подобрать оптимальную модель.

3. Хранение офисных архивов в папках А4

Для компактного хранения и систематизации большого количества документов используются архивные металлические шкафы. На их полках можно удобно разместить толстые папки А4, архивные картонные короба. Они обладают высокой вместимостью — некоторые модели способны вместить до 80 толстых папок-регистраторов типа «Корона».

При этом есть возможность дополнительно увеличить объем хранения еще на 20 папок — за счет установки поверх шкафа антресоли. Но учтите, что доступ к содержимому антресоли будет затруднен из-за большой высоты — убирать туда имеет смысл старые неактуальные документы, первые в очереди на утилизацию.

Если для установки большого распашного шкафа места недостаточно, можно рассмотреть вариант шкафа купе с раздвижными дверьми. Такие модели позволяют максимально эффективно использовать офисное пространство, отлично подходят для небольших офисных кабинетов.

Для систематизации документов пространство шкафа можно разделить на секции (например, по полкам) и обозначить их ярлыками: «Кадры», «Продажи», «Покупки», «Договора», «Банк» и т. д. Следующим этапом разложите бумаги по отдельным папкам с учетом периода: «УПД 2 квартал 2022 г», «Счета II квартал 2022 г», «Банковские выписки 2 квартал 2022 г», и т.д. Так найти конкретный документ будет легче.

4. Картотеки для систематизированного хранения

Картотечные шкафы предназначены для систематизированного хранения документов разных форматов: от карточек А6 до ватманов А0. Разумеется, большинство моделей картотек предназначены для хранения документов в подвесных папках формата А4. Поиск осуществляется не по папкам, а сразу по документам — за счет этого скорость увеличивается. Информационные ярлычки на подвесных папках дополнительно упрощают поиск.

Характерной чертой картотечных шкафов являются выдвижные ящики, количество которых может варьировать от 2 до 15. Ящики выдвигаются на телескопических направляющих на всю глубину, плавно и легко, даже при полной загрузке. Центральный замок запирает сразу все ящики одновременно — это очень удобно и безопасно.

Заключение

Офисная металлическая мебель — надёжная, практичная и долговечная — позволяет организовать удобную систему хранения документов. Для безопасного хранения конфиденциальных документов используйте сейф. Для систематизированного хранения документов в подвесных папках А4, карточек — металлические картотеки. Для больших объемов документации в папках-регистраторах и коробах А4 — архивные шкафы. Благодаря такой организации хранения любой документ можно будет найти за считанные минуты.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ
Просмотров: 590
Комменты: 0
Разместить статью бесплатно
Просмотров: 846
Комменты: 0
Домик в Коломне
Просмотров: 759
Комменты: 0
Руслан и Людмила
Просмотров: 592
Комменты: 0
Общественная этико-экономическая экспертиза научного отчёта Академии Народного Хозяйства при Правительстве Российской Федерации
Просмотров: 557
Комменты: 0
Провидение — не “алгебра”…
Просмотров: 408
Комменты: 0
Интеллектуальная позиция №1
Просмотров: 117
Комменты: 0
Оглянись во гневе…
Просмотров: 67
Комменты: 0
От человекообразия к человечности
Просмотров: 50
Комменты: 0
“Грыжу” экономики следует “вырезать”
Просмотров: 59
Комменты: 0
Интеллектуальная позиция №2
Не нашли ответа на свой вопрос? или
Задать вопрос
Не нашли ответа на свой вопрос? или
Задать вопрос
Комментариев нет - Читать комментарии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector