Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Основные правила написания деловых писем

Вот вы прошли все процессы продажи и уже посчитали свою прибыль от сделки, но есть еще одно “но”. Вам необходимо встретиться с клиентом, чтобы оформить договоренность и обсудить некоторые детали сделки.

Казалось бы, что в этом нет ничего сложного, надо лишь написать деловое письмо клиенту о встрече. Но как это сделать? Какие слова использовать? С чего начать письмо?

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в редких случаях и срывом сделки. Поэтому первое, что вам необходимо сделать – изучить правила деловой переписки.

Правила деловой переписки:

• Адрес вашей электронной почты не должен выглядеть комично или несерьезно. Он должен соответствовать своему назначению, то есть носить деловое имя, лучше всего, чтобы имя электронной почты совпадало с названием компании. Примеры неудачных почтовых ящиков: sweetGirl, badboy, ladyinred;
• Используйте персональные обращения к клиенту. Благодаря личному обращению, клиент поймет, что он важен для вас. Это хороший залог для долговременных отношений;
• Не используйте короткую форму имени делового партнера. Например, Саш, Кать, Сереж. Это выглядит неуважительно;
• Обратите внимание на ваше приветствие. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации. Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”;
• Всегда указывайте тему письма, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться;
• Различайте поля “кому” и “копия”. В поле “кому” указывайте получателя, от которого вы ожидаете ответа. Поле “копия” предназначено для тех, кто должен просто ознакомиться с письмом. Например, в поле “копия” вы можете поставить вашего начальника, если ему интересен исход работы с тем или иным клиентом. Существует еще одно поле: “Скрытая копия”. В этом случае основной получатель письма не будет знать, что ваша переписка отправляется третьим лицам. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;
• Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
• После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
• Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов. Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.

Цели и эффективность писем о встрече с клиентом

Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.

Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

Чтобы избежать такой оценки, необходимо заинтересовать клиента темой письма. Она должна отвечать его потребностям, поэтому, прежде чем писать письмо, изучите вашего потенциального клиента.

Структура письма о встрече с клиентом

1. Обращение к клиенту. Для этой части письма необходимо выделить отдельную строчку. Здесь же вы должны поприветствовать вашего партнера: “Здравствуйте, Иван Иванович!”
2. Представление. Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.

Пример: “Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.

3. Причина, по которой вы пишите клиенту. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.

Примеры:

• Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
• Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
• Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов. С предложением вы можете ознакомиться в прикрепленном файле.

Эти примеры подходят для описанных нами ситуаций. Но могут быть и другие причины для обращения к клиенту.

4. Назначаем встречу.

Примеры:

• Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
• Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.

5. Ваши контактные данные. Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.

Пример: “Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру “номер” или написать на мою электронную почту “адрес” (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением,

Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

На этом наше письмо заканчивается.

Письмо после деловой встречи

Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.

В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.

Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.

Оно также имеет свою стандартную структуру:

1. Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
2. Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
3. Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

Вот и все, можно отправлять письмо!