Письма

Основа входящей и исходящей корреспонденции – письмо. Существует много разновидностей писем. В зависимости от вида письма меняются правила его оформления. Самая важная функция – обеспечить взаимодействие и связь между кем-либо.

Разновидности деловых писем

Есть следующие виды писем в зависимости от:

• Предмета. Это коммерческое и деловое письмо. Коммерческое составляет юридическое лицо. Такие письма используются для того, чтобы оформить коммерческую сделку или заключить контракт. Деловые же письма решают управленческие, организационные или юридические вопросы.
• Цели составления. Это информационное и рекламное письмо. Информационные применяются для того, чтобы информировать читателя о чем-либо, рекламные – для роста продаж.
• Функций. Это инициативное и письмо-ответ. Предполагается, что отправитель ждет от получателя реакции (о том, что принято конкретное решение, письменный ответ).
• Адресата. Это обычное (для одного получателю) и циркулярное (получатель не один).
• Формы. Это обычное и электронное.
• Содержания. Существуют письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но письмо иногда содержит и сразу много вопросов.
• Структуры. Регламентируемое ГОСТ и составляемое в свободной форме.

Содержание определят то, какого вида будет письмо. Например, рекламное и информационное конечно же будут иметь большие отличия.

Общие требования к письмам

Письмо пишется согласно официально-деловому стилю изложения. Основные правила, которыми следует пользоваться при оформлении:

• Содержание письма должно соответствовать стандартам. Есть термины и обороты, которые принято использовать в деловой среде. Также есть стандартная структура письма, что облегчает его восприятие, оптимизирует изложение информации.
• Использовать нейтральный тон. Необходимо исключить эмоциональность, слова, имеющие определенную окраску.
• Отсутствие участков текста, которые можно объяснить двояко. Обязательно использовать точные формулировки. В противном случае получатель может не верно понять суть письма.
• Лаконичность. Текст лучше делать не большого объема, включать в себя только необходимые сведения. Необходимо исключить ту информацию, которая напрямую не относится к делу. Но при этом текст не должен быть сокращен таким образом, чтобы получатель не понимал информацию.
• Использовать стандартную терминологию. Терминология, используемая в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

В тексте не должно быть многосоставных предложений. Необходимо помнить о том, что цель письма – достичь понимания между участниками переписки.

Структура документа

В основном деловое письмо состоит четырех частей:

• Обращение. Общее или индивидуальное. При индивидуальном обязательно указать имя и отчество получателя (например, «уважаемая Татьяна Алексеевна»).
• Вводная. Здесь отражается, по какой причине направлено письмо. Также в этой части можно размещать ссылки на иную документацию.
• Основная. Излагается главная цель обращения. Также здесь отражаются те или иные доказательства, приводится анализ ситуации.
• Заключение. Здесь размещается необходимое действие для получателя, т.е. формулируется просьба или требование.

Но нет идеального письма. Ведь содержание его напрямую зависит от того, на сколько знакомы стороны, на сколько необходимо использовать официальное обращение, от правил, которые подходят к каждой конкретной ситуации.

Составление письма согласно ГОСТу

Все требования к письму размещены в ГОСТ Р 6.30-2003. При написании письма чаще всего используется бумага формата А4, реже – А5. Основные нормы:

• Бумага должна быть белого цвета.
• Поля: 20 мм слева, сверху и снизу, 10 мм – справа.
• Дата оформления – это дата, когда письмо было подписано.
• Ссылка на исходящий номер – это сам номер с датой письма, на которое пишут ответ.
• Адресат – тот объект, кому адресуется письмо.
• В тексте можно использовать таблицы, графы и другое.
• При наличии приложения указывается на это (например «Приложение: на 2 листе в 3 экземплярах»).
• Подпись, рядом обязательно расшифровка.

При необходимости пишется ФИО исполнителя и его контактные данные.

Важно! Любая организация может разработать бланк самостоятельно. Это означает, что использовать ГОСТ рекомендуется, но делать это не обязательно.