Письмо об уточнении назначения платежа

Когда и какие возникают ошибки

Составители платежных поручений, чаще это работники бухгалтерского отдела, могут допустить ошибки в платежах. Они могут встречаться в разных местах документа. К примеру, может быть неправильно указан номер договора, по которому перечисляются денежные средства, может быть допущена ошибка в цели платежа или выделен НДС там, где не надо его выделять и др.

Исправляются данные ошибки в одностороннем порядке, при этом отправляется контрагенту письмо об уточнении назначения платежа.

В таком случае второй стороне не нужно уведомлять о том, что она получила данное послание. Однако отправителю лучше удостоверится, дошло ли послание до адресата.

Возможно ли оспорение нового назначения платежа

Чаще всего изменить назначение платежа можно при условии взаимного согласия и бес негативных последствий. Однако бывают ситуации, когда возникают осложнения. К примеру, при обнаружении налоговой такого исправления, данная инспекция может посчитать, что это способ ухода от уплаты налогов. В данной ситуации не избежать санкций от контролирующего органа. Также могут возникнуть трения между партнерами о назначении платежа, чаще в части выплат долгов и процентов. В таком случае для оспорения исправления второй стороне необходимо обращаться в суд. Но гарантия того, что она выиграет дело, не велика, ведь судебные органы учитывают множество нюансов при рассмотрении таких дел.

Для избежания возможных проблем необходимо в обязательном порядке сведения об изменении в назначении платежа передавать в банк, через который проходил данный платеж. Достаточно для этого написать аналогичное письмо в простой форме с уведомлением.

Кто составляет данное письмо

Такое письмо составляет компании, переведшая денежные средства.

Чаще всего текст письма составляет сотрудник бухгалтерии или сотрудник, который имеет полномочия на то, чтобы создавать данную корреспонденцию и который имеет доступ к формируемым платежкам.

Обязательно письмо подписывается руководителем компании.

Как правильно написать письмо

Не существует единого образца, который необходимо обязательно использовать, поэтому пишется такое письмо в свободной форме или по шаблону, созданному в компании (при наличии).

Однако некоторые сведения указывать обязательно:

1. Название предприятия-отправителя,
2. Его юр. адрес,
3. Данные об адресате: наименование компании и должность, ФИО руководителя.
4. Ссылка на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
5. Суть неточности, которая была допущена,
6. Исправленный вариант.

В случае, когда вносится несколько изменений, они вписываются отдельными пунктами.

Суммы вносятся в бланк обязательно и цифрами, и буквами.

Составлять данное письмо необходимо в деловом стиле. Формулировки послания обязательно должны быть корректными и четками, а сам текст – кратким, по делу, без лишней «воды».

Как оформить письмо

Законом не предъявляются никакие требования к составлению подобных писем, поэтому составляются они на обычных листах или фирменных бланках компании. Также возможет как рукописный вариант (каллиграфическим почерком) и печатный вариант.

Обязательное правило для всех деловых писем – оно обязательно должно подписываться руководителем компании или лицом, имеющим на это полномочия.

Проштамповывать письмо не обязательно, т.к. с 2016 года не обязательно это делать юридическим лицам (только если не прописано такое требование во внутренних нормативных актах).

Лучше всего письмо создавать как минимум в четырех экземплярах:

1. Остается компании
2. Передается контрагенту
3. Отправляется в банк плательщика
4. Отправляется в банк получателя.

Все копии заверяются должным образом и должны быть идентичны.

Как отправить письмо

Есть несколько способов отправки таких писем:

1. Лично из рук в руки,
2. При помощи курьерской доставки,
3. Через почту заказным письмом с уведомлением о вручении,
4. С помощью электронных средств связи.

Если отправляется с помощью электронных способов, то необходимо, чтоб у компании имелась зарегистрированная электронная цифровая подпись. Однако такой метод не гарантирует, что письмо другой стороной будет получено и прочитано.

Как и сколько хранится письмо

Все письма об уточнении назначения платежа регистрируются в журнале исходящей корреспонденции, один экземпляр вкладывается в папку текущей документации. В данном месте оно обязательно должно находится не менее 3 лет – данный срок устанавливается законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании. По истечении срока хранении и после утраты актуальности письма утилизируются в порядке, установленным в законодательстве, или передаются в архив компании.

Скачать бланк письма об уточнении назначения платежа:

Скачать бланк письма об изменении цены на услуги (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма об уточнении назначения платежа:

Скачать образец письма об уточнении назначения платежа (в формате Doc, редактируется в Word)