Письмо о допуске сотрудников на объект

Составные части письма

Письмо следует начинать с того, что в правом верхнем углу размещается данные об адресате: должность, организация, ФИО. Ниже располагается название документа и дата, когда он пишется. Также номер документа, если в организации есть такая система. Под данным номером его регистрируют в журнале исходящей документации.

Лучше, если такое письмо составляется на бланке компании. При отсутствии такой возможности сверху прописываются все реквизиты отправителя: название, юридический адрес, КПП, ИНН, контактные данные и др.

После «стандартной» шапки, которая обязательно используется во всех деловых письмах, располагается основная часть письма. В ней содержится:

1. Обращение к адресату. Лучше использовать форму, когда обращаются к адресату по имени и отчеству. Деловые письма адресуются всегда конкретному лицу. Если адресат – сотрудник организации, он будет обязан отреагировать. Если же направить письмо просто на организацию, без имени конкретного человека, то малый процент того, что будет получен какой-либо ответ.
2. Ссылка на договор оказания услуг, заключенный между компаниями. Даже если это иная форма договора между организациями, но ссылка на нее обязательно должна быть. Также необходимо указать сроки заключения договора и его номер. При возможности указать конкретные пункты, в которых прописано, в каких ситуациях сотрудники допускаются на объект.
3. Информация о том, в какие именно помещения есть доступ сотрудников. В случае, когда это общая проходная, можно ничего не указывать.
4. Необходимый срок допуска.
5. С какой целью допускаются сотрудники на территорию.
6. Обязательства о том, что ложится ответственность за любые действия сотрудников согласно заключенному договору и законодательству.

Также в послании может присутствовать дополнительное упоминание о прохождении сотрудниками определенной подготовки, инструктажа по ТБ. Тут все зависит от специфики организации.

Сотрудники

При условии, что сотрудников не много, их можно перечислить прямо в тексте приказа. Но достаточно распространенный случай, когда работников большое количество.

Когда людей много, то составляется отдельно таблица, которая содержит ФИО сотрудников, их должности и другие данные. После основного текста располагают ссылку на приложение, которое содержит данный список.

При необходимости отдельным приложением размещают список транспорта, на которое оформляются временный или постоянный пропуск.

Допуск

У данного письма предусматривается свободная форма оформления, ведь у разных компаний требования к пропуску отличаются:

1. Есть организации, требующие пропуск только на транспорт. А список сотрудников при этом им не нужен.
2. Есть организации, у которых предусматриваются обязательные знания требований безопасности на производстве и охраны труда. В таком случае работники обязательно проходят необходимое обучение или инструктажи.
3. Существует свои правила допуска в нерабочее время и в выходные и праздничные дни.

Существуют такие компании, где даже их сотрудники не могут пройти на территорию в нерабочее время, а есть возможность это сделать только по специальному списку, который формируется руководителем подразделения и заверяется начальником службы безопасности.

Когда сотрудники организации работают посменно, то на пропуске делается соответствующая пометка о сменности. Работник не может пройти на территорию не в свою смену, исключение – если он присутствует в специально подготовленном списке, который есть на КПП.

Исключения из правил

Некоторые работники контролирующих служб имеют привилегии, им не нужно предварительно оформлять документы для прохождения на территорию компании.

Это такие сотрудники, как:

1. Представители санитарно-эпидемиологических служб.
2. Инспекторы труда, энергонадзора. Их обязаны пропустить без предварительного предупреждения, при условии, что в их должностные обязанности входит контроль выполнения в конкретной компании предписанных для выполнения правил.
3. Сотрудники милиции и прокуратуры.

Эти лица должны обязательно предъявить соответствующее удостоверение. Подробно прописывается в инструкции о контрольно-пропускном режиме или других локальных актах предприятия (например, «Положении о пропускном и внутриобъектовом режиме») о том, какие категории сотрудников могут допускаться на объект без оформления пропуска. Вся документация должна соответствовать Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.

Такая деятельность, как вывоз мусора, снега или земли, может осуществляться только при регистрации на КПП. При этом никакая дополнительная документация в таких случаях не требуется. А отходы производства, например, опил, оформляются как материальные ценности.

Нарушения

Ситуация, когда на территорию при контрольно-пропускной системе пытается пройти лицо или группа лиц без предъявления пропусков, при этом отсутствующих в списках, считается нарушением контрольно-пропускного режима. Такие лица обязательно нужно задержать и передать сотрудникам службы безопасности компании. В каждом случае дежурный по объекту обязательно составляет служебную записку.

Для того, чтобы избежать неприятную ситуацию, руководители организаций, которые сотрудничают, должны оповестить своего контрагента о том, что на охраняемой территории его компании в течении конкретного промежутка времени будут находиться их сотрудники. Именно для таких случаев и нужна деловая переписка. В приемлемой форме в письме о допуске сотрудников на объект излагается факт того, что необходимо нахождение сотрудников на территории другого предприятия для того, чтобы они могли выполнить свои обязанности.

Скачать бланк письма о допуске сотрудников на объект:

Скачать бланк письма о допуске сотрудников на объект (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма о допуске сотрудников на объект:

Скачать образец письма о допуске сотрудников на объект (в формате Doc, редактируется в Word)