Письмо о задержке поставки товара
Такое письмо очень важно в документации, которая используется в партнерских отношениях компаний. С помощью данного документа одна сторона может сообщить другой о дом, что невозможно поставить определенный товар в установленный срок. Такие письма очень облегчают взаимодействие сторон, помогая обеим сторонам осуществлять конструктивный диалог.
Содержание
Письмо можно составить в свободной форме, специальных каких-то образцов и бланков такого документа нет. Но стоит помнить, что данный вид писем относится к деловым. При их составлении нужно соблюдать правила, которые гарантируют юридическую грамотность всей документации.
Оформление письма
При наличии у компании своих бланков, на которых указаны реквизиты, лучше на них составлять все письма. При отсутствии таких бланков реквизиты указываются в заглавии. Другая сторона вправе владеть информацией, от какой именно организации кака поставка задерживается.
Часто, получив своевременное уведомление о задержке поставки, компания-заказчик может выстроить свою работу так, чтоб сделать потери минимальными.
Данное письмо выглядит достаточно просто:
- Сверху реквизиты организации, поставляющей товар.
- Обращение к руководителю компании-заказчика по имени и отчеству.
- Причина, почему задерживается товар.
- Сроки ориентировочные, или при возможности точные, когда товар поступит к заказчику или в другое оговоренное место.
- Ссылка на договор, по которому осуществляется поставка.
- Если возникает форс-мажор, указанный в договоре, ссылка на конкретные пункты.
- Подпись руководителя, печать организации.
Возможные причины задержки
Сначала прописывается обращение к конкретному лицу, чаще всего к руководителю компании-партнера. Иногда случаются ситуации, когда письма необходимо разослать мелким клиентам из-за того, что задерживается крупная поставка товара, который адресовался им. В таких случаях нужно рассылать письма на большое количество адресов.
Конкретная причина задержки товара должна быть достаточно веской. Все зависит от конкретной ситуации. Иногда ограничиваются общими фразами, например:
- «Возникли проблемы на таможне.»
- «Из-за халатности логистической фирмы, предоставляющей услуги по перевозке товара».
- «Из-за задержки поставки от дистрибьютора».
- «Из-за проблем компании-партнера и пр.».
При недовольстве заказчика рекомендуется указывать, какие именно работники в данной ситуации виновны. В свое оправдание рассматриваются меры, прилагающиеся для ускорения поставки товара. Все такие письма должны сопровождаться искренними извинениями.
Где регистрируется
В журнале исходящей документации необходимо зарегистрировать письмо. При реализации в компании такой практики, всем письмам присваиваются номера, что может облегчить восстановить переписку.
Отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) является прямым доказательством того, что существует такой документ, если возникнут судебные разбирательства.
Возможная реакция
Любая организация конечно же будет недовольна, если задерживается поставка товаров. Компании могут отреагировать по-разному. К примеру:
- Заказчик вошел в положение и даже предложил варианты выбора. В данном случае возникающий конфликт в зародыше погашен. Это наилучший из вариантов.
- Заказчик требует компенсацию ввиду того, что задержка поставки ударяет по его позициям. В таком случае компании еще могут договориться о варианте, который устроит обе стороны.
- Составляется заказчиком претензия о возврате денег. Есть шанс, что при том условии, когда претензия будет удовлетворена, стороны снова будут сотрудничать. Либо заказчик может после этого разорвать договор. Это зависит от каждой конкретной ситуации.
- Заказчик обратился в суд. Это один из неприятных исходов, когда задерживается товар. Однако это самый редкий случай. При корректной поведении, аргументировании и доказательств отсутствия вины может быть положительный исход данного разбирательства.
При составлении договора, предусматривающего форс-мажор, в той ситуации, когда он произошел, поставщик при задержке товара по причинам, от него не зависящим, выигрывает суд. Он также освобождается в таком случае от юридической ответственности (штрафов и пр.).
Однако при любом развитии событий поставщик обязан уведомить заказчика о задержке товаров. Таким образом проявляется способность к цивилизованному и конструктивному диалогу. Помимо этого, поставщик может изложить свою позицию дополнения в письмо о задержке поставки товара.
Обоснования
Лучше воспринимается письмо, в котором поставщиком указываются:
- Форс-мажорные обстоятельства. Они должны быть четко и подробно описаны в документе.
- Дата, когда примерно или точно товар поступит к заказчику. Письмо, в котором есть конкретика, будет воспринято лучше.
- Гарантию и заверение, что, например, как только товар будет на складе, он сразу поедет к заказчику.
Существуют способы, помогающие добиться большей лояльности заказчика. Самый лучший – написать откровенно, почему произошла задержка и что делается для ускорения поставки товара и недопущения
впредь такой ситуации.
К примеру, можно указать, что:
- В ближайшем будущем с компанией, являющейся причиной задержки, будут прерваны деловые отношения, будет найдена другая логистическая компания.
- Если сбой произошел от ошибки какого-либо человека, то он будет отстранен от работы или произойдет автоматизация процесса поставок.
- Договор перезаключается или издаются дополнения к нему.
Срок хранения
Пять лет хранится документация, касающаяся поставок. Это относится и к деловой переписке, и к первичным документам. Но при этом писем о задержке поставок налоговая относится более лояльно, т.к. иногда они вообще отсутствуют. Но их необходимо предоставить по первым требованиям проверяющих.
Скачать бланк письмо о задержке поставки товара:
Скачать бланк письмо о задержке поставки товара (в формате Doc, редактируется в Word)
Скачать образец письма о допуске сотрудников на объект:
Скачать образец письма о допуске сотрудников на объект (в формате Doc, редактируется в Word)