Письмо-запрос

Пишут такие письма по совершенно разным поводам, а точнее для получения:

1. Меню;
2. Какой-либо документации;
3. Данных о товаре и оказании услуг;
4. Предоставляемых скидках;
5. Сроках поставки либо проведение оплаты и иной информации.

Такие письма — отличный способ для начала партнёрских отношений между организациями или, если таковые уже есть, то это отличный метод воздействия для ускорения действий при медленной работе.

Письмо-просьба и письмо-запрос очень схожи между собой, но стоит учитывать, что письмо-просьба пишется более в строгом стиле и указывает на конкретику фирмы либо организации.

Кто составляет письмо-запрос

Создателем письма может быть любой работник компании, который специализируется в той или иной области, о которой указано в тексте письма. Само письмо пишется от имени фирмы. Основное правило: работник должен действовать только в интересах самой фирмы.

Составление письма стоит согласовать с начальством в том случае, если оно составляется не самим руководителем организации.

Письмо-запрос с отметкой «лично в руки» пишется традиционно самим руководителем компании на имя директора получателя такого же ранга. В таком случае письмо в целостности доставляется в руки адресату.

Кому адресовать

Адресовано письмо может быть какому-то конкретному лицу, к примеру, руководителю организации-партнёра, сотруднику отдела, эксперту какой-либо отрасли. В таком случае нужно использовать эпитет «Уважаемый» и по стандарту — имя и отчество человека, к которому обращаемся. Такой тип написания письма повысит шанс на рассмотрение запроса получателем в ближайшее время и также быстро на получение ответа на свой запрос.

Такой запрос можно отправить без указания конкретного сотрудника, для круга лиц. К примеру, это может быть просто юридический отдел или отдел бухгалтерии.

Этот случай может предусматривать составление ответа на запрос каким-то одним любым сотрудником отдела, которому было адресовано письмо.

Правила написания письма-запроса

Несмотря на то, что письмо-запрос пишется в свободной форме и не имеет шаблонного образца, оно является одной из видов официальной документации. И поэтому при его написании всегда нужно
соблюдать ряд правил и норм делопроизводства и деловой этики. Такое письмо может отправляться как целой компании, так и конкретному лицу.

1. В первую очередь указываются все данные получателя письма (адрес и номер телефона), наименование организации-адресата. В этом же месте можно указать определённого эксперта сотрудника (его занимаемую должность и ФИО)
2. В последующем пишется сама основа, которая поясняет суть запроса. В этом месте следует в корректно-уважительной форме объяснить свою просьбу и её причину («в результате получения» или «исходя из полученных результатов»).
3. В случае, когда письмо-запрос затрагивает несколько проблем, их необходимо разделить на пункты и подпункты. В такой ситуации необходимо учитывать, что отправитель может ответить также в пунктах и подпунктах, как в просьбе.
4. В том случае, если ответ необходимо получить в какой-то определённый промежуток времени или к какой-то определённой дате, это необходимо корректно указать в письме, но утвердительно.
5. Если нужно в текст письма можно вставлять ссылки на нормативно-правовые акты и законы, имеющие отношение к теме письма. Также можно прилагать документацию, которая привносит ясность.
6. Такое письмо обязательно должно иметь подпись его автора, а также ФИО составителя и руководителя компании, штамп (если компания использует штамп для оформления документов).

Как оформить и отправить письмо-запрос

Чтобы результат вам гарантировал положительное отношение, следует писать письмо-запрос на стандартном листе формата А4, возможен вариант и фирменного бланка организации, где уже указаны все реквизиты компании (при использовании бланка письмо приобретёт солидный вид).

Есть два варианта оформления:

1. Написать вручную. Способ не совсем удобен и довольно-таки устаревший, да и такие письмо нужно отправлять по почте, что делает процесс значительно медленным. Но в таком случае нужно учитывать, что необходимо написать его каллиграфическим почерком.
2. Печатный способ. Это более скоростной способ, так как он позволяет мгновенно доставить письмо по нужному адресу, сделать несколько экземпляров (при такой необходимости) и позволяет сделать составление письма малозатратным по времени.

Создаётся письмо без размножения и регистрируются в журнале исходящей информационной документации, соответственно, при составлении письму-запросу присваивается номер, а также в последующем указывается дата отправки письма.

Сроки ответа на письмо-запрос

Как правило, запрос всегда предполагает ответ на него. Правилом хорошего тона всегда служит грамотный и конкретный ответ без воды и размазанного смысла, но это не является гарантом того, что эта норма должна быть выполнена, так как законом не регламентируется деловая переписка.
Письмо-запрос о предоставлении информации
Как и любая другая отправляемая документация, написание происходит на официальном бланке или с обязательным указанием всех данных автора или отправителя.

Формируется текст по следующей схеме:

1. Пояснение причин самого обращения;
2. Если нужно предоставить ссылку на нормативно-правовой акт;
3. Конкретика обращения;
4. Что необходимо выполнить получателю;
5. Традиционно указанные данные по окончанию написанного текста, как и в любой документации;
6. Зарегистрировать в журнале исходящей документации.

ЗАО «Парфюмер плюс»
Россия, г. Москва, ул. Коммунистическая
Тел. (342) 980-32-54, факс (3442) 980-32-54
Руководителю организации
ОАО «Рипл»
Г.П. Запашнову

20.12.2020 года, исх. № 98

Об ассортименте и ценах на расходные материалы

Уважаемый Геннадий Петрович!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 30 марта 2021 года (входящий № 97).

Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ОАО «Рипл», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,
ЗАО «Парфюмер плюс» /Ходоков/ К.А. Ходоков

Письмо-запрос о предоставлении документов

Требования к письму-запросу, как и к любому виду другого официального документа, это указание данных организации или отправка на фирменном бланке.

Сама схема составления письма, запрашивающего документацию, отличается от остальных писем-запросов:

1. Данные адресата письма-запроса — «шапка»;
2. Время написания и регистрационный номер;
3. Наименование запроса, определяющего характер просьбы;
4. Личное обращение (кроме запросов в госорганы);
5. Суть просьбы;
6. Красивое предложение или краткая фраза о сотрудничестве и благодарность;
7. Подпись, печать.

ОАО «Экономик»
г. Брянск, ул. Печника, 43
Тел. (54637) 345-84-79, факс (54637) 345-84-79
ИНН 56748392, КПП 850209021
Начальнику ИВС «Глобус»
Р.К. Матиеву

21.10.2019 года, исх. № 21

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Роман Кириллович!

Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ОАО «Экономик» за 2018 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 908747632657.

Главный бухгалтер ОАО «Экономик» /Постин/ Р.А. Постин

Письмо-запрос в налоговую

Письмо-запрос в налоговую службу должно быть составлено бухгалтером в том случае, если ему необходимо объяснение какого-то определённого положения из Налогового Кодекса Российской Федерации или какая-то отдельная информация, о которой известно только налоговой службе. Такой письменный документ предусматривает обязательное предоставление информации об авторе письма (отправителе)-компании или физическом лице.

1. Название;
2. ИНН;
3. Адрес;
4. ФИО и подпись руководителя;
5. Печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

Закрытое акционерное общество «Восход»
г. Мурманск, 123678, ул. Запора, 87, оф. 23
Тел. (323) 252-57-21, факс (323) 252-57-22
ИНН 6173849076
В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
№1 по г. Москве

Исх. № 879 от 9 апреля 2021 года

Запрос о счетах должника

По причине того, что по исполнительному листу АС № 78456212 от 24.06.2020 ЗАО «Восход» признается взыскателем, согласно ч. 12 и 89 ст. 124 ФЗ № 318 от 14 декабря 2009 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

1. Наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
2. Номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ЗАО «Восход» /З.А.Черпало

Письмо-запрос в банк

В решении достаточного количества недоразумений и неприятных ситуаций поможет обращение с помощью письма в банк.

Необходимо для этого правильно его оформить:

1. Верное написание данных отправителя (автора);
2. Корректное и ясное изложение трудности;
3. Если возможно, указать ссылки на нормативно-правовые акты или законодательные документы в подтверждение своего изложения;
4. Всегда предпочтительнее будет отправить письмо на бумажном носителе, так как письмо по электронной почте предусматривает электронную подпись.

В АРК «МТБ»
226789 г. Ростов на Дону, ул. Низкая, 34
от Лопухова Анатолия Валерьяновича,
проживающего по адресу:
226798, г. Ростов на Дону, ул.Московская,
д. 64, кв. 329,
тел. 222-71-08
e-mail: [email protected]

О реструктуризации задолженности

21.11.19 г. между мною, А.В.Лопуховым, и АКБ «» был заключен Договор по кредиту №2349/61 от 22.11.19 г. на следующих условиях: сумма кредита: 434 000 руб., на срок 4 года (дата окончательного возвращения кредита 21.11.2019 года), процентная ставка 23%, целевое использование – покупка автомобиля.

Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С 21.08.2021 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1567288.

В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данному Договору: понизить процентную ставку до 21 % годовых или продлить сумму долга на срок 3 год.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

22.09.2019 г. /Лопухов/ .В.А.Лопухов

Письмо-запрос акта сверки

Этот вид запросов необходим для определения наличия задолженности или переплат по конкретным платежам. Они обычно направляются на имя директора компании, составляются на фирменном готовом бланке в общем порядке.

Закрытое акционерное общество «Звездочёт»
987678, г. Мурманск, ул. Зебры, 45, кабинет 8
ИНН 7655342221
Тел. (323) 252-57-21, факс (323) 252-57-22
Начальнику Департамента Росприроднадзора
по Восточному федеральному округу
Разломову Виталию Андреевичу

23.12.2021 г., исх. № 432/87

Запрос на предоставление акта сверки

Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).

Генеральный директор ЗАО «Звездочёт» / Валокардимов / Н.Д.Валокардинов

Письмо-запрос подтверждения информации

В этом виде запроса необходимы точные сведения о том, кто подал заявление с обоснованием, какое он имеет право на подтверждение необходимой информации. Такой запрос нужно писать в правильной и недвусмысленной форме. Обязательно указать адрес электронной почты.

ОДО «Сприт»
167890, г. Мурманск, ул. Задорнова, 89, оф.98
ИНН 564356234
Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12
В ОАО «Зорька»
11345672, г. Мурманск, пер. Речной, 27

31.08.2021 г., исх. № 23/7

О подтверждении занятия должности заместителя начальника отдела статистики

Просим подтвердить информацию о том, занимала ли Лаптенко Ираида Валерьевна должность заместителя начальника отдела статистики в обществе с ограниченной ответственностью «Зорька» с ноября 2018 года по сентябрь 2021 года.

Начальник отдела кадров ОДО «Зорька» /Рамонак/ В.Л.Рамонак

Скачать бланк письмо запрос:

Скачать бланк письмо запрос (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма запроса:

Скачать образец письма запроса (в формате Doc, редактируется в Word)