Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Кто занимается утилизацией документов

Чтобы уничтожить документы, назначается комиссия в составе двух и более человек. Лучше всего назначать работников разных отделов. Но в составе должен быть человек, который работает в отделе, чьи документы уничтожаются. В Акте они обязаны расписаться.

Своей росписью данные сотрудники подтверждают фактическое уничтожение документов. Соответственно, должны быть утилизированы именно те бумаги, которые для этого подготовлены. Нельзя допустить, чтобы нужные бумаги случайно были бы уничтожены. В связи с этим, к данному процессу нужно подходить со всей ответственностью.

Нужно иметь ввиду, что есть много документов, которые необходимо хранить в течение не трех лет, а пяти. Преждевременное списание таких документов может привести к серьезным проблемам в деле документооборота.

Порядок проведения процедуры

Повторим, что к делу уничтожения бумаг допускается специальная назначенная директором комиссия. Эта комиссия в комплексе занимается всей работой, включая подготовку документов, и по итогам всех работ, составлением Акта.

Так, вначале они обязаны ознакомиться со всей документацией. Внимательно просматривая их, отделяют те, которые подходят для уничтожения по следующим критериям: в дальнейшем нет надобности в этих документах, не представляют важность и наличие необходимости в будущем, истек срок хранения.

После просмотра оформляется Акт, где прописывается список бумаг для уничтожения. Далее выполняется утилизация. По завершению этой операции все члены комиссии проставляют свои подписи в Акте.

Как правильно уничтожить документы

Есть специальные методы утилизации бумажных документов. Один из них – сожжение. Но сжигать документы , то есть разводить огонь это небезопасно, и не везде возможно это сделать. К тому же вокруг будет много гари. Другой способ – посредством специального приспособления, который «перемалывает» бумагу, так называемые уничтожители бумаг. Второй способ можно применить, если количество бумаг небольшое. На крупных предприятиях объемы таких бумаг слишком большие. И выполнять эту работу членам комиссии, тратя на это свое рабочее время нет необходимости. Можно привлечь фирму, которая занимается этим делом на должном уровне. В таком случае им нужно предоставить, так называемый передаточный Акт, где должны быть прописаны объемы, вес, дата, количество папок и другие необходимые данные.

Имея ввиду то обстоятельство, что бумаги, о котором идет речь, могут содержать различные информационные, финансовые и коммерческие данные, запрещается производить утилизацию простым сбросом их в мусорные контейнеры или использовать их, как макулатуру. Только уничтожение.

Правила по составлению акта об уничтожении документов.

Акт не имеет своей специальной формы. Заполнять можно на усмотрение комиссии. Но если есть специальный разработанный бланк, тогда все записи лучше вести в таком бланке. Необходимо придерживаться определенных правил составления Акта:

• Первой строкой прописывается наименование учреждения;
• Персональные данные председателя и членов комиссии;
• Перечень уничтожаемых документов, желательно оформленного в таблице.

При том условии, что если количество документов очень большое, бумаги нужно разделить по типам или по темам и вносить в список раздельно.

• При необходимости указывается вес или объем уничтожаемых бумаг;
• По окончании работ все члены комиссии расписываются.
• Ставится подпись руководителя

В проставление печати необходимости нет, так как с 2016-го можно печати не использовать, чтобы утвердить какой-либо документ, тем более, что Акт относится к документу для внутреннего использования.

Акт оформляется от руки или на компьютере на обычной бумаге А4, или же лучше на фирменном бланке компании. Количество экземпляров может быть разным, чаще делается столько экземпляров, сколько членов комиссии и плюс один экземпляр для самого учреждения. Каждый экземпляр нужно оформить соответствующим образом, чтобы он имел юридическую силу.

Инструкции по заполнению Акта

1. В верхней правой части прописывается название организации и её организационно-правовая структура. Дата оформления Акта и порядковый номер. С левой стороны оставляется место для резюме руководителя и его подписи, указывается его должность и ФИО. Ниже в средней части пишется название документа.
2. В основной части должна быть следующая информация:

• Приказ или распоряжение директора, на основании которого действует комиссия; номер и дата приказа.
• Персональные данные председателя и членов комиссии (должности, ФИО).
• Сведения о контрольной проверке, ознакомлении и сортировки документов, подлежащих уничтожению. Список этих документов должны быть вписаны в таблицу. Под таблицей указывается количество пунктов (написать цифрами и прописью), внесенных в перечень. Помимо вышеперечисленного, следует описать непосредственно факт утилизации. Можно добавить способ утилизации.

3. Акт подписывают все члены комиссии и вносятся расшифровки каждой подписи. Далее данный Акт предоставляется руководителю для утверждения. После проставления им своей подписи, процедуру уничтожения документов можно считать завершенной.

Хранения Акта

После выполнения всех вышеперечисленных действий, Акт со всеми подписями передается в архив организации для сохранности в течение предусмотренного законодательством времени. При хранении Акта в архиве он остается доступным. В необходимых случаях, Акт можно использовать, если понадобятся какие-либо подтверждения, касательно уничтоженных документов в спорных вопросах.

Скачать бланк акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению:

Скачать бланк акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению:

Скачать образец акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению (в формате Doc, редактируется в Word)