Акт приёма-передачи документов
Этот акт оформляется при передаче документации как внутри организации, так и при необходимости передать документацию контрагенту. В последнем случае составление акта необходимо ввиду юридической значимости. В случаях, когда между сторонами возникают разногласия и дело доходит до судебного разбирательства, акт может служить весомым аргументом в споре сторон.
Содержание
Как правильно составить акт
Учитывая, что на данный момент не существует обязательного шаблона для подобных документов, оформление акта допустимо осуществлять в свободной форме.
Сформировать документ можно как распечатывая его для дальнейшего подписания, так и составления акта вручную, если внутренние нормативы одной из сторон не предписывают использования утверждённого в организации бланка.
Для оформления документа вполне подойдут обычные листы формата А4.
И всё же, несмотря на произвольную форму оформления акта, он должен соответствовать основным правилам делопроизводства и включать в себя ряд данных.
Если подлежащие передаче документы имеют особую ценность, в акте необходимо указывать максимально подробную информацию с указанием полных реквизитов.
Если передаче подлежат оригиналы важных документов, передающей стороне необходимо сохранить их заверенные копии.
Как правильно составить акт
Рассмотрим случай передачи документации стороннему предприятию.
Структурно документ разделяется на три части.
Шапка акта включает в себя:
- Наименование документа с указанием номера, места и даты подписания;
- Информацию о передающей стороне (организационно-правовая форма, реквизиты, ФИО и должность уполномоченного представителя и т.д.);
- Информацию о принимающей стороне (организационно-правовая форма, реквизиты, ФИО и должность уполномоченного представителя и т.д.);
- Количество заверенных экземпляров акта;
Содержательная часть акта для удобства оформляется таблицей и в каждом столбце содержит указание:
- Номера документа;
- Полного названия;
- Времени и места подписания;
- Оригинал/копия;
- Число листов;
Эта таблица может быть расширена исходя из ситуации.
В поле для подписей документ заверяется живыми подписями представителей сторон с обязательной расшифровкой. Заверять документ печатями или штампами необязательно, кроме случаев, когда этого требуют внутренние нормативы организаций.
Заверенные экземпляры хранятся в соответствии с требованиями документооборота. Срок хранения определяется нормами закона и локальными нормативными актами.
Скачать бланк акта приёма-передачи документов:
Скачать бланк акта приёма-передачи документов (в формате Doc, редактируется в Word)
Скачать образец акта приёма-передачи документов:
Скачать образец акта приёма-передачи документов (в формате Doc, редактируется в Word)