Акт о выявленных недостатках товара

К форме Акта часто прибегают, когда необходимо составить документ, обозначающий недостаток принимающего товара. В коммерческой деятельности нередко бывает так, что поставляемый товар не соответствует предварительным договоренностям. Нужно сказать, что данный Акт выступает не как отдельный документ, а представляется бумагой, который прилагается к другим таким основным документам, как договор. Предположим, как договор для торговой сделки.

В какой момент нужно составлять Акт

Как известно, в договорах о поставке товара или иной продукции, всегда обговаривается его качество. Соответственно, обе стороны сделки стремятся к тому, чтобы выполнялись условия договора по данному вопросу, а фирма-поставщик уделяет этому особое внимание. Поставщик всегда заинтересован в поставке качественного товара.

Обычно на практике, за редким исключением, соблюдается требование по качеству. Но, нужно отметить, что случаи поставки некачественного товара имеют место быть. Бывают моменты, когда производитель по различным причинам может допустить какой-либо недостаток при изготовлении своей продукции, которая может остаться незамеченным. Такая партия может отправиться на адрес получателя. В подобном случае оформляется Акт о выявленных недостатках товара при приемке.

Такой же Акт применяется и внутри организации, когда товар с недостатком поступает от, предположим, производственного отдела в другое подразделение.

Значение бланка

Акт о выявленных недостатках товара является очень нужным в случаях, когда поступает товар, имеющий качество, которое не удовлетворяет получателя, и которое не соответствует условиям договора.

Имея на руках Акт, получатель при необходимости имеет право обратиться с претензией к производителю и затребовать компенсацию за поставку некачественного товара.

Кроме того, посредством акта:

• Поставщик возвращает себе подобный товар и у него есть возможность списать его;
• Покупатель принимает к себе на учет только качественный товар.

Бывают случаи, когда недостаток товара не определяется в момент приемки, а выявляется во время использования. Благодаря Акту недоброкачественная часть принятого товара может быть списана с учета предприятия-получателя.

Создание комиссии, задачи

Для подтверждения факта недостатка товара, приказом или распоряжением директора назначается специальная комиссия. Эта же комиссия берет на себя обязанность по грамотному составлению Акта.

В составе комиссии должно быть два и более человек.

Членами комиссии должны быть сотрудники разных подразделений, но при этом они также должны иметь должную квалификацию и профессиональный навык, чтобы могли сделать качественный анализ и вывод по недостатку товара.

Такими специалистами могут быть инженера, технологи и специалисты с других подразделений.

В особых случаях, когда предстоит более тщательный анализ, в соответствии со спецификой товара, допускается привлечение стороннего специалиста-знатока.

Комиссия должна состоять из председателя, который берет на себя все основные функции и ответственность по составлению Акта, и членов.

Особенности формирования акта, общие моменты

Ниже приводятся общие рекомендации для составления Акта подобного рода.

1. С 2013-го года отменены установленные бланки первичных документов. Поэтому оформлять Акт можно в произвольной форме. Иногда предприятия разрабатывают для себя специальные шаблоны такого Акта. Если такая форма имеется в наличии, тогда, естественно, лучше оформлять именно по ней.

2. Акт пишется на бумаге формата А4 или, согласно требования руководства, на фирменном бланке компании.

3. Акт составляется в двух экземплярах:

• Один экземпляр передается поставщику товара;
• Другой экземпляр находится у получателя товара.

Все экземпляры Акта подписываются членами комиссии.

4. Ставить штамп или печать не обязательно. Но если учетной политикой компании это предписано, тогда проставляется штамп учреждения — составителя Акта.

5. Как любой другой Акт или документ, составлять Акт нужно со всей ответственностью. Нельзя допускать ошибки в данных, делать помарки, нужно учитывать все требования к составлению документа. Нередко бывают случаи, когда правильно составленный Акт применяется как доказательная база при возникновении арбитражных споров между организациями. Благодаря Акту, как юридическому документу, возможно отстоять свои права в судебных инстанциях. Поэтому, нужно быть особо внимательным при составлении Акта.

Образец акта о выявленных недостатках товара

Оформление акта особой сложности не представляет.

Первые строки нужно оставить пустыми для записей руководителя и его подписи. Ниже указывается номер акта, его порядковый номер и дата составления.

Ниже описывается главная часть, где нужно прописать:

• Персональные данные председателя и членов комиссии;
• Номер приказа руководителя, дата, краткое описание приказа.

Далее перечисляется в таблице или в списке следующие данные;

• Все подробные данные о товаре, в том числе цена за одну единицу и вся сумма;
• Недостатки, которые были обнаружены в результате проверки.

Потом указываются:

• Все действия комиссии по обнаружению и выявлению факта недостатка товара;
• Перечень сотрудников, принимавших участие в данном процессе;
• Факт нахождения или не нахождения товара на гарантийном обслуживании;
• Перечень операций, которые необходимо выполнить в последующих стадиях: произвести реставрацию, списать, возвратить производителю и др.)

После выполнения всех вышеописанных действий акт подписывается комиссией и при необходимости проставляется печать или штамп.

Скачать бланк акта о выявленных недостатках товара:

Скачать бланк акта о выявленных недостатках товара (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта о выявленных недостатках товара:

Скачать образец акта о выявленных недостатках товара (в формате Doc, редактируется в Word)