Акт внутренней проверки аптеки

Функционал акта

Как известно, наряду с другими предприятиями, аптеки также контролируются и периодически проверяются контролирующими органами. Соответственно, есть необходимость своевременного выявления ошибок и отклонений от правильной работы организации. Для недопущения различного рода отклонений, необходим внутренний аудит.

Обычно, на практике, аптеки, как и другие организации, ежегодно проверяются согласно предварительному плану проверок. Для того чтобы выявить правильность функционирования аптеки, согласно установленным требованиям, назначается соответствующая комиссия. Эта комиссия после проверки составляет Акт.

Для облегчения работы комиссии, в плане проверок подробно прописываются все правила, нормы, порядки, определения и требования в работе аптечного пункта. Целью работы комиссии является упредить и своевременно выявить недостатки для дальнейшего их устранения.

Основную функцию по надзору за аптеками осуществляет Росздравнадзор. Это организация имеет довольно строгие, в соответствии с законами и установленными правилами, требования к работе аптек. Росздравнадзор весомо может уличить, и даже ограничить, вплоть до запрета, работу предприятия. Ввиду многочисленных установленных норм, частным аптекарям, в особенности, следует уделить должное внимание аудиту.

Закон о надлежащей аптечной практике

Как известно, с 1 марта 2017 года вступил в силу закон о правилах ведения аптекарской деятельности. Этот закон далеко неоднозначно воспринят лицами, задействованными в этом деле. В обсуждениях этого закона владельцы и ответственные работники этого бизнеса высказали множество комментариев, в том числе негодующих и несогласных. Но цель этого закона заключается в том, чтобы минимизировать человеческий фактор в этой сфере. В любой индустрии существует такое понятие, как текучесть кадров. И, соответственно, фактор замены одного сотрудника другим, не должен отрицательно повлиять на работу предприятия. Для этого предписываются наличие соответствующих внутренних документов в арсенале аптеки.

Как показала практика, всегда лучше заранее контролировать, выявлять и своевременно устранять нарушающие правила отклонения в работе аптеки. Ведь на кону жизнь человека. И это огромная ответственность, прежде всего, владельца и руководства аптечной организации. Именно с этой целью, то есть для недопущения случаев нарушения, имеется необходимость во внутреннем аудите. В этом, прежде всего, должен быть заинтересован сам владелец аптечного бизнеса.

Государство, учитывая насущность в сохранности здоровья населения, все больше принимает соответствующие законы и правила. Но, несмотря на это, реализация населению лекарственных средств, а также контроль за фармацевтической деятельностью со стороны надзорных органов еще не на должном уровне. Деятельность аптек и здоровье населения находятся в прямой зависимости. Издание Минздравом приказа №647н от 31 августа 2016 года, который начал действовать 1 марта 2017 года, оказался очень своевременным и нужным.

Программа производственного контроля

В сфере аптечного предпринимательства имеются образцы Программы аптечного предприятия. Но, каждая организация вправе сама разработать подобную программу в соответствии с собственным установленным регламентом.

Польза внутреннего аудита:

• Уверенность в том, что все составляемые отчеты ведутся в правильном русле.
• Возможность вести контроль всех имеющихся лекарств, как в качественном, так и в количественном плане.
• Возможность постоянного контроля действия лиц, привлеченных к фармацевтической деятельности.
• Возможность своевременного принятия соответствующих мер по недопущению нарушений и отклонений в работе аптеки. Устранение возникших нарушений.
• Возможность применения на практике мер, которые упреждали бы возникновение нарушающих требований. При соблюдении этого правила Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения, учитывая данный фактор, может ослабить контроль аптечной деятельности.

Подготовка к составлению

Акт внутренней проверки составляется комиссией, которая предварительно назначается в соответствии с приказом руководителя. В составе комиссии должно быть более 2-х лиц. После проверки комиссией всех требований и установленных правил, расписываются в акте.
Обычно решение комиссии бывает единогласным. Если же какой-либо один член комиссии не поддерживает в выводах полностью остальных членов, то он обязан в любом случае расписаться в акте.

Составные части документа

Как правило, в Акте имеется специальная строка или графа, где должен расписаться главный технолог предприятия. Бывает, что эта должность или вакантна, или отсутствует вовсе. В таком случае, вместо главного технолога расписывается другое ответственное лицо с указанием должности и с расшифровкой подписи.

Во внутренних правилах аптечной организации должно быть указано о наличии образцов оформления Акта.

Первой строкой Акта должно быть название составляемого акта, где указаны даты заполнения, названия аптечной организации, которая выполняет проверку, полные имена, фамилии и отчества (при наличии) и соответствующие должности.

Далее вписывается таблица со следующими данными:

• Подробный фактический адрес юридического лица.
• Адрес, где функционирует предприятие. Для сети аптек указываются все геолокации.
• Стационарный и мобильный телефоны предприятия.
• Перечень лиц, не включенных в состав комиссии, но принимавших участие в проверке.

Все установленные в результате аудита факты заполняются в таблице, которые могут иметь больше, чем сто пунктов. Эти пункты включают в себя:

• Документы, обязательные в делопроизводстве предприятия. Фактическое подтверждение состояния помещения, оборудования, инвентаря. А также условий и порядка хранения лекарственных средств. Проверку наличия измерительных приборов, проверку влажности. Проверку температурных режимов в помещениях.
• Ревизию остатков. Сравнительный контроль фактических и отчетных остатков медицинских средств.

В соответствующих графах необходимо указать наличие или отсутствие всех контролируемых позиций. Если требуется текстовое описание отдельной позиции, то для этих целей имеются соответствующие графы. Весь Акт обычно заполняется на цифровом носителе, на компьютере. Но требование по рукописной подписи членов комиссии должно обязательно соблюдаться. Также непосредственно вручную подписывают Акт лица, получающие копии этого Акта.

Акт заканчивается таблицей, в которую вносятся все обнаруженные комиссией нарушения, отклонения от требований и критические замечания. Все отмеченные в этой таблице пункты в дальнейшем будут указывать на неотложные действия, которые нужно будет выполнить в обязательном порядке для устранения всех нарушений.

К Акту внутренней проверки прикладываются приложения с указанием количества листов, где могут быть различные копии справок, отчетов и других необходимых документов.

Скачать бланк акта внутренней проверки аптеки:

Скачать бланк акта внутренней проверки аптеки (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта внутренней проверки аптеки:

Скачать образец акта внутренней проверки аптеки (в формате Doc, редактируется в Word)