Отказное письмо на продукцию

Данное письмо имеет справочный характер и касается только некоторой продукции.

Виды документа

Условно все отказные письма можно разделить на две группы:

1. Те, которые предназначены для торговых компаний;
2. Те, которые предназначены для таможни.

По смыслу данные виды писем практически не отличаются друг от друга.

Однако есть одно серьёзное отличие: таможня требует письма, которые выдаются Министерством промышленности и торговли.

В ситуации, когда отказное письмо нужно для других целей (к примеру, для предоставления заказчику товаров для справки или для информации на стенд в магазине, которая будет информировать покупателей), его может предоставлять практически любая организация, аккредитованная на выдачу таких бумаг, запрашивающим предприятиям.

Как получить отказное письмо

Для получения отказного письма фирме, нуждающейся в нем, необходимо отправить специальный запрос в аккредитованное учреждение. В этом запросе указывается продукция, в отношении которой нужна справка, и цель ее получения.

Также для отказного письма требуются некоторые документы, в которых указана общая информация для всех:

1. Название компании,
2. Ее реквизиты (КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).
3. К документу для торговых предприятий обязательно нужно приложить:
4. Описание продукции;
5. Характеристику продукции;
6. Код ОКП (если он есть).
7. К документу для таможни в некоторых случаях необходимо предоставление:
8. Описания товара;
9. Инвойса;
10. Контракта;
11. Кода ТНВЭД (если он есть).

Сколько действует документ

Законодательно не устанавливается срок действия подобных документов, поэтому все отказные письма действительны до того момента, когда произойдут изменения в «Едином перечне продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия». Или же до того момента, когда на товары, отмеченные в письме, технические регламенты вступят в силу.

Но бывают случаи, когда прописывается крайняя дата действия письма. Чаще всего эта дата – один год с момента отправки.

Платно или бесплатно

За определенную плату выдается отказное письмо на продукцию аккредитованными организациями.

Сумма зависит от количества названий продуктов, на которые необходимо оформление отказа. Чаще всего стоимость письма не более 3 тысяч рублей, его делают не более семи дней.

Кто может получить отказное письмо

Любые представители бизнеса, т.е. как ИП, так и юридические лица, могут получить данный документ. Частное же письмо не может его получить.

Нужно учитывать тот факт, что нельзя передавать отказные письма третьим лицам, в таком случае оно автоматически утрачивает сваю законную силу. Владеть отказным письмом может только одна компания.

Является ли обязательным получение отказных писем

Эти письма относятся к разъяснительным бумагам, которые носят справочный характер. Поэтому не требуется наличие таких писем при осуществлении продаж товарно-материальных ценностей.

В случае, когда товары не подлежат обязательной декларации и сертификации, на таможне тоже не обязательно будет предоставлять регламентирующие документы.

Другими словами, такие письма нужны в том случае, если кому-то из представителей бизнеса они будут нужны по собственной воле.

Имеет ли право вторая сторона договора требовать наличие отказного письма

В связи с тем, что отказное письмо – право, а не обязанность организации, невозможно требовать от нее данного документа. Но есть исключение: в случае, когда в договоре между сторонами присутствует такой пункт, то его необходимо выполнить, как и все остальные пункты этого договора, чтобы избежать разногласий с партнером или заказчиком.

Составление отказного письма

Не существует единого образца данного документа, поэтому он составляется в свободной форме. Аккредитованная организация, выдающая данный документ, сама решает, каким будет отказное письмо на продукцию. Единственное условие – нужно, чтобы структура бланка соответствовала нормам делопроизводства и правилам делового документооборота.

Также необходимо знать, что в бланке обязательное наличие некоторых обязательных сведений. А именно:

1. Название организации, выдающей документ, ее контактные данные;
2. Название компании, которой он нужен;
3. Исходящий номер и дата составления письма;
4. Суть письма, а именно информация о том, что в отношении указанного в запросе от предприятия товара или продукции не применяется сертификация и декларирование.

Список товаров, по которым может составляться одно отказное письмо, практически не ограничивается.

Оформление образца

Законодательство не предъявляет каких-либо особенных критериев к оформлению или содержанию письма. Это означает, что документ пишется на простом листе бумаги или фирменном бланке организации.

Важно, чтобы на документе присутствовала подпись ответственного лица (но недопустимо использовать факсимильные автографы, т.е. отпечатанные) и сведения о его должности. Бланк заверяется печатью учреждения, которая свидетельствует о том, что данный документ – подлинный.

Отказное письмо после того, как оно было оформлено, обязательно фиксируется в журнале исходящей корреспонденции той организации, которая его сформировала.

Передать документ можно разными способами:

1. Лично в руки заявителю, если у него есть время для личного посещения аккредитованного учреждения;
2. Через почту, обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении;
3. При помощи курьера.

Скачать бланк отказного письма на продукцию:

Скачать бланк отказного письма на продукцию (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец отказного письма на продукцию:

Скачать образец отказного письма на продукцию (в формате Doc, редактируется в Word)