Письмо о смене реквизитов

Кому пишется письмо о смене реквизитов

Такое письмо пишется клиентам, партнерам, кредиторам, заказчикам, заинтересованным госструктурам и контролирующим органам с целью информирования об изменениях.

Важно: в настоящее время письменно не сообщается о том, что изменены банковские реквизиты, в налоговую инспекцию. Это делают теперь банки.

Остальные контрагенты компании уведомляются обязательно (это носит не рекомендательный, а обязательный характер), ведь такая необходимость сообщения о смене реквизитов всегда отражается в письменных договорах между компаниями. При этом очень важно это делать своевременно, при возможности заранее, чтобы избежать неприятных ситуаций при взаимодействии. Например, чтобы не отправили важные документы на устаревший адрес или чтоб не перечислили денежные средства на старый счет.

Кто является составителем письма

Чаще всего такие письма составляет секретарь компании или юрисконсульт, а также руководители структурных подразделений или их сотрудники, которые напрямую работают с контрагентами. Важно, чтобы составляющий четко владел информацией, знал все основные правила составления и оформления деловой документации.

Правила составления

Данное письмо не имеет образца, который необходимо обязательно применять, поэтому может писаться в свободной форме, учитывая все потребности и задачи отправителя. Однако, все же нужно придерживаться общепринятых правил оформления деловых писем.

1. Сначала указывается отправитель, наименование и реквизиты, затем адресат (это обязательно конкретное лицо и его занимаемая должность, а не просто название компании).
2. Дальше излагается информация. В данной части необходимо изложить информацию о смене реквизитов с указанием новых, а также просьбы, которые связаны с данными изменениями.

Письмо пишется в вежливом тоне, не сухо, но и не развязно. Нужно придерживаться делового стиля общения, недопустимы любые ошибки, касающиеся орфографии, пунктуации или лексики русского языка.

Можно написать данный документ как от руки, так и в печатном варианте. В обоих случаях письмо подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом вручную. Печать на документе может отсутствовать, ведь с 2016 года печати и штампы могут не использоваться.

Письмо можно составлять на обычном листе или использовать фирменный бланк компании. Лучше использовать последний вариант, он придаст более официальный характер и солидный вид посланию.

Письмо составляется в нескольких экземплярах, каждый экземпляр направляется той компании, которой требуется. Каждое письму регистрируется в журнале исходящей корреспонденции, что помогает при возникновении конфликтных ситуаций с другой стороной иметь все сведения о датах отправок писем.

Заполнение шапки письма

1. Сверху пишется отправитель, а точнее:

• Полное наименование организации
• Адрес и контактные данные для связи.

2. Затем пишутся данные о получателе:

• Его название
• И конкретное лицо, к которому обращаются (должность, ФИО).

3. Далее ставится дата составления и его номер по внутреннему документообороту.
4. После этого посередине пишется название письма.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

Дальше составляется информационная часть.

1. Сначала пишется о самом факте смены реквизитов, с уточнением, что именно подверглось изменениям. Сюда же пишется дата, с какого числа старые данные не актуальны.
2. После этого указываются имеющиеся просьбы, касаемые прошлой и будущей документации по части данных, которые изменились.
3. Письмо обязательно подписывается, подпись расшифровывается, указывается должность подписавшего лица.

Как отправить письмо

Лучше всего отправлять данные письма с помощью почты, но при этом обязательно заказными письмами и с уведомлением о вручении. Это даст возможность быть уверенным, что письмо точно дошло до адресата в установленный срок (чаще всего это несколько дней, в зависимости от местонахождения компании-получателя). Это очень важно ввиду того, что реквизиты – важная часть официальной документации, и письма обо всех изменениях, связанных с ними, необходимо вовремя доставить контрагентом и убедиться, что они прочитаны.

Также можно отправлять с помощью электронной почты, но необходимо понимать, что такое письмо не обязательно может быть прочитано адресатом, т.к. оно может попасть в папку «спам».

При необходимости возможно совмещение разных вариантов отправки: к примеру, отправлять одновременно электронным вариантом и почтой. Это поможет в сжатые сроки уведомить другую сторону об изменениях, а также это послужит доказательством того, что соответствующее письмо было отправлено своевременно и получено адресатом.

Скачать бланк письмо о смене реквизитов:

Скачать бланк письмо о смене реквизитов (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма о смене реквизитов:

Скачать образец письма о смене реквизитов (в формате Doc, редактируется в Word)