Письмо о выполнении предписания
Функция этого документа — сопровождение отчета об исполнении предписания. Данные бумаги нельзя разделять, они могут улучшить взаимопонимание с органами и службами контроля.
Содержание
Требования к составлению
Письмо является служебным документом. Несмотря на то, что оно пишется в практически свободной форме изложения, оно должно быть написано с учетом следующих условий:
- Нельзя предоставлять субъективные или искаженные данные, они обязательно должны быть достоверными;
- Необходимо излагать все максимально кратка, однако полностью раскрыв ситуацию;
- Недопустимо использование текста, который может быть понят двояко;
- Приведенные факты должны быть логичными, аргументированными и внятными;
- Лучше использовать ссылки на законы, что подчеркнет юридическую грамотность;
- Весь текст нужно разделить на несколько частей, быть структурированным;
- При условии типовой ситуации лучше использовать при ее описании трафаретные формулировки.
Трафаретные – те канцелярские выражения, которые общеупотребимы и которые характеризуют то, как обстоят дела.
Что прилагается
В конце текста письма располагаются приложения. Обязательно это копии бумаг, подтверждающие описываемую ситуацию: например, отчет об исполнении предписания, опись нарушений, которые были выявлены. Данные приложения обязательно должны быть с печатями и подписаны ответственными лицами. Заполняется отчет достаточно сложно, он состоит из следующих частей:
- Титульный лист;
- Опись;
- Сам отчет;
- Приложения.
Все это пронумеровывается, прошивается, на всех листах ставится печать. При этом письмо о выполнении предписания не прошивается.
Сверху справа в начале отчета оставляется ссылка на то, что это приложение к данному письму. Дальше по пунктам пишутся выявленные нарушения в ходе проверки, о каждом из них – какие меры приняли для их устранения.
Важно! В случае, когда предписаний много, то можно составить таблицу, используя графы «Содержание предписания» и «Отметка об исполнении» — то, что было сделано не так и как оно исправлено.
К такому письму иногда прилагаются акты проверок не старше 3 дней. Эти документы можно отправлять в электронном виде, при этом обязательно предварительно заверив электронной подписью.
Обязательно ли составлять
Принципиально для контролирующих органов именно наличие отчета. Если отчета не в установленное время, то дело передают в суд. Он принимает решение об административной ответственности за какие-либо недостатки в работе частного лица, ИП или фирмы, которые были выявлены. Письмо – своеобразный атрибут деловой этики, которое является частью этих бумаг.
Передача
Письмо лучше передавать сотруднику Управления, контролирующему выполнение указанного предписания, под роспись. Это необходимо для того, чтоб письмо точно дошло до адресата. Если же такой возможности нет, то используется почтовое отправление с обязательным уведомлением о вручении. Это очень важно, ведь если состоится судебное разбирательство, то будет иметь значение, получена ли бумага сотрудником контролирующей организации.
Форма написания
Обязательно в письме указывать:
- Число, когда оно написано;
- Номер документа;
- Ссылку, от какого числа были составлены предписания, их номера и названия;
- Информацию о том, какие документы содержатся в приложении.
Для того, чтобы информация была более полной, лучше ссылаться на существующие законы, их пункты, даты принятия.
Контролирующие органы достаточно часто выявляют какие-либо нарушения. Если оно выявлено – его обязательно исправлять. В противном случае нарушитель будет подвержен административной или уголовной ответственности (в зависимости от нарушения).
Внешний вид документа
Сверху справа располагается ссылка на адресата. Это может быть начальник какой-либо службы, сферы в области либо региона и пр. Важно, чтобы совпадали ФИО адресата и того, кто составлял предписания. Можно, чтобы был формат фамилия и инициалы, а не полностью имя с отчеством сотрудника.
Далее идет основная часть. Сначала – обращению к конкретному лицу, который ответственен за проведение проверок в компании. Первую строчку начинают фразой «В исполнении предписания…». Далее располагаются ссылки на предписание, дату, когда оно было составлено и заверено. Тут же упоминается отчет и дата проверки.
При следовании юридическим нормам (рекомендуется), ссылка на законодательную базу будет идеальным завершением основной части письма.
После ссылок на отчет идет перечисление приложений, предоставляемых вместе с письмом.
Внизу обязательно наличие печати, подписи руководителя организации с расшифровкой его должности. При наличии оставляется ссылка на доверенность с датами и подписями, по которой действует лицо. Его копия необходима в контролирующей организации, ее нужно туда будет доставить.
Ошибки
Нельзя в письме голословно утверждать какие-либо факты, необъективно оценивать ситуации. Вся информации, присутствующая в формулировке письма, обязательно подтверждается сопроводительными документами или действиями по устранению нарушений, которые были выявлены.
Если по неосторожности допущена незначительная ошибка, ее можно исправлять, однако все подписавшиеся должны подтвердить факт ее исправления путем постановки своей подписи рядом с исправленным. Данные взаимоотношения регулируются Федеральным законом от 26.12.2008 г. №294.
Количество экземпляров
Лучше всего сделать по два экземпляра и отчета, и самого письма о выполнении предписания. Один направляют конкретному лицу в контролируемые органы, второй остаётся в сейфе организации. Хранится он минимум 3 года, как того требует закон.
Скачать бланк письма о выполнении предписания:
Скачать бланк письма о выполнении предписания (в формате Doc, редактируется в Word)
Скачать образец письма о выполнении предписания:
Скачать образец письма о выполнении предписания (в формате Doc, редактируется в Word)