Письмо подтверждение

Случаи использования письма-подтверждения

Такое письмо используется для уведомления второй стороной:

1. Том, что согласна заключить договор
2. Том, что какой-либо вопрос рассмотрен;
3. Том, что принято решение;
4. Том, что получены документы, товар, деньги и т.д.

Другими словами, существует много поводов у коммерческих организаций для того, чтобы составлять письма такого рода.

Для чего пишется письмо

Данный вопрос актуален, ведь существует много различных современных способов для коммуникации. Многие вопросы решаются посредством телефонной связи, скайпа или мессенджеров. Так для чего писать письмо?

Составленное в письменной форме послание поможет доказать что-либо.

Есть случаи, когда письмо является дополнением и аналогом соглашения о, например, получении товара или о намерениях каких-либо действий.

Данные письма могут помочь в налаживании деловых контактов, помочь в формировании доверительных отношений между организациями, укрепить лояльность и подчеркнуть особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

Обязанность составлять письма-подтверждения в организациях ложится на секретаря, юриста, кадровика или на какого-либо специалиста или даже руководителя отдела, который занимается решением конкретного вопроса.

Не зависимо от того, кто составитель письма, важно, чтобы он четко понимал, каким образом формируются данные документы, знал все нормы и требования деловой переписки и соблюдал их.

Основные особенности формирования письма

В случае, когда есть необходимость известить контрагента о подтверждении чего-либо, рекомендуем перед составлением письма прочитать и учесть следующие советы.

Нужно понимать, что у письма-подтверждения не существует специальной формы, оно часто составляется в свободной форме или по шаблону, если такой имеется в компании.

Можно написать документ от руки (однако в современном мире так уже практически никто не делает) или сделать в печатном варианте. Для письма такого типа используется бумага, чаще всего формата А4 или собственный бланк компании при его наличии.

Важно брать во внимание при написании письма следующие немаловажные моменты:

1. Денежные суммы вносятся и цифрами, и прописью;
2. Дата пишутся в формате «ЧЧ.ММ.ГГГГ»;
3. Документ указывается с датой его составления и номером.

Наличие дополнительных материалов (например, фото, видео) отмечается в тексте отдельным пунктом.

Письмо подписывается отправителем обязательно, а также руководителем организации. При применении компанией штемпельных изделий для визирования бумаги (печать, штамп) письмо удостоверяется с их помощью.

Чаще всего письмо-подтверждение пишется только в одном экземпляре. Его необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Как составляется письмо-подтверждение

Письмо должно содержать в себе стандартные данные:

1. Информация об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронная почта и адрес при его наличии);
2. Сведения об адресате (название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или того, кому именно отправляется письмо);
3. Номер письма (как в журнале исходящей документации) и дата его составления.

После этого пишут название документа и обращение к адресату, например «Уважаемый Виктор Анатольевич» или «Уважаемая Алла Вячеславовна».

Далее основная часть. Здесь пишется то, что именно подтверждает данное письмо:

1. Если сотрудничество, то указывается, какое именно и при каких условиях;
2. Если договор или проект – здесь пишется их название, номер, дата и другие моменты;
3. Если прием каких-либо товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, то рекомендуется кроме даты получения указывать и документы, которыми они сопровождались.

Чем более подробно тут излагается информация, тем лучше.

Если есть необходимость, то письмо подкрепляется ссылкой на закон, акт, постановление правительства, если это имеет прямое отношение к вопросу, рассматриваемому в письме.

В конце документа высказывается свое пожелание, вопрос, просьба или делается какое-либо предложение.

Как отправить письмо

Есть несколько способов отправки письма-подтверждения:

1. Один из самых надежных – обычная почта, но обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Таким образом письмо точно не затеряется и дойдет до адресата. Это дает возможность точно знать, что послание адресат получил. Однако минус в таком способе – время, иногда для доставки может понадобиться несколько дней или более недели.
2. Один из простых, быстрых и доступных – с помощью электронных средств связи (с просьбой уведомить о получении). Однако в таком случае нужно быть готовым, что письмо может попасть в «спам» и адресат его просто не увидит. Поэтому данный вариант используется в таком случае, если между сторонами установлено общение с помощью телефонной связи или через личные встречи.
3. Передача через факс. В настоящее время данный способ еще не утратил свою актуальность. В данном случае тоже можно не переживать, что письмо доставлено. Однако этот способ уместен, если отношения сторон достаточно близкие.
4. Самый эффективный способ – использовать оба этих варианта сразу.

Скачать бланк письмо подтверждение:

Скачать бланк письмо подтверждение (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма подтверждение:

Скачать образец письма подтверждение (в формате Doc, редактируется в Word)