Письмо просьба

Будет полезным для вас скачать универсальный шаблон подобного документа.

Правила составления письма-просьбы

Несмотря на то, что письмо-просьба пишется в свободной форме и не имеет шаблонного образца, оно является одним из видов официальной документации. И поэтому при его написании всегда нужно соблюдать ряд правил и норм делопроизводства и деловой этики. Такое письмо может отправляться как целой компании, так и физическому лицу.

Всякий документ имеет такую часть как вводная, и письмо-просьба этому не исключение.

Эта часть содержит:

1. Данные о компании, которая отправила письмо и которая же о чём-либо просит получателя обращения;
2. Что послужило поводом для обращения (к примеру, «в связи с полученными результатами»);
3. Указание ссылок на основание (доверенность, проведенные переговоры, телефонный разговор);
4. Какую преследует компания-отправитель цель («для решения проблем», «во избежание спорных ситуаций» и так далее).

В основную часть непосредственно входит сама просьба. Она может быть высказана в любой свободной форме от такого глагола, как «просить». Так как всё же это письмо-просьба, его необходимо написать в уважительной и вежливой манере. Отличным вариантом будет приукрасить письмо комплиментами в адрес организации, которую о чём-либо просит первая сторона («зная ваш масштаб возможностей», «восхищаясь вашим организаторским талантам» и тому подобное).

При условии, если вы пишете сразу о нескольких просьбах, то следует их обозначить обособленными пунктами или абзацами.

Также, как и письмо с несколькими просьбами, компания-адресат может в ответ прислать одним документом с комментарием на каждую просьбу отдельно по каждому выделенному пункту. Плюсом такой переписки является сокращение документооборота, а это значительно сокращает временные затраты на прочтение и соответствующую обработку таких посланий.

Если время на получение ответа ограничено, это обязательно нужно отобразить в тексте письма и желательно очень корректно.

Отправлением и получением писем такого рода традиционно занимается секретариат компании (в больших организациях для этого назначаются целые отделения). После того, как письмо было написано или прочитано, его передают директору организации. Исключениями будут являться письма с пометками «лично в руки» или «конфиденциально», такие письма следует передать сразу в руки начальнику предприятия.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Письмо-просьба — это корпоративная корреспонденция, поэтому в начале необходимо указать наименование компании-отправителя, адрес и телефон. А в последующем вносить данные получателя. В центре строки обязательно нужно указывать, что это письмо-просьба (но это не обязательно).

В последующем пишется всё касаемо самой просьбы. Желательно её полностью обосновать и уже потом оговаривать конкретику просьбы. В конце письмо обязательно подписать и поставить дату написания данного документа.

Как отправить письмо

Внимание к разным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

1. Самый обычный, но не быстрый способ: с помощью Российской почты (выбираем заказное письмо с уведомлением о вручении). Вариант курьера также никто не отменял.
2. В современном мире очень развиты электронные средства связи, поэтому очень удобно отправлять письма электронной почтой или факсом.
3. В самом крайнем случае можно прибегнуть к соц.сети, если, конечно, партнёру такой тип связи подойдёт.

Эту письмо-просьбу, как и каждый исходящий вид документации, должны зарегистрировать в журнале исходящей документации, как сделает и получатель при получении письма в журнале регистрации входящей документации. Если вдруг создастся какая-то непонятная ситуация, такой способ фиксации движения документов поможет в разрешении недоразумений.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Под письмом-просьбой понимается письмо, которое содержит просьбу к адресату. Основная цель такого письма – побуждение к действию адресата, выгодное для отправителя. В таком письме-просьбе должны содержаться как сама просьба, так и её обоснование. Формулировка письма должна объяснить, почему адресату будет также полезно выполнить просьбу. Автор письма обязан не только хорошо владеть правилами написания таких писем, но и быть разборчивым в психологических аспектах.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Для выделения денежных средств от государственной власти, физических лиц или спонсоров письмо должно иметь вид:

От ЗАО «Поляна»
Депутату Законодательного собрания
Петрову В. В.

Здравствуйте многоуважаемый Василий Васильевич. Я представитель закрытого акционерного общества «Поляна». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 15 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением ЗАО, средств начало катастрофически не хватать на оказание помощи. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку нового оборудования взамен старому.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 800 000 рублей на нужды ЗАО «Поляна».

С уважением, Горшкова И. З.

Немного выше мы видим правильно составленный текст, в котором указаны:

1. Название организации и род её деятельности;
2. Сама просьба о выделении денежных средств и на какие цели;
3. Имеется само обоснование, почему чиновник должен помочь и какова его выгода.

Имеется конкретная сумма, которая указана в письме. Компания говорит, что именно в таковой сумме она нуждается.

Письмо-просьба о поставке товара

Такой вид писем традиционно адресуют фирмам-партнёрам. В самом содержании желательно достаточно точно изложить выгоду обеих сторон.

Директору организации «БББ»
Бетонову Г. А.
От начальника фирмы «ИИИ»
Пузырька Б. А.

Здравствуйте, Глеб Александрович. Мы желаем заказать у вашей компании набор продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на областной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Анатольевич

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Традиционно эти письма отправляются организациям поставщикам. Например, предприятие организует какую-либо выставку. У этого предприятия есть поставщик – компания, которая занимается поставкой стендов, брошюр и буклетов. Оказалось, что стоимость этого всего слишком высока и компании стало тяжело оплачивать товары такой организации. Соответственно это моет стать поводом попросить снизить цену при помощи скидки.

Директору компании «ЗападХимТорг»
Романову Р. П.
От руководителя организации «Затор»
Пентюхова В. В.

Здравствуйте, Роман Петрович. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 45%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 34%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 10% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 45% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

С уважением, Валентина Владимировна

В тексте присутствуют такие пункты как:

1. Пояснение причин предоставлении просьбы о скидке;
2. Обозначение конкретного размера скидки;
3. Объяснение того, что может привести к расторжению контракта (не предоставление скидки, а соответственно, упадёт спрос на товар).

При составлении текста всегда стоит учитывать не только грамотность и юридическую подкованность, но и психологические факторы. Письмо должно положительно повлиять на получателя.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Директору фирмы «Рента»
Радомскому М. Д.
От начальника организации «Агро»
Пешка З. Г.

Здравствуйте, Михаил Дмитриевич. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 25%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Зинаида Генадьевна.

В тексте стоит обозначить, что организация неукоснительно соблюдала все обязательства в полном объёме. То есть компания-арендодатель должна быть уверена в продолжении добросовестного соблюдения договорных условий. Адресат должен понять, что, отказав, он останется без платы и арендатора.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Образование долгов часто возникает при взаимодействии между организациями. В случае, когда компания готова в дальнейшем продолжить партнёрские отношения с организацией, у которой долг образовался, тогда направляется письмо — просьба.

Директор организации «Непременно средства переведём»
Рапунцель И. К.
От начальника фирмы «Задолженность»
Распутин В. Р.

Уважаемый Ирина Кирилловна, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 859 400 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 859 400 рублей. Просим оплатить его до 3 декабря 2021 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Виталий Ростиславович.

В тексте письма нужно в обязательном порядке указать следующие пункты:

• Конкретная сумма задолженности.
• Срок выплаты долга.
• Последствия невыплаты задолженности.

В письме следует сказать о длительном и успешном сотрудничестве с компанией. Ни в коем случае это не должно выглядеть как требование. Необходимо помнить, что мы отправляем просьбу.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Компания привезла товар, но оплата его не была произведена. Соответственно появился долг, но у получателя отсутствуют денежные средства для оплаты. В этом случае мы пишем письмо-просьбу, в котором будем просить об отсрочке оплаты.

Директор фирмы «Долг»
Романов И. К.
От руководителя организации «Отсрочка»
Мирончук И. К.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 850 400 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 9 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

• 425 200 рублей мы внесем до 3 февраля 2021 года.
• 425 200 рублей будет внесено до 3 апреля 2021 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Ирина Кирилловна.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Долг фирмы может быть погашен сторонней компанией. То есть, другая организация, конечно, просто так долг не оплатит. Традиционно такое письмо отправляется должнику или иному лицу, имеющему какие-либо обязательства перед компанией.

Директору фирмы «Оплата будет»
Ивулину К. Р.
От руководителя компании «Долг»
Сиронин А.И.

Уважаемый Кирилл Романович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 650 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 150 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 150 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Александр Игнатьевич.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Абсолютно никто не застрахован от возникновения проблем, с которыми нельзя справиться без сторонней помощи. Такое письмо-прошение может направляться в любое учреждение организации коммерческого либо государственного типа.

Руководителю фирмы «ЗЗЗ»
Петриковой З. Б.
От коммерческой организации
«Дарим светло»

Уважаемая Зоя Борисовна, я являюсь представителем общественной организации «Дарим светло». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Павел Игнатьевич.

Подводя итог

Итак, подведём итог в создании письма-просьбы. В начале следует в представительной форме рассказать, чем вы занимаетесь (организация). Слишком длинной вводную часть делать не следует, нам необходимо, чтобы письмо было дочитано до конца. В последующем нужно описать суть просьбы с особой точностью, указывая конкретные суммы, сроки. Немаловажно будет дать осознать получателю свою выгоду в проекте. И поэтому нужно описать, какую выгоду извлечёт организация — потенциальный партнёр. В завершении необходимо корректно попрощаться.

Скачать бланк письмо просьба:

Скачать бланк письмо просьба (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма просьба:

Скачать образец письма просьба (в формате Doc, редактируется в Word)