Сопроводительное письмо к документам

К чему прилагается сопроводительное письмо и с какой целью

Компания в процессе своей деятельности имеет контакты с огромным количеством партнером и ведомств. Обычно отправляют указанные письма:

1. К акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
2. К декларациям в ФНС, ФСС;
3. К договору на подпись контрагентам;
4. К коммерческим предложениям;
5. К отчетам и исполнительной документации партнерам и в некоторые ведомства и т.д.

Письмом при необходимости сопровождается любая важная документация.

При составлении данного документа ответственный работник должен присвоить ему исходящий номер по правилам делопроизводства и зарегистрировать его в журнале исходящей корреспонденции. Сторона, которая получает письмо, должна присвоить ему входящий номер. Нумерация помогает отслеживать письма, если возникает такая необходимость. Это одна из важных функций, которые выполняет деловая корреспонденция.

Сопроводительное письмо содержит список документов, к которым оно приложено. Это дает возможность доказать, что все необходимые документы отправлены, а при их потере будет виновна только получившая сторона.

Также в письме иногда могут указываться сроки, например, в случае, когда нужно подписать и обратно отправить пакет документов.

Кем составляется и подписывается сопроводительное письмо

Секретарь или делопроизводитель занимаются составлением подобной документации. Если такой специалист в организации отсутствует, то данную работу выполняет работник, отвечающий за отправку документов. Например, менеджер по продажам (если отправляются потенциальным партнерам), бухгалтер (при отправке в ФНС или ПФР) и другие специалисты.

Когда письмо подписывается, должна быть соблюдена этика делового общения. Если адресат – руководитель компании, тогда подписывается оно также руководителем, т.е. равным по должности. Для того, чтобы получить обратную связь, если необходимо выполнить какие-либо поручения, в конце указываются контакты сотрудника, к которому можно обратиться с той или иной просьбой и который может проконсультировать по возникшим вопросам. Например, могут указываться в определенной ситуации контакты бухгалтера, специалиста по продажам, менеджера, консультанта и т.д.

Структура сопроводительных писем

Данный документ имеет стандартную структуру. Сначала обязательно идет шапка, в которой указывается должность получателя, его ФИО полностью, компания или ведомство, адрес. Затем указывается номер письма, дата его отправки, название: «Сопроводительное письмо».

Далее идет основная часть. В ней содержится обращение, причина, почему отправлены документы, сроки их возврата и т.д.

Затем указывается список отправляемых документов, контактные данные отправителя и ставит подпись отправитель.

Текст сопроводительного письма

Данные документ при отправке партнера лучше всего начинать с обращения, к примеру: «Уважаемый Анатолий Борисович!». При отправке же в госорганы или в вышестоящую инстанцию обращение не корректно использовать. Тогда лучше начать с фраз: «Направляем Вам», «Сообщаем Вам», «Предоставляем Вам» и т.д. Дальше кратко указывается, какие документы сопровождает письмо: «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Обязательно отмечается цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

Далее необходимо написать о сроках возврата и о необходимых действиях получателя.

Например:

1. «Просим информировать установленным порядком»;
2. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

Придерживаясь правил делового этикета, на письма необходимо давать ответ в течение рабочего месяца. В случае, когда срок не установлен каким-либо договором, не пишется о нем в любых формах. Это не допускается с точки зрения этикета. Однако срок можно ускорить при условии, если организации равны по статусу. Тогда указывается причина, к примеру: «Просим подписать акт в двухнедельный срок для отправления его в Трудовую инспекцию до 18 апреля».

Перечень приложений указывается так:

1. Название документа пишется полностью;
2. Количество копий документа;
3. Количество листов каждого документа.

Все позиции нумеруются, а после списка указывается количество всех документов и количество листов всего.

Важные моменты

1. Для оформления сопроводительного письма используется официальный бланк компании, на котором указываются реквизиты и название отправляющей компании, а также адрес и контактные данные.
2. Составляется письмо с использованием стандартных формулировок и официально-делового стиля общения, но в свободной форме. Не корректно употреблять разговорные выражения, не допустимо наличие любых видов ошибок. Необходимо знание всех правил русского языка, которые должны быть соблюдены в обязательном порядке.
3. Отправляются документы курьером, по почте или передаются лично. Возможна отправка документов через электронные сервисы при наличии такой договоренности. При личной передаче документов нужно иметь два экземпляра сопроводительного письма, на одном из них принимающая сторона ставить отметку, что все документы приняты. Это является доказательством того, что бумаги переданы.
4. Наличие печати на сопроводительном письме не обязательно, однако она необходима при требовании получателя ее поставить.

Скачать бланк сопроводительного письма к документам:

Скачать бланк сопроводительного письма к документам (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец сопроводительного письма к документам:

Скачать образец сопроводительного письма к документам (в формате Doc, редактируется в Word)