Отражение расчетов по претензиям в бухгалтерском учете

Судебные органы являются одним из основных мест для решения конфликтов. Но и у нее сть свои минусы – это долго и зачастую подразумевает дополнительные расходы. Гораздо быстрее и эффективней решить все в рамках досудебных процедур. Одной из таких процедур является направление письма с претензиями (предъявление претензий) второй стороне соглашения. В этой претензии указывается на нарушение условий заключенной сделки, которое может быть выражено в некорректных действиях, бездействии, просрочке выплат, поставке несоответствующего товара и т.д.

Кроме того, что такая претензия фиксирует факт нарушения взятых на себя обязательств другой стороной, она также отражает требования по исправлению указанных нарушений или компенсацию за нарушения.

Среди положительных факторов направления претензии отмечают

1. Экономичность решения конфликта – не требуется привлечение юристов, специалистов для подготовки заключений, нет необходимости оплачивать государственную пошлину.
2. Экономия времени на разрешение спора и устранение последствий нарушения соглашения.
3. В большинстве случаев претензия помогает избежать судебных разбирательств, так как при признании ее обоснованности, виновная сторона возмещает все убытки.
4. Направление претензий является обязательным этапом перед подачей искового заявления. Стоит сразу сделать оговорку. Обязательность этого этапа должна быть зафиксирована нормативными актами организации или же договором сторон. Если такая оговорка имеется, а исковое заявление подано без направления претензии, суд вернет заявление ссылаясь на нарушение досудебной процедуры. Если же такого пункта нигде нет, то стороны вправе решать свои проблемы сразу в судебном порядке.

Претензия может быть составлена и направлена любой из сторон договора

Которая посчитает, что какие либо условия сделки были нарушены. Практика показала, что претензию направляют чаще всего:

1. Кредиторы в попытках взыскать просроченный долг
2. Заказчики недовольные работой подрядчиков/исполнителей (такую претензию еще называют рекламацией)
3. Покупатели, которые обнаружили недостачу поставленной продукции или если продукция была поставлена в ненадлежащем качестве
4. Поставщики в попытках взыскать с покупателей задолженность по поставленной продукции

Претензии основываются на таких вещах как недопоставка товара, некачественное оказание услуг, неправильное указание сумм в документации, отсутствие оплаты по оказанным услугам и по другим основаниям, указанным в договоре.

Законодатель четко определил порядок разрешения претензионных споров

Если одной из сторон претензии выступает физическое лицо, то необходимо опираться на нормы Закона о защите прав потребителей. Если спор возник между юридическими лицами, то порядок и основание направления претензии основывается на Гражданском кодексе Российской Федерации)

Одной из частых претензий является так называемая претензия при «обратной реализации». Случается это в тех случаях, когда покупатель принял товар, оприходовал его к себе на баланс, но в силу обстоятельств решил вернуть его продавцу. При этом он вправе направить претензию со следующими требованиями:

1. Возврат предоплаты за товар
2. Замену поставленной продукции
3. Устранение выявленных недостатков, дефектов поставленной продукции
4. Уменьшение стоимости товара
5. Выплата неустоек, компенсаций, штрафов и т.д.

Важно чтобы нарушение условий договора и требований относительно данных нарушений были зафиксированы и оформлены документально

Претензия должна содержать следующие обязательные элементы

1. Наименование организаций – сторон договора условия которого были нарушены
2. Реквизиты и фактические адреса организаций
3. Подробное описание требований
4. Сумма претензий с описание того, как это сумма была определена
5. Данные банковского счета, на который должны быть переведены деньги указанные в претензии
6. Ссылки на пункты договора, которые были нарушены
7. Список документов, подтверждающих содержание претензии. Копии этих документов должны быть приложены к претензии

Для того, чтобы быть уверенными, что претензия дошла до адресата рекомендуется отправить ее с вручением под личную подпись либо же заказным письмом.

Законодательство четко определило сроки подачи претензий по различным случаям нарушений условий договора. По общему правилу такой срок не превышает месяца с момента обнаружения таких нарушений. В случае если срок пропущен, претензия не будет иметь юридической силы. Для оппонента также установлен срок на подготовку и отправку ответа на претензию. В случае если ответ не получен по истечению 30 дней с момента отправления претензии, можно обращаться напрямую в арбитражный суд для восстановления нарушенных несоблюдением договора прав.

Для того чтобы претензия была признана обоснованной и выплачена, важно знать как правильно указывать ее сумму. Для расчета суммы следует придерживаться:

1. Актуальным Планом счетов бухучета;
2. Методическими указаниями по бухучету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России №119н от 28 декабря 2001 г.

В случаях, когда суть претензии состоит в выявленной недостачи, то при вычислении суммы следует учесть следующие важные аспекты:

1. В случаях когда количество недополученного товара находится в рамках естественной убыли, то сумму недостачи следует считать по той цене, которую указал продавец при продаже товара. Другими словами, необходимо количество недостающего товара умножить на его стоимость. Транспортные расходы и налог на добавленную стоимость за недостающий товар в расчет не берутся.
2. Если определенная часть товара была поставлена в ненадлежащем качестве, но пригодна к использованию покупателем или вновь продана по меньшей цене, то с согласия покупателя ее следует сажать на баланс по цене возможной продажи.
3. Если же количество испорченного или недостающего товара существенно, то его следует оценивать по себестоимости в которую входят цена от поставщика, налог на добавленную стоимость и расходы связанные с транспортировкой товара)

Претензия отражается в бухгалтерском учете при соблюдении одного из двух условий:

1. Претензия признана виновной стороной обоснованной, что подтверждается письменным ответом на претензию от участника договора
2. Претензия не признана оппонентом, но есть судебное решение, подтверждающее факт нарушения условий договора

Для корректной проводки сумм претензий ПБУ советуем воспользоваться субсчетом 76.2 «Расчеты по претензиям». Данная система ведет аналитику по каждому дебитору и претензии.

ПРИМЕР 1. Представим, что организация заказала у продавца сырье на общую сумму 20 000 рублей. После того, как товар прибыл на объект, оказалось, что сырья нехватает на сумму 2000 руб. Организация подготовила претензию и направила ее продавцу. Продавец признал обоснованность претензии и согласился вернуть сумму в размере 2000 рублей.. Проводимые операции будут выглядеть в бухгалтерском учете следующим образом:

1. Дебет 10 «Материалы», кредит 60 «Расчеты с поставщиками» – оприходование поступивших материалов на сумму 18 000 руб.;
2. Дебет 60, кредит 51 «Расчетный счет» – оплата полной суммы заказа согласно платежным документам – 20 000 руб.;
3. Дебет 76.2, кредит 60 – претензия на недостачу товара на сумму 2000 руб.;
4. Дебет 51, кредит 76.2 – поступление 2000 руб. от продавца (перекрытие недостачи).

Если же продавец отказался признавать обоснованность претензии и не стал бы возмещать недостачу, то эту сумму необходимо было бы списать в убытки

1. дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит 76.2 – списание недостачи в 2000 руб.

Если договором были предусмотрены штрафы или неустойки за нарушение его условий (срыв поставки, несоблюдение сроков, недостача по количеству товара), то эти суммы списываются на расходы.

ПРИМЕР 2. Стороны заключили договор на поставку канцелярских товаров. Поставщик ,в соответствии с условиями договора, поставил покупателю товар на сумму 12 000 руб. Однако покупатель затянул с оплатой и рассчитался с продавцом на 10 дней позже того срока, который был оговорен в договоре. Договор предусматривал неустойку за несвоевременную оплату в размере 0,1% за каждый день просрочки. Покупателю была направлена претензия на сумму 1200 руб. Проводки у продавца будут выглядеть следующим образом:

1. дебет 76.2, кредит 91.1 – отражение суммы неустойки в 1200 руб.;
2. дебет 51, кредит 76.2 – внесение 1200 руб. в качестве неустойки покупателем.

Факт движения денежных средств, основанием которых выступает претензия, никак не влияет на налогообложение. Однако в некоторых случаях она может повлиять на базу налога на прибыль, став частью дохода или расхода.

1. Доход можно уменьшить на сумму, указанную в претензии и взыскиваемую по решению суда
2. Если получатель включил сумму полученную по претензии в строку «Прочие доходы»
3. Деньги, которые были получены по претензии о компенсации ущерба, не включаются в доходы

Сам факт подачи и получения средств по претензии никак не влияет на налогообложение стороны, которая претензию направила. Но в некоторых случаях эта сумма может изменять базу налога на прибыль, входя в доходы или расходы ее получателя.

1. Доход может быть уменьшен на сумму претензии, если ее принудительно взыскивают по решению суда.
2. Получив сумму неустойки по претензии, получатель включает ее в «прочие доходы».
3. Деньги, полученные по претензии в компенсацию ущерба, в доходы не включаются.

Необходимо помнить, что штрафы и иные компенсационные взыскания не являются объектом налога на добавленную стоимость

Что касается налоговой отчетности должника, то на него претензии влияния не оказывают:

1. Взыскиваемые санкции не являются расходами
2. Санкции не облагаются НДС и должники не имеют прав на льготы по этому налогу.