Протокол совещания

Значение данного протокола

Все собрания в компаниях организовывают с определенной периодичностью, это не зависит от сферы деятельности и его размера. Такие совещания позволяют регулировать рабочие процессы в компании, решать текучие вопросы, принимать масштабные решения по поводу развития компании, принимать стратегии компании и определить будущее направление.

Директор компании имеет право выбирать какие встречи необходимо фиксировать протоколом, а какие можно провести и без регистрации документа. Поэтому в компаниях не все собрания записываются с использованием отчета о собрании, и следовательно это не есть нарушение законодательства.

В документе важно зафиксировать текст обсуждения, доклад, вопросы, которые были озвучены, мнение участников и принятое решение, а также указать кто принимал участие в обсуждении темы.

В протоколе важно более подробно и грамотно зафиксировать все что обсуждали.

Обратите внимание, что важные совещания, которые непосредственно влияют на развитие компании и его окончательный исход следует в обязательном порядке регистрировать, стоит зафиксировать такие совещания, как с партнерами и надзорными инстанциями и т.д.

Механика проведения данного мероприятия

Такого рода события проводятся также с тщательной подготовкой. Все совещание должно быть продумано до мелочей, ведь на нем будут присутствовать серьезные и очень занятые лица. Поэтому директором организации назначается ответственное лицо, которое занимается подготовкой данного мероприятия. В этом случае в обязанности будет входить сбор необходимых документов, список вопросов, а также работник, должен оповестить всех участников и подтвердить их присутствие о предстоящем собрании.

Стоит отметить, что участники, которые получили уведомление о совещании, в случае невозможности присутствовать на собрании должны заблаговременно оповестить организатора совещания. Они могут не присутствовать на собрании только при наличии веских причин, так как данное мероприятие является их обязанностью.

Зачастую роль модератора совещания исполняет руководитель компании, и также может занять это место любой другой работник компании, который имеет соответствующие компетенции. В обязанности модератора входит: оглашение повестки дня, проведение голосования, а также контролировать ход обсуждения, чтобы участники не сбивались от темы. В этом случае в протоколе будет фиксироваться информация о модераторе.

В протоколе должно быть зафиксировано подробное обсуждение совещания, можно дополнительно использовать фото и видео материалы.

После завершения совещания данный документ, в котором фиксировали ход обсуждения совещания должна присутствовать подпись лица, составившего протокол и работника, который контролировал собрание. И при необходимости участниками совещания. Данные подписи подтверждают, что вся информация, указанная в протоколе верна.

Кто занимается оформлением протокола

Фиксировать ход обсуждения заседания должен специалист с соответствующими компетенциями, ведь во время собрания необходимо правильно записать всю информацию. Составлением протокола обычно занимается специалист нужного профиля. Но зачастую в компании назначают секретаря и коллегиальной структуру, профсоюза, ассоциаций или комиссии.

Оформление протокола

На сегодняшний день нет общепринятого стандартного образца протокола совещания, поэтому каждая компания вправе самостоятельно составить в удобной для себя форме шаблон, который будет соответствовать политике компании.

Пусть и компании составляют в свободной форме документ, но следующие сведения все протоколы обязаны содержать в себе:

1. Номер документа;
2. Дата создания;
3. Наименование организации;
4. Местоположение компании;
5. Список участников совещания (должность, ФИО);
6. Сведения по секретарю, который составляет протокол и работника, кто ведет совещание;
7. Вопросы, из-за которых организовано совещание;
8. Итоги совещания;
9. И сам результат.

Многие протоколы содержать точное время проведения совещания, указывают даже минуты начала и окончания совещания. Таким образом, данные сведения способствуют дисциплинированности сотрудников и помогает рассчитать сколько времени необходимо на решение одного вопроса в будущем.

Если к документу прилагаются дополнительные документы, фото и видео материалы, тогда их следуют указать в протоколе совещания отдельным пунктом.

Обратите внимание, протокол совещания не приемлет неверным высказываний, неточных сведений и исправлений. В протокол нельзя вносить заведомо ложную информацию. В противном случае, при проверке документации компании специальными органами, для компании могут возникнут серьезными проблемы.

Как правильно оформить протокол совещания

Данный документ оформляют в одном экземпляре, но в случае того, если вдруг может понадобиться дополнительные копии протокола, они могут быть сделаны в неограниченном количестве.

Данный документ в завершении должен быть подписан ответственным лицом, который составлял документ, работником, который следил за ходом обсуждения вопросов и участниками самой встречи.

Как и говорилось ранее протокол совещания можно оформить на фирменном бланке компании, либо на белой бумаге формата А4 от руки. По законодательству Российской Федерации данный документ можно не заверять печатью компании, достаточно будет проставить подписи вышеперечисленных лиц.

Как и где хранят протокол

После того, как надлежащим образом оформили и подписали протокол совещания, его следует отправить на хранение к другой документацией компании, где лежат другие зафиксированные протоколы совещаний, встреч, переговоров и заседаний. После срока актуальности документа его отправляют в архив компании, где он будет храниться строго установленному сроку законодательством (не менее 3 лет). По истечению срока, его можно уничтожить в законном порядке.

Скачать бланк протокола совещания:

Скачать бланк протокола совещания (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец протокола совещания:

Скачать образец протокола совещания (в формате Doc, редактируется в Word)