Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Зачем писать заявление

Трудовая книжка – это документ, который подлежит учету, поэтому для ее хранения разработан целый ряд норм и правил. Они касаются не только ведения этого документа, но и его хранения.
Сотрудник, который поступает на официальную работу, сдает свою трудовую книжку в отдел кадров. Специалист вносит все требуемые данные: дата оформления, должность и т.д. Здесь же, в отделе кадров, документ и будет храниться вплоть до увольнения. С момента, когда трудовая книжка попадает в отдел кадров, ответственность за нее несут именно сотрудники этого ведомства. Они не могут вносить в этот документ произвольные записи или передавать ее третьим лицам. Просто так получить свою трудовую не может и владелец – пока он работает официально, сотрудник отдела кадров может только снять копию или сделать выписку. Однако этим действиям обязательно будет предшествовать письменное заявление от владельца.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Ведомств, где может потребоваться копия трудовой книжки, насчитывается очень много. Чаще всего это бывают социальные службы, благодаря которым владелец документа может получить льготы, субсидии и всевозможные пособия. Довольно часто копия трудовой нужна и в банковских учреждениях, когда человек хочет открыть кредитную линию или взять займ. Кроме того, дубликат трудовой книжки обязательно придется предъявлять при оформлении на работу по совместительству.
Копия может оказаться полезной и в том случае, если документ был утерян или испорчен. На основании дубликата будет гораздо проще восстановить все данные.

Как делается копия

Сделать дубликат страниц трудовой книжки можно с помощью ксерокса или сканера. Каждый лист должен быть четко отпечатан и пронумерован. Ответственное лицо от предприятия должно заверить ксерокопию, поставив свою подпись и печать компании. После этого обычный дубликат страниц приобретает статус документа.

Составление заявления

Единой формы, согласно которой нужно писать заявление, на государственном уровне не разработано. Это означает, что сотрудник может написать его в свободной форме или в том формате, в котором требуется на предприятии. При этом в заявлении в обязательном порядке должны присутствовать такие сведения:

1. Полное название компании, в которой запрашивается трудовая книжка;
2. Должность, а также полные ФИО ответственного лица, которому адресовано заявление;
3. Непосредственно просьбу о выдаче копии документа;
4. Дату написания заявления и личную подпись заявителя.

В некоторых организациях требуется указать причину, по которой требуется копия трудовой книжки. В таком случае эти сведения необходимо включить в заявление.

Оформление заявления

Требования для оформления заявления немного: оно должно быть написано или напечатано на листе формата А4, а также на документе должна присутствовать личная подпись заявителя.
Предоставить заявление ответственному лицу необходимо в двух экземплярах:

1. Один из дубликатов регистрируется в отделе кадров и отдается заявителю;
2. Второй экземпляр остается у работодателя.

Срок рассмотрения заявления

Согласно действующему законодательству, работодатель должен рассматривать заявление от сотрудника не более трех дней. Конечно, заявитель может запросить более оперативную выдачу дубликата, однако здесь все будет зависеть только от расторопности отдела кадров. В законе нет предписаний о том, что копия должна выдаваться сиюминутно. Если сотрудник хочет ускорить процесс, он может указать в своем заявлении вескую причину, по которой кадровик должен ускорить процесс. Если имеются документы, подтверждающие необходимость оперативного снятия копии, их нужно приложить к своему заявлению.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

В том случае, если сотруднику необходима выписка или ксерокопия страниц из трудовой книжки, работодатель не может ему в этом отказать. Этот документ — это собственность сотрудника, которая хранится на предприятии в период действия трудового договора. В случае, если работодатель отказывается выдавать копию, заявитель имеет право написать жалобу в трудовую инспекцию. Сотрудник этой инстанции обяжет устранить нарушение и может даже наложить административное наказание.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Согласно правилам ведения делопроизводства, заявление имеет стандартную структуру:

1. Первое, что необходимо прописать — это полное наименования предприятия, в котором работает заявитель. Эта информация может указываться слева и справа. Далее здесь же пишутся данные руководителя — ФИО, должность. Иногда данные начальника заменяются на данные специалиста по администрированию персонала — этот нюанс нужно уточнять непосредственно на предприятии.
2. Следующее, что необходимо указать — это должность и ФИО заявителя.
3. Последней строкой в шапке оформления идет дата составления заявления и город, в котором зарегистрировано предприятие.
4. После этого посередине листа пишется слово «заявление», в конце которого обязательно ставится точка.
5. Далее идет непосредственно текст просьбы о выдаче трудовой книжки.
6. Когда текст составлен, внизу листа нужно поставить личную подпись с ее расшифровкой.

Скачать бланк заявления на выдачу копии трудовой книжки вы можете ниже:

Скачать бланк заявлений на выдачу копии трудовой книжки (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец заявления на выдачу копии трудовой книжки вы можете ниже:

Скачать образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (в формате Doc, редактируется в Word)