Акт контрольного замера расхода топлива

Для чего существует

Как известно, практически каждое предприятие имеет на балансе автотранспорт. Соответственно, руководству необходимо знать, какое количество какого топлива расходует автомобиль на один километр пробега. Контроль и учет этого аспекта является очень важным, так как это напрямую зависит на финансовую деятельность компании. Без такого контроля возможны случаи хищения и злоупотребления со стороны непорядочных водителей. Акт контрольного замера расхода топлива является ориентиром учета топлива не только для руководства организации, но и для самого водителя.

Конкретные значения фактических расходов топлива помогают бережливо вести расходную часть в области энергоресурсов.

В случаях начисления компанией налога на прибыль, учет расхода топливных ресурсов будет важным аспектом для обоснования компенсационных расходов с указанного налога.

Во многих организациях, особенно в логистических, проводятся контрольные замеры расхода топлива не только эксплуатируемых, но и вновь прибывших автомобилей. Это делается независимо от заявленных технических характеристик автомобиля, так как фактически расход топлива в большинстве случаях, особенно машин с пробегом, получается иной, то есть выше.

Кем заполняется

Работы по замеру и составлению документов производит назначенная руководством организации комиссия. Число членов этой комиссии должно быть не менее трех человек и все лица должны быть с чистой репутацией. От них требуется честность и отсутствие стремления к выгоде. В комиссию могут входить как сотрудники руководящего состава, так и подчиненные. Но будет лучше, если все члены будут квалифицированными в данном вопросе, так как проведение контрольных замеров требует специфичного подхода. После проведения процесса все члены комиссии должны поставить свои подписи в Акте.

Составные части и заполнение

Сверху справа, как правило, свои комментарии пишет руководитель после проведения работ по замеру. Позже, этот факт записывается в реестре.
Посредине, сверху пишется название документа, вид топлива и марка автомобиля, которая подвергается проверке. Далее следуют данные о членах комиссии. Одним из членов комиссии обязательно должен быть водитель проверяемого автомобиля. Нередко остальными членами комиссии выступают руководители компании, как самые заинтересованные лица.

Все числовые данные должны быть верными и тщательно проверенными. В Акте обязательно указываются все данные членов комиссии (ФИО и занимаемая должность).

Далее описывается сама процедура замера. Указывается дата, марка, государственный номер автомобиля, контрольное расстояние, расписывается подробно маршрут для передвижения.

Нужно иметь ввиду, что фактический расход может оказаться разным в зависимости от местности. За пределами населенных пунктов обычно расход всегда составляет меньшее значение.

В связи с вышеизложенным, есть необходимость в составлении отдельного Акта при движении за городом и отдельно при движении в черте города. Такой порядок упрощает подсчет замеров и уточняет конечные определяемые значения.

Кроме того, в Акте нужно указать:

• Начальное количество, тип и марку топлива в баке до начала движения;
• Конечное оставшееся количество топлива в баке после всех запланированных, согласно проверке, передвижений;
• Если в процессе проверки топливо в бак не добавлялось и не сливалось, то этот факт нужно указать в Акте;
• Количество использованного топлива;
• Фиксация начального и конечного положения данных на спидометре; учет производить в километрах;
• Итоговое значение проезженного расстояния в километрах;
• Фиксируется расход, полученный в результате деления использованного топлива на пройденное расстояние.

Все численные значения должны продублироваться прописью.

Внизу Акта члены комиссии ставят свои подписи.

Если какое-либо лицо не соглашается с выводами комиссии, с данными, указанными в Акте, то это лицо должно в любом случае поставить свою подпись и возле подписи, или в самом конце бланка Акта, сделать пояснительную записку о своем несогласии или другом замечании.

Что происходит после заполнения, с каким нормами сверять

После оформления Акт утверждается специальным приказом руководителя организации. Как известно, характеристика по нормам расхода топлива имеется на каждый вид транспорта.

Эти нормы приведены в Распоряжении Минтранса АМ-23-р от 14 марта 2008 года. Помимо этого документа есть методические рекомендации касательно этих норм.

Теоретический расход топлива следует рассчитывать, учитывая следующие правила и инструкции:

• Базовые нормы расхода ГСМ для конкретной модели и марки не меняются;
• Учитывать пробег автомобиля на момент проверки;
• Применять поправочный коэффициент, который должен определяться в каждом случае индивидуально в зависимости от условий состояния дорожного покрытия, времени года, высота над уровнем моря и другие параметры, которые можно замерить и определить.

Вышеописанные условия выражают рекомендательный характер. На практике не удается в точности учесть все мелкие нюансы. Влияние внешних факторов оказывают большее значение при замерах автомобилей использующих бензин.

По исходу проверочных работ каждое учреждение имеет право определять собственные нормы расхода. При этом, конечно, необходимо учитывать условия эксплуатации машин. Но без практических анализов по расходу топлива этого делать нельзя. В целях составления отчета и подтверждения имеющихся нормативов составляется данный Акт, о котором говорится выше.

В случаях возникновения арбитражных дел, касательно данного вопроса, то оформленный по правилам документ будет доказательной базой для подтверждения собственной нормы расхода топлива для предоставления судебным инстанциям.

От чего зависит полученный результат

Приведенные в акте цифровые значения могут не совпадать утвержденными нормами. Так как:

• Разное техническое состояние собственно машины и движущих частей и механизмов, разный пробег автомобиля;
• Разное состояние дорог и их покрытий;
• Разные условия эксплуатации.

Независимо от результатов проверки, акт контрольного замера расхода топлива всегда будет выступать в роли качественного помощника в деле учета топливных ресурсов.

Скачать бланк акта контрольного замера расхода топлива:

Скачать бланк акта контрольного замера расхода топлива (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта контрольного замера расхода топлива:

Скачать образец акта контрольного замера расхода топлива (в формате Doc, редактируется в Word)