Акт на списание ГСМ

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Данный Акт причисляется к основной документации и очень важен для финансовой и налоговой отчетности предприятия. Согласно этому документу, возможно проследить за расходами, выполненными в счет закупок ГСМ. При составлении отчетов, эти расходы вычитаются из суммы прибыли, и тем самым, при оплате налогов, их сумма понижается.

Нужно знать, что для предъявления в налоговую, кроме Акта на списание ГСМ, положено еще иметь путевой лист водителя. На этом листе в точности отображены все данные о расходе топлива, пройденном пути, количество часов или дней езды и др.

Утром, перед выездом, водители должны иметь на руках путевые листы. По окончании рабочего дня эти листы сдаются ими в бухгалтерию. Наряду с путевым листом, водитель сдает в контору составленный им авансовый отчет, где указаны расходы на ГСМ за наличный расчет, или по чекам. При этом должны быть соответствующие квитанции.

Утверждение комиссией

Приказом директора назначается комиссия в составе двух и более человек для обоснованного, согласно положения, списания горюче-смазочных материалов и составления Акта об этом. Членами этой комиссии должны быть материально-ответственное лицо и сотрудники других подразделений. Из состава комиссии назначается председатель и члены.

В чем заключается функция комиссии:

• Сравнение реального расхода топлива с нормированным расходом, который ранее был утвержден на предприятии (каждый транспорт имеет нормы, утвержденные отдельным документом);
• Периодическая выборочная проверка фактического потребления ГСМ;
• Учет путевых листов.

Нужно иметь ввиду, что назначение вышеуказанной комиссии необходимо только в больших организациях. Мелкие фирмы в этом не нуждаются. Можно обойтись письменно оформленным документом.

Правила составления акта на списание ГСМ

Установленной формы для создания Акта на списание ГСМ не существует. Возможны два варианта:

• Составление произвольной формы Акта в необходимых случаях;
• Заполнение специально разработанного бланка Акта, который внесен в учетную политику предприятия.

Но в какой бы форме не составлялся Акт, есть правила, которые нужно соблюдать. В Акте необходимо прописать:

• Название организации;
• Дату;
• Персональные данные водителя;
• Марка, модель, государственный номер автомобиля;
• Список материалов, подлежащих списанию, где нужно отобразить количество и цену.

Будет правильно и удобно, если вся информация в Акте будет прописываться в табличном варианте.

Оформление Акта требует очень внимательного действия со стороны комиссии и других лиц, участвующих в данной процедуре. Не допускается вносить неверные сведения, исправления и помарки. В противном случае будут нелицеприятные вопросы со стороны проверяющих сотрудников налоговой.

Правила оформления акта

Акт обычно пишется от руки или печатается на цифровом носителе на листе А4, или на фирменном бланке организации.

В любом случае должно соблюдаться непременное условие: подписи должны быть оригинальными.

Как известно, с 2016 года применять печать или штамп для утверждения Акта не нужно.

По завершению оформления Акта на списание горюче-смазочных материалов и сдачи его в бухгалтерию для учета, данный документ переводится в архивную часть на хранение. Сроки хранения соответствующих документов прописаны в законодательстве.

Пример составления акта на списание ГСМ

1.В верхней части Акта сбоку ставит резюме руководитель. Поэтому эта часть бумаги должна оставаться свободной при составлении. Далее пишется наименование организации и дата оформления.
2. Наименование документа вписывается второй строкой со смысловым значением, к примеру: «списание ГСМ».
3. Далее перечисляются члены комиссии с указанием должностей и их данных (ФИО).
4. Ниже описывается период отчетности по Акту. Далее, марка и государственный номер автомашины.
5. Под номером машины указываются следующие пункты:

• Вид топлива и смазочных материалов;
• Объём в литрах;
• Утвержденные организацией собственные нормы;
• Практические расходы;
• Стоимость каждого наименования топлива.

Если нет информации для заполнения других оставшихся пустыми строчек, тогда в них нужно просто сделать прочерки.

6. Внизу таблицы нужно указать цель расхода. Если топливо потрачено для заводских нужд, тогда так и нужно прописать: «нужды организации».
7. В итоге Акт закрепляется подписями комиссии с их расшифровкой.

Скачать бланк акта на списание ГСМ:

Скачать бланк акта на списание ГСМ (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта на списание ГСМ:

Скачать образец акта на списание ГСМ (в формате Doc, редактируется в Word)