Акт об уничтожении печати и штампа

Зачем уничтожать печати и штампы

Поводом для уничтожения могут быть различные причины.

Самой основной причиной этого можно назвать закон, вышедший в 2015 году и который гласит о том, что отныне визировать документацию печатями и штемпелями необязательно.

То есть, по другому, это можно обозначить так, что с указанного времени обязательство проставлять печать или штамп будет только на усмотрение самой компании. Если компания решила в своей документации продолжать использование оттисков, то это должно быть прописано в ее внутренних нормативных документах.

Причинами утилизации печати и штампа еще могут быть:

• Износ;
• Порча;
• Устаревание;
• Ликвидация или реорганизация фирмы;
• Изменение реквизитов фирмы и т.д.

Обязательное уничтожение штемпелей не прописано законом. Но правильно проведенное действие ограждает предприятие от несанкционированных действий злоумышленников.

Порядок проведения процедуры уничтожения

Нет специально установленных методов или способов уничтожения печатей. Учреждения сами готовят нормативно-правовую базу для этого.

Причем есть некоторые обобщенные правила в этом вопросе:

• Прежде всего, организация постановляет, что печати и штампы (в единственном числе или в отношении некоторых, или всех имеющихся) должны быть утилизированы ввиду их ненадобности.
• Далее оформляется приказ об уничтожении.
• Следующим этапом является назначение комиссии на основании приказа об уничтожении. Комиссия проводит утилизацию штампов и печатей.
• В целях подтверждения факта утилизации оформляется соответствующий Акт.

Нужно отметить, что иногда проведение данной процедуры передаются специальным фирмам, которые выполняют эту работу по уничтожению.

Если штемпели были ранее украдены или утеряны, то на них Акт об уничтожении не составляется. Об этом факте нужно уведомлять налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В комиссии по уничтожению должно быть два и более лиц. Ими могут быть рядовые, но ответственные сотрудники предприятия.

На практике чаще в комиссию включаются:

• Руководитель или его заместитель;
• Работник, отвечающий за сохранность печатей и штампов;
• Сотрудник отдела кадров;
• Юрист;
• Секретарь руководителя.

Среди членов комиссии должен быть назначен ее председатель.

Главная миссия комиссии – выявить ненужные штампы и печати, произвести их практическое уничтожение и оформить об этом Акт.

Для уничтожения применяют следующие методы:

• Если клише выполнены из материала, которое можно разрезать, тогда производится простая резка на маленькие кусочки ножницами или ножом;
• Если клише изготовлено из металла, тогда производится распил соответствующим приспособлением.

Основное правило при уничтожении: невозможность последующего применения.

Как составить акт

Нет унифицированного специального образца Акта уничтожения. Соответственно, организация вправе составлять Акт в произвольной или разработанной самим предприятием форме, которая должна быть утверждена в учетной политике компании.

Но при этом в Акт в обязательном порядке следует внести следующие данные:

• Номер, место и дату оформления Акта;
• Наименование предприятия;
• Сведения об утилизируемых печати и штампе: реквизиты компании, указанные на клише; при этом необходимо вносить данные всех уничтожаемых клише;
• Персональные данные всех членов комиссии с указанием должностей;
• Причина утилизации;
• Основание для утилизации (ссылка на приказ);
• Время, место и метод утилизации.

В Акте нужно проставить оттиски утилизируемых клише. Обозначить, что в результате уничтожения данные печати и штампы стали полностью непригодными для дальнейшего использования.

Как оформить акт

Способ заполнения Акта не регламентирован. Можно заполнять от руки или на цифровом носителе по своему усмотрению на бумаге А4 или А5. Также можно и лучше заполнять на фирменном бланке компании.

Главное требование при оформлении Акта – наличие подписей членов комиссии, подтверждающие проведение процедуры уничтожения.

Далее Акт передается на утверждение руководителю организации или его заместителю.

В журнале учета движения печатей и штампов, который должен быть в организации, необходимо проставить заметку об Акте с указанием его номера и даты.

Акт достаточно оформить в единственном экземпляре, но если понадобится, можно размножить в соответствии с требованиями.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов хранится наряду с остальными документами столько времени, сколько прописано во внутренней учетной политике фирмы, но не менее трех лет. По прошествии указанного срока Акт уничтожается.

Скачать бланк акта об уничтожении печати и штампа:

Скачать бланк акта об уничтожении печати и штампа (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта об уничтожении печати и штампа:

Скачать образец акта об уничтожении печати и штампа (в формате Doc, редактируется в Word)