Акт приема передачи технической документации

Акт составляется как приложение к основному документу и не имеет самостоятельной юридической силы.

Подписание документа означает переход ответственности за сохранность документов на нового владельца объекта или организацию, осуществляющую работы по договору подряда. Формирование акта, таким образом, требует максимально внимательного и ответственного подхода. В случае возникновения разногласий между сторонами и судебного разбирательства, акт наравне с основным документом становится весомым аргументом в споре сторон.

В статье рассмотрены основные правила грамотного составления документа.

Что входит в пакет документов

При передаче объекта подрядчику или новому владельцу необходимо предоставить:

• Учётные документы жилищного фонда (информация об общем состоянии объекта передачи);
• Документы по сдаче-приёмке всех проводившихся на объекте работ;
• Документация по проверке состояния коммуникаций, систем, конструктива объекта и т.п.;
• Инструкции по эксплуатации объекта и его систем с техпаспортами;
• Проект здания или сооружения;
• Пакет схем и чертежей контуров заземления;

Как составить акт

Поскольку на сегодня не существует обязательного унифицированного бланка для подобных документов, акт формируется в произвольной форме. Допускается как распечатка документа с последующим подписанием, так и заполнение акта от руки. Если в организации не утверждена внутренними нормативами единая форма, для составления документа можно использовать стандартные листы формата А4.
Несмотря на свободную форму составления, акт должен содержать ряд обязательных данных и соответствовать общим правилам документооборота.

Структура документа

Текст акта состоит их трёх блоков.

Шапка документа содержит:

• Указание на основной документ (номер, время и адрес подписания);
• Наименование акта (номер, время и адрес подписания);
• Данные обеих организаций (названия, реквизиты, номера и т.д.);
• Данные представителей сторон (ФИО, должности, документы, на основании которых они действуют и т.д.);

Основной блок акта для удобства часто оформляется в виде таблиц и содержит:

• Перечень передаваемых документов:
• Отметку об отсутствии у сторон претензий относительно пакета документации;
• Подробный перечень передаваемых документов с указанием количества листов в каждом, оригинальные экземпляры или копии и т.д.;
• Отметку о полном выполнении сторонами обязательств по договору;
• Отметку об отсутствии у сторон взаимных претензий;
• Срок, на который передаётся документация (в случае работ по договору подряда);
• Количество заверенных копий документа;

Далее в поле для подписей документ заверяется живыми подписями представителей сторон с обязательной их расшифровкой. Заверять акт печатями необязательно. Печати ставят в случаях, когда того требуют локальные нормативы организаций.

Если в тексте акта обнаруживаются незначительные ошибки, их можно исправить с соблюдением определённых правил. Ошибка перечёркивается одной аккуратной чертой, рядом вносится верный вариант. Затем необходимо сделать пометку «исправленному верить» и заверить исправление подписями обеих сторон.

Заверенные акты подлежат совместному с основным документом хранению. Срок хранения определяется законодательством и нормативными актами организации.

Скачать бланк акта приема-передачи технической документации:

Скачать бланк акта приема-передачи технической документации (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта приема-передачи технической документации:

Скачать образец акта приема-передачи технической документации (в формате Doc, редактируется в Word)