Коллективное письмо в защиту работника

Правила составления

Нужно понимать, что коллективное письмо является деловым документом. В нем высказывается максимально вежливо просьба, чтоб были учтены некоторые нюансы, чтоб проявили к работнику сострадание или учли его положительные характеристики.

Нельзя никогда использовать просторечные выражения, угрозы, хамство или грубость. Это послужит только отрицательному, а не конструктивному решению по какому-либо вопросу.

Если коллективное письмо в защиту работника составлено грамотно, с аргументацией, с конкретным изложением ситуации и с максимально вежливой просьбой, то оно может стать очень эффективным. Прикрепленный бланк и образец данного документа – не единственная возможная форма изложения. Они только помогут наметить линию изложения.

Адресат

Данный документ чаще всего направляется юридическому лицу, реже – физическому. Такой документ может быть составлен сотрудниками как ООО, так и ИП. Такое письмо часто объединяет сотрудников разных отделов одной компании.

Любой человек в нашей стране может высказывать свое мнение относительно каких-либо событий либо намерений другого лица. Поэтому коллективные письма в защиту других сотрудников могут составляться любой группой лиц, имеющих одинаковое мнение по данной ситуации. Коллективное письмо может содержать две и более подписей.

Обязательное требование, чтоб письмо составлялось точно и конкретно. Недопустимо использовать эмоциональные отступления в любом официальном документе.

Данный документ направляется конкретному должностному лицу в органах власти, руководителям разного уровня и ранга.

Элементы письма

Коллективное письмо в защиту сотрудника оформляется как обычное деловое письмо. В шапке необходимо указать адресата и отправителя. Если адресуется начальнику организации, то обязательно указать имя отчество конкретного лица и обязательно название данной организации.

Формулировка

После шапки идет основная часть. В ней описывается просьба, кратно описываются все положительные качества и заслуги работника. Для того, чтоб письмо было эффективным, необходимо учитывать следующие моменты:

1. Фразы формулировать уважительно и адекватно;
2. Использовать фактические данные: даты, цифры, перечислить все заслуги работника, который защищается;
3. Использовать при возможности комплименты адресату (но ни в коем случае не лесть), лучше использовать такие выражения, как «Зная ваши большие возможности» или «Восхищаясь вашими организаторскими способностями».
4. важно, чтоб участников было как можно больше, ведь чем больше человек подпишется, тем больше шансов в эффективности письма.

Нужно понимать, что даже если есть огромное желание защитить или спасти от увольнения другого человека, результат не гарантирован полностью. Ведь если работодатель за то, что сотрудник грубо нарушил трудовые обязанности, имеет полное право уволить его и не учитывать мнение других сотрудников.

Данная возможность прописана в 81 статье в 6 пункте Трудового кодекса.

Время

В любой деловой переписке очень важны сроки, в которые происходят и предпринимаются любые действия. К примеру, для недопущения того, чтоб был подписан приказ об увольнении, составители письма в вежливой форме могут попросить прислать ответ на коллективное письмо в конкретный срок.

Так как письмо составляется в свободной форме, то у авторов нет значительных ограничений, поэтому можно указать, например, ориентир «ближайшее время» либо «незамедлительно».

Подписи

В конце текста необходимо обязательно подписаться всем лицам, которые разделяют точку зрения, написанную в документе. Но важно, чтоб все они были названы в общем (например, «сотрудники цеха») и поименно.

После содержания письма обычно размещают специальный список лиц, чаще всего это таблица, чтоб было удобно. В ней прописываются:

1. ФИО подписавшего;
2. Его должность в организации (при наличии);
3. Контактный телефон, адрес;
4. И его подпись.

Таблица, в которой содержатся все эти данные, необходима для исключения голословности данного письма.

Иногда случаются ситуации, когда данное письмо не приносит ожидаемого результата. В случае, когда принимается решение написать повторно письмо в защиту сотрудника, то очень удобно использовать уже имеющиеся подписи.

Для этого лучше всего сразу использовать таблицу, которая размещается на отдельном листе, которую назвать «Приложение 1».

На данное приложение в тексте письма дается ссылка.

В случае, когда все подписи собраны на отдельном листе, тогда при составлении следующего письма (например, в вышестоящую организацию) их не нужно собирать снова.

Регистрация

Для придания бумаге юридической силы нужно собрать подписи всех людей, которые участвуют в защите сотрудника. Но для того, чтоб в дальнейшем можно было доказать то, что письмо вообще существовало, его необходимо зарегистрировать. Если в организации есть секретарь, а письмо направляется к руководителю, то данный документ (его существование) можно отметить у секретаря.

Если есть желание, то можно назначить одного сотрудника, который будет уполномоченным, чтобы он мог отразить общее мнение.

Почти всегда так и поступают. Занимается формирование документа, собранием подписей и иными необходимыми действиями самый активный и инициативный сотрудник, у которого мнение совпадает с общей точкой зрения.

Дополнения

Случаются ситуации, когда сотрудники поручаются за какое-либо лицо. Это означает, что они несут ответственность в тех случаях, если проступок этого лица снова повторится. Такое поручительство может выступать дополнительной мотивацией для вышестоящего человека, кому направляется письмо, сделать нужное и ожидаемое для составителей документа действие.

Скачать образец коллективного письма в защиту работника:

Скачать образец коллективного письма в защиту работника (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец коллективного письма в защиту работника:

Скачать образец коллективного письма в защиту работника (в формате Doc, редактируется в Word)