Русский Дух ЖиV

Образец делового письма

Просмотров: 141
Комменты: 0
30 Ноя
Автор статьи: Редакция Авторский состав проекта.


Представителям бизнеса по работе часто приходится составлять различные деловые письма. С помощью данных посланий они могут решать различные вопросы по работе благодаря этому доступному, быстрому и оптимальному способу.

Какие деловые письма бывают

Деловые письма условно делятся на следующие основные категории:

  1. Письма-просьбы;
  2. Гарантийные письма;
  3. Письма-запросы;
  4. Письма о смене реквизитов;
  5. Рекламные письма;
  6. Письма-напоминания;
  7. Благодарственные письма;
  8. Письма-коммерческие предложения;
  9. Информационные письма;
  10. Письма-претензии;
  11. Поздравительные письма и д.р.

Также можно отметить то, что ответы на данные письма – тоже часть официальной деловой переписки, у которых есть тоже свои правила написания.

Кто автор письма

Деловое письмо обязательно во всех случаях утверждается руководителем компании. Подпись руководителя говорит о том, что данное письмо отсылается от лица компании, не зависимо от того, какой именно сотрудник занимался его составлением. Обычно это любой сотрудник организации (чаще специалист какого-либо отдела или руководитель структурного подразделения, занимающегося данным вопросом и кому по тематике подходит составление данного письма), у кого в компетенции данная функция или которого назначает директор.

Общие правила написания деловых писем

Данные письма касаются только деятельности компании или событий, которые с ней связаны. Не зависимо от того, какое содержание у данного документа, существуют некоторые требования для всех деловых писем.

Необходимо придерживаться определенной структуры при составлении таких писем. В письме обязательно всегда указывается:

  1. Дата, когда оно написано,
  2. Реквизиты отправителя и адресата,
  3. Вежливое адресное обращение (с помощью формулировки «Уважаемая Анна Васильевна», «Уважаемый Виктор Анатольевич»),
  4. Информация, которая содержит в себе причину или цель, которые стали основанием написания послания,
  5. Объяснения и просьбы,
  6. Заключение.

В некоторых случаях письмо может быть адресовано не отдельному сотруднику, а целому коллективу. Тогда лучше использовать обычное приветствие «Добрый день!»).

Могут быть приложены к письму разные документы, фото свидетельства или иные материалы, в таком случае обязательно об этом упомянуть в основном тексте.

Письмо пишется на обычном листе бумаги, формат которой А4, или на бланке компании, если такой у нее имеется. На бланке более предпочтительный вариант, т.к. нет необходимости вручную вводить каждый раз все реквизиты компании, а также такой вариант выглядит более солидно и каждый раз говорит о том, что данное письмо принадлежит к официальной документации. Иногда составляется оно в рукописном варианте, однако нужно тогда его писать каллиграфическим и читаемым почерком. Чаще всего используется печатный вариант, который очень удобен в случае, когда необходимо несколько экземпляров.

Необходимо письмо заверить подписью руководителя, а вот проштамповывать его не обязательно, ведь с 2016 года юридическими лицами может не использоваться печать для заверения документации.

Перед тем, как отправить письмо, оно регистрируется в журнале исходящей корреспонденции, где ему присваивают уникальный порядковый номер и ставят дату его отправки.

На что обращать внимание при написании

Обязательно при написании любой деловой документации следовать всем правилам русского языка, недопустимо наличие каких-либо грамматических, лексических, пунктуационных или иных ошибок, необходимо тщательно следить, чтоб не было каких-либо описок в послании. Адресат обязательно обратит внимание на грамотность изложения и оформления информации.

Нужно помнить, что на прочтение любого вида писем человек готов потратить не более одной минуты, как говорят многочисленные исследования.

Поэтому письма пишутся кратно, четко и по делу, в корректной форме, избегая «воды». все новые мысли оформляются отдельными абзацами, которые при необходимости делятся на пункты. Необходимо понимать, что краткое, четкое письмо подчеркнет, что отправитель ценит время адресата, чем поможет установить более хорошее и лояльное отношение к отправителю.

Чего недопустимо в деловом письме

Нельзя в деловых письмах использовать развязный тон или же, наоборот, слишком банальный и сухой текст. Необходимо избегать больших предложений, сложных формулировок, сложную терминологию, которую понимает только узкий круг специалистов. Также обязательно исключаются заведомо ложные сведения или недостоверные или непроверенные данные.

Необходимо понимать, что деловое письмо – часть официальной документации, относящейся к документообороту любой компании, которая является частью деловой корреспонденции и впоследствии может стать юридически значимой.

Как отправить письмо

Отправлять официальные письма можно разными способами:

  1. Один из простых, быстрых и доступных – с помощью электронных средств связи. Однако в таком случае нужно быть готовым, что письмо может попасть в «спам» и адресат его просто не увидит. Поэтому данный вариант используется в таком случае, если между сторонами установлено общение с помощью телефонной связи или через личные встречи.
  2. Более надежным считается отправить официальное письмо через почту заказным письмом. Обязательно с уведомлением о вручении. Таким образом письмо точно не затеряется и дойдет до адресата. Однако в таком случае понадобится больше времени для того, чтобы письмо дошло до получателя.
  3. Передача через факс. В настоящее время данный способ еще не утратил свою актуальность. В данном случае тоже можно не переживать, что письмо доставлено. Однако этот способ уместен, если отношения сторон достаточно близкие.

Скачать бланк делового письма:

Скачать бланк делового письма (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец делового письма:

Скачать образец делового письма (в формате Doc, редактируется в Word)

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ
Просмотров: 774
Комменты: 0
Акт приема-передачи имущества в уставной капитал
Просмотров: 732
Комменты: 0
Акт приема-передачи имущества в собственность для договора дарения
Просмотров: 637
Комменты: 0
Акт приема-передачи земельного участка
Просмотров: 611
Комменты: 0
Акт приёма-передачи документов
Просмотров: 491
Комменты: 0
Акт приема-передачи денежных средств
Просмотров: 149
Комменты: 0
Акт приёма-передачи гаража
Просмотров: 194
Комменты: 0
Акт приема-передачи во временное пользование
Просмотров: 664
Комменты: 0
Акт приема-передачи автомобиля
Просмотров: 146
Комменты: 0
Акт передачи строительной площадки подрядчику
Просмотров: 315
Комменты: 0
Акт передачи давальческих материалов
Не нашли ответа на свой вопрос? или
Задать вопрос
Не нашли ответа на свой вопрос? или
Задать вопрос
Комментариев нет - Читать комментарии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector