Ответ на письмо-запрос письмо-ответ

Письмо-ответ составляется только официально, ведь такое письмо – часть делового документооборота компании.

Правила написания ответа

Необходимо понимать, что ответ пишет именно тот сотрудник организации, на чье имя приходил запрос первоначально. Исключением может быть только тот случай, если данного сотрудника нет на рабочем место по уважительной причине продолжительное время (например, на больничном, в командировке или уволен). В таком случае ответ пишет человек, заменяющий данного сотрудника в этот период времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. По-другому говоря, в тексте должна использоваться такая же форма обращения и последовательность, а также должна использоваться такая же лексика, терминология, такие же языковые обороты, как и в письме-запросе. Однако это только при условии, что изначально инициативное послание было составлено грамотно и корректно.

Необходимо указание ссылки на номер и дату входящего письма, однако недопустим повторение ошибок, которые допустил автор запроса, а также указание на них в письме — ответе (исключение – если это относится к конкретной деятельности компании).

Ответ на запрос бывает как положительным, так и отрицательным.

1. Положительный ответ пишется очень подробно,
2. А отрицательный – обоснованно и очень корректно.

Помимо этого, в случае отказа нужно сообщить автору максимально доброжелательно, при каком условии ответ станет положительным.

В обоих случаях письмо-ответ составляется максимально вежливо, с желательным исключением пустых отписок. Даже при отсутствии нужной информации ответ пишется вежливо, сдержанно и уважительно по отношению к тому, кто отправлял запрос. Недопустимо грубить, а также писать заведомо ложную информацию.

Как составить ответ на запрос

Часто письмо-ответ, а точнее, его форма подачи и оформление, очень веско влияет отношения между компаниями. Поэтому рекомендуется придерживаться определенных правил при его составлении, внимательно и корректно его писать.

Сначала перед составлением ответного письма нужно удобным способом донести информацию о том, что запрос получен, отправителю запроса. Дальше, если имеется вся необходимая информация, можно начинать писать ответ. Чем быстрее он будет написан, тем лучше. Однако, при отсутствии необходимой информации в данный момент с ответом лучше не спешить до появления нужных сведений.

С точки зрения делопроизводства, структура ответа имеет стандартную форму.

1. Сверху письма (справа или слева) пишется наименование компании-отправителя, указывается её адрес и телефон, пишется конкретного ФИО сотрудника, составляющего ответ на письмо-запрос.
2. Дальше точно также пишутся сведения о получателе.
3. Далее пишется сам ответ. Он пишется точно в таком же формате, как и запрос (например, в запросе несколько вопросов – тогда в письме-ответе используется такое же оформление и несколько ответов), при этом обязательно, чтобы ответ полностью соответствовал сути запроса. Если прилагается какая-либо дополнительная информация, ее нужно отразить в тексте, отметив отдельно.
4. В текст могут включаться в некоторых ситуациях ссылки на законы, нормативные и правовые акты.

Как оформляется письмо-ответ

Ответ пишется в печатном виде, что очень мало занимает времени. Однако, если запрос приходит в рукописном варианте, ответ пишут в таком же формате.

Письмо оформляется на обычном листе А4 или бланке организации, что позволит экономить время, ведь реквизиты все не нужно вносить отдельно. Такой вариант выглядит более солидно. Обязательно необходимо подписать текст сотрудником, представляющем организацию, указать его должность. Печать ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица могут не использовать печати для деловой документации.
Письмо-ответ составляется в единственном экземпляре, перед отправкой ставится дата и письмо пронумеровывается в соответствии с внутренним документооборотом компании.
Письмо вносится в журнал учета исходящей корреспонденции. Это делается для того, что если оно затеряется, можно было уладить вопросы, избежать конфликтной ситуации.

Как отправить письмо

Отправляется письмо разными способами. Можно его направить электронной почтой или факсом, что очень сэкономит время. Однако наилучший способ — отправить через почту, обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении, при наличии в письме важной информации или оригиналов документов.

Ожидать ли ответ на письмо-ответ

Почти на все деловые письма требуется ответ, однако из этого правила есть исключение.

На письмо-ответ не нужно отвечать, ведь оно не содержит в себе никакого запроса, просьбы или предложения. Там содержится только та информация, которая нужна была другой стороне.

Часто письмо-ответ является началом сотрудничества, сделок, заключений выгодных контрактов, а также оно помогает урегулировать проблемы и сложности взаимоотношений между партнерами.

Скачать бланк ответа на письмо-запрос письмо-ответ:

Скачать бланк ответа на письмо-запрос письмо-ответ (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец ответа на письмо-запрос письмо-ответ:

Скачать образец ответа на письмо-запрос письмо-ответ (в формате Doc, редактируется в Word)