Письмо требование об оплате задолженности

Правильно составленное, заверенное и зарегистрированное письмо с юридической точки зрения является веским доказательством того, что долг действительно существует. Данная документация может потребоваться при возможном обращении в судебные инстанции.

Функционал

Такое письмо имеет много плюсов. В тех организациях, где грамотно обсуждаются возникающие недопонимания в досудебном порядке, где ищут компромиссы, рабочий процесс будет более эффективным.

Претензионное письмо может позволить:

1. Не прерывать сотрудничество с партнером, если оно взаимовыгодно, у которого возникли трудности по оплате, а сохранить с ним договорные отношения, что будет более выгодным решением для обеих сторон. Деловая переписка поможет обсудить все нюансы и привести к взаимопониманию.
2. При возникновении конструктивного диалога между сторонами можно избежать обращения в суд, а соответственно, дополнительных расходов, которые могут возникнуть при таком разбирательстве.
   Известить должника о конкретных сроках погашения задолженности и об ее объёме. Если сумма задолженности небольшая, чаще всего должник думает, что о ней забыли, она потерялась в документах и т.д. Письмо-требование об оплате задолженности ставит должника в четкие временные рамки, после чего он точно уверен, что задолженность необходимо погасить в срок.
3. Если у компании будет несколько недобросовестных контрагентов, которым будут делаться поблажки, то это может привести вплоть к тому, что компания обанкротится. Письмо позволяет оптимизировать деятельность так, чтобы она приносила прибыль.
4. Письмо поможет организовать работу компании таким образом, чтобы можно было избежать весомых материальных затруднений. В необходимом случае к постоянно «забывающим» организациям отправляются письма-требования об оплате-задолженности, что поможет компании оставаться в хорошем положении.

Например, поставщики часто могут быть с дебиторской задолженностью. Некоторые организации не обращают внимания на подобные «мелочи», откладывают на потом.

Возможные санкции

Для того, чтобы кредитор выплатил существенную задолженность, можно использовать несколько способов воздействия на него. Самый частый способ – взыскивать неустойку за задержку денежных средств за определенный период. Данное условие заранее прописывается в договоре, в противном случае ее трудно будет взыскать. Также в договоре указывается крайняя мера – обращение в судебные органы.

Ответ

Должник может ответить на письмо-требование так:

1. Выплатить долг. Это наилучший вариант, однако на практике, к сожалению, он не очень часто встречается.
2. Ответить гарантийным письмом, в котором указана точная дата полностью погашения задолженности либо ее части. Это также один их хороших вариантов развития событий для двух сторон соглашения.
3. Ответить письмом с сообщением о том, что невозможно погасить задолженность в указанный срок. В таком случае нужно либо ждать и устанавливать другие сроки, но самый лучший вариант – обращаться в суд со всеми имеющимися документами.

Если есть любая ответная реакция – это уже положительный момент, ведь должник готов к диалогу. В таком случае можно добиться желаемых результатов в досудебном порядке.

Элементы письма

В большинстве случаев деловая переписка однотипна. В претензионном письме выделяют три основные части: шапка, тело документа и заключительная часть. Сверху на листе часто размещают реквизиты компании, отправляющей документ и являющейся кредитором. Очень хорошо, если письмо напечатано на фирменном бланке компании, на котором содержится ее полное название, контактные данные, адрес и другая важная информация.

Согласно существующим нормам, шапка должна содержать номер, дату и обращение к деловому партнеру.

Обращение формулируется согласно требованиям: обращаться по имени и отчеству к ответственному за погашение задолженности лицу.

В основной части документа в часто указывают:

1. Ссылку на номер заключенного договора, согласно которому были оказаны услуги или поставлен товар. Если есть возможность, тогда лучше ссылаться на конкретный пункт договора, при это можно его процитировать, если это прояснит возникшую ситуацию.
2. Участвовавшие организации.
3. Точную сумму долга, а также то, за какой товар или услугу ее необходимо выплатить
4. Действия компании-должника. Например, это необходимость перечислить средства на конкретный счет. Если он указан в договоре, то достаточно будет указать ссылку на договор, подписанный обеими сторонами.
5. Действия в случае неуплаты долга. Например, будет неустойка или обращение в судебные органы. Чаще всего указываются все возможные пути развития событий.

Претензионное письмо является обязательным условием для подачи иска в суд. Без него выиграть дело практически невозможно, ведь должник может просто отрицать, что у него есть задолженность.

Дополнением также может быть расчет пени, полагающейся за неуплату долга. Но это является не обязательным для такой деловой переписки. Если долгое время не уплачивается долг, то при обращении в суд пеня может значительно увеличиться.

Заключение

Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такие письма лучше регистрировать, посылать заказным письмом с отметкой о вручении. Мало правильно оформить письмо-требование. Нужно потов в суде доказать, что такое письмо вообще существовало, поэтому не рекомендуется использовать электронную переписку.

Сроки рассмотрения

Если нет ответа на данное письмо, то считается, что оно рассмотрено в течение месяца с момента фактического получения при наличии доказательств вручения документа.

Скачать бланк письма требование об оплате задолженности:

Скачать бланк письма требование об оплате задолженности (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письмо требование об оплате задолженности:

Скачать образец письмо требование об оплате задолженности (в формате Doc, редактируется в Word)