Как написать гарантийное письмо

1. Зачем использовать гарантийные письма, в каких моментах они необходимы, чем они подкреплены?
2. Какие бывают разновидности гарантийного письма?
3. Какие правила составления, написания и оформления таких писем?

Давайте подробнее в этом разберемся.

Что это такое? Подкрепление нормами и правилами.

По законодательству гарантийное письмо представляет собой элемент, участвующий в документообороте, оно является участником ведения деловой переписки между организациями или юридическими лицами. Что же такое гарантийное письмо? Это способ в письменной форме подтвердить выполнение обязательств или условий в определённый срок и в необходимом объёме. Этот способ приходит на помощь в том случае, когда обычных договорённостей оказывается мало.

Внимание! Гарантийное письмо — это такой вид документа, который не является коммерческим!

Письма, относящиеся к гарантийному классу ,используются в предпринимательской деятельности, не редко используются в деловой сфере, но они никакими нормативно-правовыми актами не подкреплены, если это касаемо российского законодательства. И из этого соответственно следует, что необходимо просто сформулировать конкретную мысль с помощью конкретных и однозначных формулировок или требование от тех или иных сторон.

Гарантийное письмо или договор?

Суть такого письма – как бы заключение своеобразного договора, когда составление самого договора считается не совсем целесообразным по каким-то причинам.

Обычно договор включает в себя условие и обязательства по этим предложениям.

А смысл гарантийного письма заключается в том, что оно является одним из данных частей.

Гарантийное письмо в роли оферты

Такой вид письма должен быть достаточно грамотно составлен и выражать конкретную мысль (например, условие, предложение, просьбу), так как оно собой заменяет отдельные части договора. А это означает, что содержание его основных существенных элементов включает в себя:

1. Уведомление о необходимости оплаты за совершение каких-либо услуг;
2. Просьбу (предложение) о выполнении какой-либо работы по оказанию услуг.

Такой вид писем традиционно содержит в себе подробно прописанные элементы, так как оно может заменять собой какую-то часть договора, а это значит, включать в себя некоторые важные его элементы, к примеру:

1. Услуги, вид работы или товар;
2. Договор о сроках исполнения каких-либо работ по оказанию услуг.

Стоит обращать внимание! В гарантийном письме есть сроки, которые обозначаются и имеют очень высокую значимость. Отправленное письмо не может быть отозвано отправителем в определённый отрезок времени, если не поставлены другие условия, указанные в тексте письма.

Лицо, получившее такое письмо, при положительном отношении к предложению может выражать согласие или выполнить договорённости, и этот знак будет считаться соответствующей ответной реакцией, что необходимо для другой части договора– заключительной. В следствие этого, действие гарантийного письма и ответ получателя в сумме производят правовое действие, которое можно поставить в один ряд с заключением официального договора (при этом можно еще дополнительно подписать обычный стандартный договор, который является двусторонним).

Гарантийное письмо как элемент, играющий роль соглашения

В роли второй ступени соглашения этот документ может быть рассмотрен, если определённые предложения делались ранее. К примеру, компания получила какое-либо рекламное предложение. В таком случае гарантийное письмо будет выражать ответ на сделанное предложение.

К ответу особых требований не предъявляется, как и к предложению: в этом письме достаточно указать конкретный весомый, однозначный ответ – соглашение.

Ответ на предложение не имеет каких-то строгих правил для их соблюдения, в этом письме будет хватать одного развёрнутого ответа — согласия на предложенные условия.

ВАЖНО! Если компания резко передумала, то немедленно необходимо отзывать своё письмо-соглашение, а лучше всего до того времени, как оно попадёт в точку назначения, или в противном случае сразу после этого — до того, как начнут исполняться условия либо предложения.

Положительные и отрицательные стороны гарантийного письма как средства, заменяющего официальный договор

Плюсы гарантийного письма:

1. Документ не имеет строгого оформления и может вообще не подписываться;
2. Если все условия по исполнению и соглашению соблюдены, то эти действия признаются законными.
3. Если дело доходит до суда, то письмо, являющееся гарантом, стоит на одном уровне с договором.

Минусы гарантийного письма:

1. Подробное описание не может быть объёмным по условиям оформления;
2. Размыты все предоставляемые права и обязанности;
3. Подробно не расписан весь процесс;
4. Иногда не на достаточном уровне определён уровень ответственности.

В следствие этого можно сказать, что юридически гарантийные письма имеют вес, но по ним часто могут возникать спорные ситуации, которые могут повлечь какие-либо судебные разбирательства.

Гарантийные письма и виды их действия

Вид письма определяется той целью, которую оно должно выполнить.

Деление гарантийных писем происходит по критериям и функциям, которые они несут.

Их виды:

1. Письмо, которое подтверждает обязательное проведение оплаты.
   Это письмо может быть как факт признания долга. Если создаётся такая ситуация, когда нельзя вовремя оплатить либо перенести перевод средств, то составляется такое гарантийное письмо. То есть, те признанные средства, что указаны в письме, могут служить в качестве оплаты.
2. Подтверждение обязательств, работ, услуг.
   Этот вид документации утверждает, что указанные в нём обязательства будут исполнены к указанному промежутку времени и в необходимом количестве (объёме). Возможно, что работа будет производиться поэтапно, и поэтому там может быть указано несколько промежутков времени. Также, если есть какие-то стандарты качества либо ГОСТ, то они тоже прописываются. Данное письмо пишется перед заключением самого договора на оказание услуг.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Этот вид документации необходим для налоговой инспекции, если у компании не имеется своей недвижимости для указания в документах. Юридическое лицо может взять помещение в аренду. Для этого необходимо предоставить такое письмо в налоговую службу о том, что арендодатель готов выделить помещение.
4. Письмо, которое гарантирует устройство на работу в будущем. Это своего рода такое направление для учёбы или работы за границей. К примеру, это письмо может использоваться как:

• Направление для учёбы студентов в высшее учебное заведение (существуют факультеты, требующие гарантированного трудоустройства выпускника в будущем);
• Работа за границей (сотруднику необходимо отправить такое письмо в службу по гражданству и миграции);
• Бывшие заключённые (должны предоставлять гарантийные письма для отчёта перед органами надзора).

Правила оформления и составления гарантийного письма

Взято за правило, что составление гарантийного письма и объём его не должен превышать лист формата А4, ведь на прочтение такого письма не должно уходить много времени. Оно печатается на фирменном бланке организации-отправителя (при наличии такового), подписывается администрацией, ставится печать компании.

Что входит в обязательные реквизиты?

1. Нумерация и промежуток времени, в который оно было написано;
2. Наименование компании или организации-отправителя;
3. ФИО получателя;
4. Тематика письма;
5. Основная часть;
6. Контактные данные отправителя;
7. Должность, личная подпись и расшифровка подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера или другого лица).

Все остальные нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их более подробно и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

Далее все мелочи учитываются в зависимости от того, какой вид гарантийного письма приходит. Данную информацию можно проследить в конкретно представленных примерах составления гарантийных писем, призванных выполнить определённые функции.

Не лишним будет знать! Большая часть компаний не прописывают пункт о своей ответственности за нарушение условий обязательств.

Далее рассмотрим примеры гарантийных писем.

Пример гарантийного письма о поставке товара

Генеральному директору
ОАО «Белгазпромбанк»
Степанову Р.А.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
О поставке товара

Исх. № з56/87н
23.10.1998 г.

Настоятельно просим вас поставить партию продукции (СИЗ) по заявке № 87-24 от 21.12.1998 года.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 21.12.1998 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 12% от суммы невыполненных обязательств.

Банковские реквизиты:

ОАО «Белгазпромбанк», г.Брянск
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

ООО «Домраб» (подпись) А. О. Васильев

Бухгалтер ОАО «Дом быта» (подпись) Р.П. Радионов

М.П.

Гарантия совершения оплаты

Такой документ может иметь схождение не только между организациями, но и между предпринимателями и физическими лицами.

Данный вид гарантийного письма имеет перемещение между компаниями и предпринимателями — физлицами.

Письмо, в котором признан долг, имеет две подписи — ответственного лица и финансового ответственного лица (чаще всего это подпись главного бухгалтера).

Тонкости оформления:

1. Отправляется компаниям, которые должны получить оплату;
2. Указываются все данные договора, который гарантирует получение этой выплаты;
3. Указываются сроки ликвидации долга;
4. Данные организации-должника;
5. Указываются причины возникновения задолженности.

Пример гарантийного письма, подтверждающего исполнение работы

Генеральному деректору
ЗАО «Лютик»
Лапухову К.З.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О завершении ремонтных работ

Исх. № 455/9
15.03.2021 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ОАО «Брестжилстрой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Мурманск, ул. Василия Придонова, д.90, кв.254, в согласии с Договором подряда № 94 от 15.04.2021 г., заключенного с ОАО «Брестжилстрой», гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 15.04.2022 г.

В случае невыполнения данного обязательства ОАО «Брестжилстрой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ОАО«Брестжилсрой» (подпись) К. П. Распутин
Главный бухгалтер
ОАО «Брестжилстрой» (подпись) Р.К. Палип

М.П.

Подтверждает выполнение

Заверяя то, что какие-либо услуги или работа обязательно будут выполнены к обозначенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Особенности составления письма:

1. Данные организации;
2. Конкретика основной части, и в чём заключается специфика исполнения конкретных работ;
3. Информация о документах, которые являются основанием для исполнения тех или иных работ или оказания услуг.
4. Необходимо указывать сведения о объекте, на котором будут выполняться работы или оказываться услуги.

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О предоставлении юридического адреса

Г.Москва
29.11.2020 г.

ОАО «Меглаб», в лице генерального директора Самоходкин Б.Д., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: г. Москва, ул. Молодогвардейская, д.26.. офис № 23 для совершения государственной регистрации ЗАО «Мидл». ООО «Мегалаб» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ЗАО «Мидл».

Вышеуказанное помещение принадлежит ОАО «Меглаб» на правах аренды (Договор аренды № 523/21 от 21.10.2020 г.) с правом заключать договоры субаренды.

Приложение:

• Копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
• Копия Договора аренды № 523/21 от 21.10.2020 г.

Генеральный директор

ОАО «Меглаб» (подпись) Б.Д.Самоходкие

М.П.

Как правильно осуществить предоставление юридического адреса

Для того, чтобы правильно по всем нормам делопроизводства оформить гарантийное письмо, необходимо учитывать следующие сведения:

1. Адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
2. ФИО и общая информация о собственнике;
3. Наименование вновь созданной компании;
4. Реквизиты и основные характеристики предоставляемого объекта;
5. Чёткая пропись согласия владельца объекта на заключение договора аренды с новой компанией;
6. К письму необходимо приложить свидетельство на право собственности или договор предоставления аренды.

Пример гарантийного письма о приеме на работу

По месту требования

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О приеме на работу

Исх. № 234/89
14.07.2016 г.

Данным документом ОАО «Развивайка» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Зориной Валентине Ивановне, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 10.10.2018 г.

ОАО «Развивайка» обязуется предоставлять Зориной В.И официальную заработную плату в размере 120 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

Генеральный директор
ОАО «Развивайка» (подпись) Г.Р. Лагин
Главный бухгалтер
ООО «Развивайка» (подпись) О.П. Батрудинов

М.П.

Как же подтвердить гарантированный прием на работу

Данный вид гарантийного письма составляется следующим образом:

1. Указывается организация или конкретное ответственное лицо, а также может быть и адрес места работы;
2. Обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с журналом регистрации корреспонденции;
3. ФИО, занимаемая должность сотрудника и прочие данные;
4. Должны быть обязательно прописаны все нюансы будущего трудового договора;
   письмо необходимо отправить на будущее место работы сотрудника, либо выдать на руки для ого, чтобы он предоставил его сам.

Скачать образец гарантийного письма о поставке товара:

Скачать образец гарантийного письма о поставке товара (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец гарантийного письма о приеме на работу:

Скачать образец гарантийного письма о приеме на работу (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец гарантийного письма, подтверждающего исполнение работы:

Скачать образец гарантийного письма, подтверждающего исполнение работы (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса:

Скачать образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса (в формате Doc, редактируется в Word)