Как написать официальное письмо

Отличие официального письма от обычного

Существуют следующие различия между обычным и официальным письмом:

1. Официальное обязательно содержит данные о получателе и полные реквизиты отправителя – это одно из основных отличий;
2. Официальное письмо подписывается конкретным человеком обязательно;
3. Если у отправителя есть печать – официальное письмо проштамповывается.

Кроме этого, чаще всего официальные письма составляются на фирменном бланке, за счет чего лишний раз подчеркивается их официальный статус и солидность.

Реквизиты

Лучше всего на официальном бланке использовать расширенное описание реквизитов, которые делопроизводители называют «формуляром». На бланках обязательно должны присутствовать:

1. Название компании отправителя (сокращенное и полное);
2. Номер документа по ОКУД (при его наличии), код ОКПО, КПП, ИНН
3. Почтовый и юридический адрес;
4. Индекс, номер факса и телефона;
5. Если это коммерческое предприятие, то должна быть эмблема или логотип, если государственное учреждение – государственный герб;
6. Дата составления письма и его номер;
7. Наличие сайта и электронной почты у организации тоже указывается.

Типы информационных писем

Информационное письмо может быть:

1. Пригласительным;
2. Сопроводительным;
3. Рекомендательным;
4. Инструкционным;
5. Извещательным;
6. Гарантийным;
7. Рекламационным;
8. Родтверждающим и т.д.

Это значит, данные письма составляются при самых разных обстоятельствах и по разным поводам. Главное, чтоб они соответствовали определенным критериям.

Нужно понимать, что официальное письмо – единственное из всех типов документов, на котором не ставится его название.

Общие требования ко всем письмам

Нужно следовать определенным нормам и стандартам при написании любого официального письма. Обязательно в таком виде корреспонденции использование вежливой формы обращения к адресату, изложение основных мыслей производится строго по делу, коротко (нужно понимать, что не всегда человек захочет потратить много времени на прочтение письма).

В случае, если послание содержит длинный текст и много различной информации, нужно обязательно его разделить на абзацы, а если необходимо, то и на отдельные пункты, делая смысловые акценты. Некоторые основные мысли можно выделить с помощью шрифта или размера (если используется печатный вариант на компьютере) или подчеркнуть (в рукописном варианте на обычной бумаге).

Самая важная часть письма располагается в начале или конце послания. Это позволит ее лучше запомнить.

Чего следует избегать

Официальные письма имеют достаточно серьезные требования. Не допускается использование узкоспециальных терминов, большого количества причастных, деепричастных и речевых оборотов, а тем более грубых слов и ненормативной лексики. Рекомендуется не использовать размытые по смыслу предложения. Необходимо также исключить панибратство, развязность. В целом письмо пишется сдержанным, вежливым тоном.

Как сформировать официальное письмо

Официальные письма пишут в свободной форме или по образцу, который разрабатывает каждая компания. Единого шаблона не существует. Однако необходимо, чтобы деловое письмо соответствовало всем нормам делопроизводства и было написано по правилам русского языка, без каких-либо ошибок.

Обязательно необходимо учитывать, что в письме необходимо присутствие следующих сведений:

1. Название компании-отправителя;
2. Адрес;
3. Телефон;
4. ФИО и должность отправителя;
5. Подпись отправителя;
6. Суть письма.

При необходимости к письму прилагаются дополнительные материалы: документы, фото, видео и пр. В таком случае обязательно отмечается в основном тексте их наличие. Также в нем указываются ссылки на закон, постановление, правовой, нормативный акт, которые имеют отношение к содержанию письма.

Способы доставки письма до адресата

Отправлять официальные письма можно самыми разными способами:

1. Один из простых, быстрых и доступных – с помощью электронных средств связи. Однако в таком случае нужно быть готовым, что письмо может попасть в «спам» и адресат его не увидит. Поэтому данный вариант используется в таком случае, если между сторонами установлено общение с помощью телефонной связи или через личные встречи.
2. Более надежным считается отправить официальное письмо через почту заказным письмом. Обязательно с уведомлением о вручении. Таким образом письмо точно не затеряется и дойдет до адресата.
3. Передача через факс. По сегодняшний день данный способ еще не утратил свою актуальность. В данном случае тоже можно не переживать, что письмо доставлено.

Скачать бланк официального письма:

Скачать бланк официального письма (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец официального письма:

Скачать образец официального письма (в формате Doc, редактируется в Word)