Рекламное письмо
Рекламное письмо – письмо, используемое каждой уважающей себя коммерческой компанией. От данного письма зависит, на сколько успешно будут продвигаться товары и услуги, привлекаться клиенты/заказчики/партнеры, какие будут продажи. Поэтому важно научиться составлять такие письма правильно.
Содержание
Цель рекламного письма – предоставить информацию о своем товаре или услуге, подчеркнув их достоинства и наилучшие стороны, потенциальным потребителям
Кто занимается составлением рекламных писем
Чаще всего пишут такие письма руководитель или сотрудник отдела продаж, а иногда секретарь или даже сам директор компании. Важно, чтобы человек, который составляет рекламные письма, владел в полной мере информацией о товаре или услуге, которая рекламируется. Также он должен уметь грамотно излагать мысли, владеть нормами и правилами русского языка.
Как составляется рекламное письмо
Чаще всего рекламные письма составляют в свободной форме, исходя из целей и потребностей. Однако, необходимо придерживаться следующих простых правил.
Заполнение шапки
Сначала обязательно указывается адресат, при этом обращаться к нему необходимо с помощью эпитета «уважаемый(ая)» (например, «Уважаемая Алла Николаевна!»). Для возможности указания конкретного адресата необходимо заранее узнать его ФИО, должность. Также некоторые эксперты рекомендуют использовать заголовок в начале письма, однако с осторожностью. Ведь некорректный заголовок может удержать получателя от того, чтобы тот прочитал письмо. Поэтому после обращения нужно сразу писать рекламное послание.
Советы по заполнению тела рекламного письма
В письме должна присутствовать полная и подробная информация о рекламируемых товарах или услуге, которая предлагается, при этом рекомендуется акцентировать внимание на их отличительных преимуществах. В таком письме не нужно употреблять слова, которые понятны только узкому кругу лиц, не нужно вуалировать что-либо, использовать научную или профессиональную терминологию. При этом рекомендуется использовать простые не длинные предложения, понятные слова и выражения.
О компании, отправляющей письмо, много не нужно писать, достаточно только указать год создания и перечислить основные направления.
Даст положительный эффект упоминание постоянных клиентов компании, которые готовы положительно о ней отозваться. Интонация письма должна быть побудительной, но при этом корректной и не навязчивой, должна соответствовать деловой этике.
Текст обязательно нужно разделять на абзацы – так он более читабелен. Главные мысли письма лучше расположить в начале и конце, так как именно эти части текстовых сообщений запоминаются лучше всего.
Объем рекламного письма не должен не должен превышать одной страницы, ведь маловероятно, что кто-либо из потенциальных заказчиков готов будет потратить на его чтение много времени.
В конке должностное лицо (лучше всего, если это руководитель фирмы – это очень убедительно) компании-отправителя должно поставить подпись. Если письмо касается какой-либо рекламных акций, бонусов, которые ограничены по времени, тогда письмо обязательно датируется, в других случаях – не обязательно.
Регистрация рекламных писем
Рекламные письма не регистрируются в журнале исходящей информации. Чаще всего контролируют движение таких писем отдел продаж, специалисты по продвижению и другие.
Порядок оформления
Такие письма могут быть оформлены как в печатном виде, так и в рукописном. В печатном варианте при оформлении необходимо использовать сдержанно привлекательный стиль (красивые шрифты, разные размеры, можно использовать разные цвета, однако стоит помнить, что рекламное письмо – это деловая корреспонденция. При рукописном варианте необходимо использовать хорошую, твердую бумагу. Писать понятным и каллиграфическим почерком.
Пример рекламного письма
- Сначала указывается отправитель: название организации полностью, ее адрес, контактные данные. Далее такие же данные о компании, которой адресуется письмо.
- Дальше обращения к сотруднику, кому отправляется письмо, по имени и отчеству (директору, начальнику или другому сотруднику).
- Далее излагается суть предлагаемой услуги или описывается товар. Стоит уделить особое внимание на преимущества, наилучшие характеристики, полезные свойства. Также здесь описываются акции, скидки и бонусы, предоставляемые потребителю при совершении сделки.
- В конце рекламное письмо необходимо заверить подписью, указать должность подписавшего с расшифровкой подписи. Лучше, если это сделает руководитель компании или доверенное лицо.
Как отправить
Есть несколько вариантов отправки
Наиболее распространенные: электронная почта или факс – их чаще всего используют при массовой рассылке рекламных сообщений.
Реже может использоваться Почта России (обязательно отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении). Но такой способ доставки письма применяется только после предварительной договоренности важным потенциальным клиентам. Это даст возможность быть уверенным, что письмо точно дошло до адресата в установленный срок (чаще всего это несколько дней, в зависимости от местонахождения компании-получателя). Такие послания отличаются оригинальностью в оформлении.
При необходимости возможно совмещение разных вариантов отправки: к примеру, отправлять одновременно электронным вариантом и почтой. Это поможет в сжатые сроки уведомить другую сторону о акциях (особенно, ограниченных по времени), а также это послужит гарантом того, что соответствующее письмо было получено адресатом.
Скачать бланк рекламного письма:
Скачать бланк рекламного письма (в формате Doc, редактируется в Word)
Скачать образец рекламного письма:
Скачать образец рекламного письма (в формате Doc, редактируется в Word)