Акт приема-передачи печати

Для чего составляется акт

Как правило, передача печатей между сотрудниками предприятия обусловлена тремя основными причинами:

• Необходимостью временной подмены сотрудника в случае болезни, отпуска или командировки;
• Увольнением сотрудника или утратой к нему доверия и назначением на его место другого сотрудника;
• Передачей печати во временное пользование в другую организацию для верификации бумаг от лица предприятия;

В формировании акта принимают участие два сотрудника. Первый это прежний держатель печати, второй-сотрудник, который с момента подписания акта становится ответственным за её хранение и использование.

Как составить акт

Сегодня нет обязательного бланка для документов такого рода, а значит оформление акта может происходить произвольно. Допустимы как распечатка документа с последующим его подписанием, так и заполнение акта от руки. Если на предприятии не утверждён внутренними нормативными актами единый бланк, для формирования акта вполне подойдут стандартные листы бумаги формата А4.

Однако, несмотря на свободную форму составления акта в его тексте должен присутствовать ряд обязательных данных:

• Название организации;
• Личные данные и должность прежнего держателя;
• Личные данные и должность того, к кому печать переходит;
• Причина перехода печати;
• Время и адрес составления акта;
• Оттиск печати;
• Количество заверенных копий акта;

После соблюдения всех формальностей документ необходимо зарегистрировать в журнале документооборота.

Структура документа

Текст документа разделён на три блока.

Шапка содержит:

• Наименование документа и его номер;
  Время и адрес подписания;

Содержательная часть включает:

• Наименование организации;
• Причину передачи;
• Личные данные и должность прежнего держателя;
• Личные данные и должность того, к кому печать переходит;
• Документы, на основании которых происходит передача (приказ, распоряжение);
• Оттиск печати;
• Строк, если передача временная;

После подписания документ подлежит хранению в течение срока, установленного внутренними нормативами организации, но не менее трёх лет.

Скачать бланк акта приема-передачи печати:

Скачать бланк акта приема-передачи печати (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта приема-передачи печати:

Скачать образец акта приема-передачи печати (в формате Doc, редактируется в Word)