Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Персональными называют это любые данные, относительно физического лица (клиента или сотрудника компании). Сюда относятся паспортные данные, информация о банковских счетах и прочие подобные сведения.

Хранение, использование и уничтожение подобной информации регулирует «закон о персональных данных». На него и должна ссылаться комиссия при формировании акта. Также возможны ссылки на иные документы, касающиеся персональных сведений и работы с ними.

Как происходит уничтожение

Осуществление данной процедуры требует соблюдения порядка, определённого нормами закона.

• Руководитель издаёт приказ о созыве специальной комиссии, которая должна выявить и уничтожить утратившие актуальность персональные данные, сформировав по факту сопроводительный акт;
• Члены комиссии составляют перечень подлежащих уничтожению бумаг и уничтожает их;
• Проводится списание бумажных носителей

При увольнении сотрудников оригиналы документов возвращаются им на руки. Уничтожению подлежат оставшиеся копии. Это относится и к документам клиентов.
Бумажные носители уничтожаются таким образом, чтобы информацию было невозможно восстановить. За это отвечают входящие в комиссию сотрудники.

Формирование акта

Документ может быть как написан вручную, так и распечатан для подписи. Удобно использовать готовый бланк с реквизитами организации.

Шапка документа должна содержать:

• Название компании;
• Отметку представителя руководства с указанием времени подписания, должности и подписи;
• Название документа;
• Данные о времени и месте составления бумаги;

В основном блоке указывается:

• Перечень членов комиссии с указанием ФИО;
• Документ, послуживший основанием работы комиссии;
• Ссылка на законодательный акт;
• Время и дата;
• Оформленный в виде таблицы перечень уничтоженных бумажных носителей;
• Способ уничтожения;

Ниже акт заверяют своими подписями члены комиссии. Сроки хранения документа определяются в соответствии с законом и внутренними корпоративными нормативами.

Скачать бланк акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях:

Скачать бланк акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях:

Скачать образец акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях (в формате Doc, редактируется в Word)